sử dụng email hiệu quả

Hiện nay sử dụng email trong công việc đã trở nên rất phổ biến và thiết yếu. Email không chỉ là phương thức truyền tải thông tin, mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực nhất định. Nhưng làm thế nào để tạo được thiện cạm của đồng nghiệp chỉ qua email thì không phải ai cũng biết. CareerLink.vn sẽ bật mí cho bạn những bí quyết sử dụng email hiệu quả nơi công sở.

 

Lời chào bằng email

 

Ngay từ buổi đi làm đầu tiên, nếu bạn không có thời gian để chào hỏi tất cả mọi người thì tốt nhất là nên gửi email cho đồng nghiệp để giới thiệu bản thân cũng như đặt những viên gạch đầu tiên cho cuộc sống công sở của bạn. Đừng quên cần sử dụng chữ ký cá nhân bao gồm tên, chức danh, địa chỉ và phone để mọi người nhận sẽ biết rõ bạn là ai, làm ở bộ phận nào. Cách làm này sẽ giúp cho bạn lấy được cảm tình của đồng nghiệp và cũng là cách giúp cho việc mở đầu cho các mối quan hệ công sở suôn sẻ. Như vậy, bạn không chỉ chứng tỏ tác phong chuyên nghiệp của mình mà còn tạo ấn tượng với mọi người xung quanh.  

 

Tuân thủ các nguyên tắc chung

 

Hầu như các công ty đều có những quy định chính thức về việc sử dụng email, tránh việc nhân viên gửi mail bừa bãi, không thống nhất trong công việc. Vậy nên, trước khi gửi email, hãy đảm bảo rằng email của mình không sai quy tắc, nội quy của công ty, như dùng email công việc cho việc cá nhân hoặc nội dung email về những vấn đề nhạy cảm. Đừng nghĩ rằng mình đã xóa mail đi thì không ai biết nhé. Bộ phận IT có thể khôi phục lại email của bạn bất cứ lúc nào đấy. Chính vì vậy, bạn cũng nên cân nhắc kỹ càng để tránh cũng rắc rối sau này có thể xảy ra.

 

Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác

 

Bạn nên biết ngôn từ sử dụng trong email công sở đòi hỏi sự chuẩn mực và chính xác cao, lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực. Nếu là email trong giao dịch đối tác thì bạn nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương, từ biểu cảm suồng sã hay biểu tượng (emoticon) trong thư công việc. Những email viết sai chính tả, câu chữ lủng củng… có thể khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong, khả năng làm việc của bạn cũng như công ty.

 

Tiêu đề đúng chủ đề, phù hợp với nội dung

 

Nếu bạn muốn email của mình luôn được đọc đầu tiên và hữu ích đối với người nhận, hãy thực sự quan tâm đến tiêu đề của thư. Đây chính là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được trước khi click vào để mở email. Vậy nên tiêu đề email phải bao quát được nội dung bạn cần thông báo để người nhận email nắm được nội dung cần trao đổi. Tập để chúng trở thành một thói quen, dần dần bạn sẽ thấy mình chuyên nghiệp và công việc được giải quyết hiệu quả hơn rất nhiều.

 

Font chữ thống nhất

 

Có thể bạn nghĩ rằng nếu viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ, in đậm, in nghiêng hoặc màu sắc sặc sỡ thì sẽ khiến người đọc chú ý hơn đến email của mình hơn. Sai lầm này dễ khiến mọi người hiểu rằng bạn là người thiếu chuyên nghiệp và tùy hứng. Không chỉ có vậy, email của bạn còn có thể sẽ được forward cho những người khác mà bạn không biết. Do đó, một lần nữa, hãy cẩn trọng với những gì mình viết trong email nếu không muốn thư bạn gửi trở thành lí do khiến bạn bị “ghét hội đồng”.

 

Trả lời email sớm nhất có thể

 

Thời gian là vàng là bạc, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh, công việc. Vậy nên khi nhận được email, nhất là những email được đính mác quan trọng hoặc khẩn cấp, bạn hãy trả lời nhanh nhất có thể. Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email, bạn nên có phản hồi. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc mà không thể trả lời chi tiết ngay được, bạn cũng nên có một email hồi đáp để thông báo cho người gửi được biết. Đừng quên lời cảm ơn với những thông tin hay sự giúp đỡ của người khác dành cho mình nhé.

 

Đừng quên những lời chúc hay động viên

 

Đừng giữ cho mình suy nghĩ lúc nào cũng phải tỏ ra nghiêm túc hay lạnh lùng thái quá trong email. Đôi khi chỉ bằng những lời động viên hay chúc ngày tốt lành cũng giúp bạn chứng tỏ thiện ý của mình. Thông thường, người ta dành những lời chúc tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi email. Bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards... Chỉ vài dòng tình cảm cũng khiến người đọc cảm thấy thoải mái và vui vẻ hơn nhiều đấy bạn nhé.

 

Đừng quá phụ thuộc vào email

 

Bạn hãy luôn nhớ rằng email chỉ là một dạng giao tiếp mà thôi. Nếu muốn duy trì cũng như mở rộng các mối quan hệ trong công sở bạn cần kết hợp với các dạng giao tiếp khác như gọi điện thoại, gặp mặt trao đổi trực tiếp. Đừng để email trở thành rào cản giữa bạn với đồng nghiệp xung quanh.


Email là một công cụ giao tiếp chuyên nghiệp, giúp bạn thể hiện hình ảnh văn minh, lịch sự cũng như tạo thiện cảm với mọi người xung quanh. Việc này tưởng chừng như đơn giản nhưng lại vô cùng phức tạp, cần bạn phải rèn luyện và ứng dụng hiệu quả. Vì thế, hãy xây dựng cho mình một phong cách sử dụng email thông minh nhé.

 

Phương Thảo

 

  •  
     

Văn hóa doanh nghiệp - Other Advices