Thông cáo báo chí là gì? Lúc nào nên sử dụng thông cáo báo chí?

Thông cáo báo chí đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến công chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, để viết một thông cáo báo chí chuẩn chỉnh, bạn cần phải tuân thủ những nguyên tắc cụ thể. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết về khái niệm thông cáo báo chí là gì, cấu trúc của một thông cáo báo chí và những yếu tố cần có để nó trở thành một công cụ truyền thông hiệu quả.

Thông cáo báo chí là gì? Lúc nào nên sử dụng thông cáo báo chí?

Thông cáo báo chí là gì?

“Thông cáo báo chí (tiếng Anh: Press Relaeses) là tài liệu quan trọng được doanh nghiệp phát hành để thông báo với giới truyền thông về một sự kiện hoặc một hoạt động nào đó sắp sửa được tổ chức.”

Thông cáo báo chí được xem như lời mời dành cho các nhà báo, phóng viên đến tham dự và đưa tin về sự kiện hoặc hoạt động của doanh nghiệp.

Thông cáo báo chí được coi là một công cụ PR đắc lực, giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và công chúng.

Khi một doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu của mình, họ không thể bỏ qua việc tận dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như báo chí, phát thanh, truyền hình… Những phương tiện truyền thông này có ảnh hưởng rất lớn đến mức độ phủ sóng của hoạt động/sự kiện và nhận thức về thương hiệu trong lòng công chúng. Vì lẽ đó, thông cáo báo chí đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của truyền thông và truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp đến công chúng.

Xem thêm: Tuyển dụng, việc làm Báo Chí tại Careerlink.vn

Thông cáo báo chí được sử dụng trong trường hợp nào?

Thông cáo báo chí thường được sử dụng trong những trường hợp sau:

Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới

Khi một doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới, thông cáo báo chí có thể giúp họ thu hút sự quan tâm của các phương tiện truyền thông.

Thông báo về các thành tựu nghiên cứu

 Khi một doanh nghiệp đạt được các dấu mốc quan trọng hoặc có những bước tiến vượt trội trong việc nghiên cứu và phát triển, thông cáo báo chí có thể được sử dụng để thông báo những thành tựu này đến với công chúng.

Tổ chức các sự kiện quan trọng

Thông cáo báo chí thường được sử dụng để thông báo và quảng bá các sự kiện quan trọng như hội nghị, triển lãm, hội thảo, các cuộc thi có sức ảnh hưởng…

Công bố các giải thưởng và vinh danh

Khi cá nhân hoặc doanh nghiệp nhận được các giải thưởng hoặc vinh danh uy tín, thông cáo báo chí có thể được phát hành để thông báo và kỷ niệm những thành tựu này.

Tóm lại, thông cáo báo chí được sử dụng để giúp doanh nghiệp xây dựng nhận thức về thương hiệu, tăng cường uy tín và quảng bá các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Bố cục của một thông cáo báo chí

Khi đã nắm được thông cáo báo chí là gì, bạn có thể lập tức bắt tay vào việc viết thông cáo báo chí. Để viết một thông cáo báo chí hiệu quả, bạn cần tuân thủ nguyên tắc 5W1H: Who (Ai), What (Cái gì), Where (Ở đâu), Why (Tại sao), When (Khi nào) và How (Như thế nào).

  • Who: Cần xác định rõ chủ thể của thông cáo báo chí là ai? Một cá nhân, một nhóm người hoặc một tổ chức nào đó. 
  • What: Cung cấp thông tin về sự kiện hoặc hoạt động đang diễn ra và những điểm nổi bật để thu hút sự chú ý của công chúng. 
  • Where: Cho biết địa điểm tổ chức sự kiện. Cần cung cấp thông tin chi tiết, chính xác để khách mời dễ dàng xác định vị trí diễn ra sự kiện. 
  • Why: Giải thích tại sao sự kiện này quan trọng và tại sao báo chí nên đưa tin về nó. 
  • When: Cung cấp cụ thể thời gian và ngày giờ diễn ra sự kiện. 
  • How: Tóm tắt những nội dung sẽ diễn ra trong sự kiện để nhà báo, phóng viên có thể nắm bắt lịch trình và đưa tin chính xác.

Ngoài ra, cấu trúc của một thông cáo báo chí cũng là điều bạn cần lưu tâm. Một thông cáo báo chí tiêu chuẩn thường bao gồm 5 nội dung: tiêu đề, thông tin liên hệ của người phụ trách, địa điểm tổ chức sự kiện, lí do diễn ra sự kiện và nội dung chính của sự kiện. 

Nên sắp xếp thứ tự thông tin theo mức độ quan trọng giảm dần, có nghĩa những thông tin quan trọng sẽ được đưa lên đầu. Bên cạnh đó, thông cáo báo chí cần được viết ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, không sử dụng những thuật ngữ phức tạp, không đưa ra những lời công bố cường điệu và trả lời đầy đủ 5W1H.

Những yêu cầu cơ bản của một thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí cần tuân thủ những yêu cầu nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin được truyền tải. Theo Điều 38, Luật báo chí Việt Nam, thông tin cung cấp phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

  • Hình thức cung cấp thông tin: Thông cáo báo chí có thể được cung cấp dưới nhiều hình thức khác nhau như văn bản, đăng tải trên trang thông tin điện tử, họp báo, trả lời phỏng vấn hoặc các hình thức khác.
  • Tính chính xác của thông tin và nguồn tin: Thông tin đưa ra trong thông cáo báo chí phải được nêu rõ và chuẩn xác, đồng thời phải ghi rõ nguồn tin để tránh gây hiểu lầm.
  • Các trường hợp từ chối cung cấp thông tin: Thông tin bí mật của nhà nước; thông tin đời tư cá nhân; thông tin về các vụ án đang được điều tra, xét xử, trừ trường hợp được yêu cầu từ cơ quan điều tra.
  • Bảo vệ thông tin cá nhân: Thông cáo báo chí không được tiết lộ thông tin của người cung cấp, trừ trường hợp có yêu cầu bằng văn bản từ các cơ quan có thẩm quyền.

Điều cần lưu ý để nâng cao chất lượng của thông cáo báo chí

Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề

Thông cáo báo chí cần rõ ràng, mạch lạc, tránh dài dòng và đưa ra chính xác những thông tin cần thiết. Lan man chỉ khiến người đọc khó nắm bắt thông tin. Do vậy, bạn cần làm rõ vấn đề và đi thẳng vào mục đích của thông cáo báo chí.

Giọng văn tự nhiên, gần gũi

Thông cáo báo chí cần được thể hiện bằng giọng văn nhã nhặn, lịch sự, tránh ngôn ngữ đề cao một cách thái quá, thổi phồng về sự kiện, thương hiệu hoặc dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.

Thông tin hữu ích, có giá trị

Thông cáo báo chí cần chứa các thông điệp hữu ích, có giá trị, thu hút được sự chú ý của đối tượng mục tiêu đồng thời cũng liên quan mật thiết với doanh nghiệp.

Đính kèm những trích dẫn ấn tượng

Một trong những điều cần có trong thông cáo báo chí để tạo nên sự hấp dẫn là trích dẫn câu nói của những người nổi tiếng. Hãy lựa chọn những câu nói hay, đính kèm chính xác để tạo sự chú ý và tăng tính thuyết phục với giới truyền thông.

Trên đây là toàn bộ thông tin xoay quanh khái niệm thông cáo báo chí, gồm thông cáo báo chí là gì, khi nào nên viết thông cáo báo chí, bố cục và những yêu cầu cơ bản của một thông cáo báo chí đúng chuẩn. Đừng quên, sử dụng thông cáo báo chí đúng cách và đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thu hút sự chú ý từ công chúng và tạo dựng hình ảnh thương hiệu tích cực.

Trang Đoàn

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công