Workflow là gì? 7 bước xây dựng workflow hiệu quả

Workflow là gì và nó mang đến hiệu quả như thế nào đối với doanh nghiệp. Mời bạn đọc bài viết dưới đây để có được câu trả lời.

Workflow là gì?

Workflow khi phân tách ra làm 2 phần: “work” trong tiếng Anh có nghĩa là công việc, làm việc. Còn “flow” có nghĩa là dòng chảy. Khi hai từ này đi chung với nhau tạo thành workflow mang nghĩa là dòng chảy công việc hay còn gọi là quy trình công việc.

Workflow là một quy trình lặp lại gồm có các nhiệm vụ cần phải hoàn thành theo quy trình cụ thể đã được đặt ra. Công việc khi đã được gán vào quy trình sẽ tự động chạy theo đường hướng đã đặt ra. Nhờ đó, công việc được xử lý nhanh hơn, tối ưu được hiệu suất và giảm thiểu sai sót, tránh trường hợp “tắc nghẽn” công việc.

“Quy trình công việc workflow là một hệ thống để quản lý các quy trình và nhiệm vụ lặp đi lặp lại diễn ra theo một thứ tự cụ thể”

Workflow diagram là gì?

Workflow diagram là sơ đồ của một quy trình kinh doanh hoặc hệ thống sản xuất, giúp truyền đạt các mục tiêu và thời hạn cho các thành viên trong nhóm, nhờ đó vượt qua một số trở ngại nhất định.

Các loại workflow phổ biến

Quy trình làm việc được chia thành các loại sau:

Quy trình công việc tuần tự

Đây là loại quy trình làm việc trong đó các nhiệm vụ tiếp theo phụ thuộc vào việc hoàn thành nhiệm vụ trước đó. Ví dụ: khi bạn muốn nhận tiền tạm ứng, bạn phải đợi cho đến khi được người quản lý đồng ý và sau đó là bộ phận kế toán chấp thuận.

Quy trình công việc song song

Đây là loại quy trình công việc trong đó nhiều tác vụ có thể được thực hiện đồng thời. Ví dụ: khi bộ phận nhân sự tiếp nhận một nhân viên mới, họ có thể đồng thời yêu cầu laptop và cài đặt phần mềm từ nhóm IT và yêu cầu các thủ tục giấy tờ, chữ ký và tài liệu liên quan đến hợp đồng khác từ phòng hành chính nhân sự. Đôi khi các quy trình công việc này cũng có thể phụ thuộc vào nhau.

Quy trình công việc song song hoạt động tốt nhất cho các dự án đơn giản, nơi bạn có thể chia nhiệm vụ chính thành các nhiệm vụ phụ độc lập. Ngoài ra, trong trường hợp có sự chậm trễ từ bất kỳ nhiệm vụ phụ nào, sẽ không ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác.

Lợi ích khi sử dụng workflow là gì?

Một số lợi ích dễ thấy khi sử dụng workflow mà bạn nên biết đó là:

Hỗ trợ hoạt động quản trị doanh nghiệp

Workflow sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ logic có trình tự. Từ đó công việc được thể hiện trên sơ đồ trực quan một cách rõ ràng hơn. Điều này hạn chế được tối đa sai sót khi xuất hiện sự quá tải. Bên cạnh đó, sử dụng linh hoạt màu sắc trong sơ đồ và tóm tắt công việc sẽ thuận lợi để lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được công việc chính cần phải thực hiện.

Truyền tải công việc bằng trực quan giúp tạo ấn tượng cho người nhìn ghi nhớ nhanh và tốt hơn các thông tin. Từ đó công việc sẽ tuần tự được hoàn thành mà không bị thiếu sót.

Đưa công việc vào trật tự

Khi sử dụng workflow bạn có thể nắm được:

Cách để bắt đầu công việc;

Cách làm công việc như thế nào?

Mục tiêu cần nhắm tới là gì?

Hạn chế mắc lỗi do quy trình công việc không đúng.

Loại bỏ các hoạt động dư thừa

Các công ty có quy mô nhỏ sẽ có ít quy trình hoạt động hơn so với doanh nghiệp lớn. Vậy nên việc sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật chúng khi công ty phát triển hơn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận ra được điểm dư thừa và giảm thiểu sự lãng phí không cần có.

Hơn nữa, áp dụng workflow cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý được toàn bộ hoạt động và nhanh chóng phát hiện các vướng mắc, khi cần có thể cải thiện hoặc loại bỏ các bước không cần thiết.

Giảm chi phí vận hành

Workflow là sơ đồ giúp doanh nghiệp xác định được cách làm tốt nhất và hợp lý hóa được các hoạt động kinh doanh. Từ đó công việc được hoàn thành nhanh hơn, tiết kiệm tài nguyên cho doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa là chi phí và gia tăng được lợi nhuận.

7 bước xây dựng một workflow cơ bản

Để tăng tính hiệu quả, bạn cần biết các bước để xây dựng workflow là gì.

Xác định được nguồn dữ liệu ban đầu

Các tài nguyên tạo nên quy trình làm việc không chỉ giới hạn ở các biểu mẫu và quy trình vận hành; nó cũng bao gồm những người tham gia vào quá trình hiện tại. Trước khi tạo dòng công việc cho một quy trình cụ thể, hãy nói chuyện với người có liên quan để tìm các vấn đề họ gặp phải khi vận hành phương pháp hiện tại.

Liệt kê các nhiệm vụ cần được hoàn thành

Khi thiết kế workflow, bạn cần phải nắm rõ các nhiệm vụ, cấu trúc nhiệm vụ và những dữ liệu hay biểu mẫu nào được trao đổi khi bạn thiết kế workflow.

Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

Khi đã hiểu rõ về cấu trúc và bản chất của nhiệm vụ, bạn hãy xem xét những người nào sẽ tham gia vào quy trình làm việc. Bởi một số nhiệm vụ sẽ tự động chuyển sang người tiếp theo. Nhưng cũng có một số nhiệm vụ khác cần phải được ai đó phê duyệt trước khi tiến hành bước tiếp theo.

Tạo sơ đồ quy trình làm việc

Tiếp theo bạn đã có thể phác thảo sơ đồ quy trình công việc bằng cách biểu diễn quy trình công việc một cách trực quan dễ hiểu. Bạn có thể chọn một công cụ quản lý quy trình công việc đơn giản nếu cảm thấy chưa thành thạo với môi hình hóa quy trình làm việc.

Kiểm tra quy trình công việc bạn đã tạo

Quá trình kiểm tra giúp bạn đánh giá được workflow cả mình có vận hành tốt hay không. Để kiểm tra được bạn cần sự hợp tác của những người có vai trò trong quy trình làm việc và chạy chương trình thử nghiệm. Từ đó bạn sẽ xác định được các vấn đề còn tồn tại, bước nào cần thiết và bước nào cần loại bỏ. Cuối cùng là thu thập phản hồi của mọi người và sửa đổi, cải thiện quy trình.

Huấn luyện nhóm của bạn về quy trình làm việc mới

Thường mọi người sẽ có xu hướng quen với workflow cũ nên ngại thay đổi. Do đó cần có một chương trình đào tạo tốt để loại bỏ sự do dự của mọi người và giúp họ trở nên tự tin hơn khi sử dụng workflow mới. Cách tốt nhất là bạn nên chia sẻ quy trình tạo ra workflow và các sơ đồ workflow giúp họ có dược bức tranh trực quan hơn về quy trình công việc và hiểu rõ hơn vai trò của mình trong workflow đó.

Triển khai quy trình làm việc mới

Sau khi đã hoàn thành giai đoạn thử nghiệm và đào tạo thì workflow đã sẵn sàng để được triển khai. Tốt nhất bạn vẫn nên áp dụng quy trình làm việc cho nhóm nhỏ trước và kiểm tra xem nó hoạt động như thế nào trong một khoảng thời gian xác định. Dựa vào kết quả, bạn có thể biết mình có nên tiếp tục áp dụng workflow và chia sẻ nó rộng hơn không.

Các ứng dụng, phần mềm workflow phổ biến

Phần mềm FastWork Workflow

Cung cấp các tính năng cần thiết để thiết lập một quy trình làm việc tương ứng với từng vị trí, bộ phận, phòng ban. Mọi công việc giao cho nhân viên sẽ hoàn toàn tự động.

Phần mềm Base Workflow

Hỗ trợ người dùng hiểu rõ hơn về Workflow để nắm bắt được cách tạo sơ đồ nhiệm vụ phù hợp với từng phòng ban, cá nhân. Từ đó áp dụng lên hệ thống để tự động hóa công việc một cách thuận lợi.

Ứng dụng Workflow trên iPhone/iPad

Có thể dùng được trên Iphone hoặc iPad cung cấp cho người dùng bản miễn phí cài sẵn trong thiết bị. Mọi công việc sẽ được lên kế hoạch ở mọi lúc, mọi nơi nhờ tính năng tự động hóa của phần mềm.

Phần mềm Microsoft project

Hỗ trợ người dùng thiết lập một kế hoạch làm việc chuyên nghiệp. Bạn có thể tạo được sơ đồ tư duy, Workflow thuyết trình logic thông qua các tính năng hiện đại. Phần mềm được cài đặt dễ dàng trên máy tính và cả thiết bị di động.

Phần mềm Microsoft Excel

Đây là phần mềm đã quá quen thuộc với mọi người giúp bạn dễ dàng vẽ workflow qua tính năng thiết kế dạng bảng mà ứng dụng cung cấp. Các quy trình đều được sắp xếp một cách có trật tự để người dùng theo dõi và kiểm soát công việc dễ dàng nhất.

Bài viết trên là toàn bộ thông tin giải đáp thắc mắc workflow là gì.Hy vọng bạn có thể tìm ra phương pháp xây dựng quy trình làm việc thống nhất để thực hiện công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Hồng An