Personal assistant là gì? Đằng sau mỗi người quản lý hoặc giám đốc công ty, bạn sẽ thấy một personal assistant có tổ chức và hiệu quả. Hãy cùng khám phá sự thú vị của nghề nghiệp này nhé.

Personal assistant là gì?

“Personal assistant được dịch là trợ lý riêng. Họ sẽ làm việc với nhà quản lý hoặc giám đốc cấp cao để hỗ trợ các công việc hành chính, giúp họ tận dụng thời gian tốt nhất và đạt được hiệu quả cao nhất.”

Không giống như trợ lý hành chính thường sẽ hỗ trợ toàn bộ nhóm, personal assisstant thực hiện rất nhiều nhiệm vụ hành chính cho một cá nhân – do đó có từ “personal”.

Nhiệm vụ công việc của một trợ lý riêng personal assistant là gì?

Trách nhiệm của trợ lý riêng personal assistant là gì sẽ hoàn toàn khác nhau tùy thuộc vào ngành mà họ làm việc.

Ví dụ: trong một số vai trò, trợ lý riêng sẽ được yêu cầu đi cùng với người quản lý của họ trong các chuyến công tác. Những người khác nếu làm việc ở với khách hàng quốc tế sẽ cần phải có khả năng làm việc với giờ giấc bất thường. Những yêu cầu này luôn được làm rõ trong bản mô tả công việc.

Tuy nhiên, khi nói chung, trách nhiệm vụ của trợ lý riêng bao gồm:

• Đóng vai trò là điểm liên lạc đầu tiên giữa người quản lý và nhân viên nội bộ/khách hàngbên ngoài thông qua các cuộc gọi điện thoại và các phương thức liên lạc khác;
• Quản lý và sắp xếp lên lịch các cuộc hẹn, cuộc họp và sự kiện;
• Ghi biên bản cuộc họp;
• Sắp xếp phương tiện đi lại, kinh doanh chỗ ở và đi lại;
• Tổ chức sự kiện, hội nghị;
• Chuẩn bị báo cáo, thuyết trình;
• Bảo quản cơ sở dữ liệu và hệ thống hồ sơ;
• Xử lý email, fax và bưu điện đến, thường thay mặt cho người quản lý;
• Thực hiện các dự án và nghiên cứu cụ thể;
• Chịu trách nhiệm về ngân sách;
• Đại diện cho người quản lý, ra quyết định và ủy thác công việc cho người khác khi người quản lý vắng mặt…

Xem thêm: Việc Làm Thư Ký/ Hành Chính Văn Phòng

Kỹ năng cần thiết của personal assisstant là gì?

Với những công việc thế này thì kỹ năng đòi hỏi cần có ở các personal assistant là gì?

Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức là một trong những điểm mạnh chính của trợ lý riêng hàng đầu. Họ có rất nhiều nhiệm vụ và lượng thông tin lớn. Nếu không có một hệ thống có trật tự, các trợ lý có thể dễ dàng bị tụt lại phía sau, bỏ lỡ thời hạn hoặc mất dấu các chi tiết quan trọng. Trợ lý có tổ chức có thể tìm thấy câu trả lời nhanh chóng và giúp các hoạt động diễn ra trôi chảy.

Đa nhiệm

Hiếm khi một trợ lý cá nhân có thể làm việc với tốc độ nhàn nhã và chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Các trợ lý lành nghề phải là những người đa nhiệm, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ cấp bách và sau đó quay lại tiếp tục nhiệm vụ trước đó. Thông thường, sự thay đổi này xảy ra nhiều lần trong ngày. Họ phải chấp nhận những hoạt động gây gián đoạn như trả lời đồng nghiệp, nghe điện thoại hoặc kế hoạch thay đổi và học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp các hoạt động diễn ra suôn sẻ và giảm mức độ căng thẳng. Các trợ lý cần có ý thức tốt về công việc nào cần ưu tiên và thời gian dành cho mỗi nỗ lực. Khi một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến, những trợ lý giỏi sẽ biết khi nào cần liên hệ để được trợ giúp hoặc ủy thác công việc cho đồng đội.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng đối với trợ lý riêng. Đầu tiên, họ phải biết cách nói và viết một cách chuyên nghiệp với các giám đốc điều hành, đối tác kinh doanh và khách hàng cấp cao. Ngữ pháp là rất quan trọng, cũng như các quy ước viết. Chẳng hạn, trợ lý nên biết cách định dạng đúng một bức thư kinh doanh trang trọng và nên kiểm tra chính tả 3 lần trước khi gửi email.

Sẵn sàng sửa sai

Không ai là hoàn hảo, nhưng để phát triển với tư cách là một trợ lý riêng, bạn nên sẵn sàng tự đánh giá. Bạn có thể phạm sai lầm miễn là bạn chịu trách nhiệm về chúng và sửa chữa chúng ngay lập tức.

Một trợ lý riêng thành công cần có khả năng thừa nhận khi họ sai và cố gắng không bao giờ mắc lỗi tương tự nữa.

Chú ý đến chi tiết

Một trợ lý riêng tuyệt vời là người chú ý đến chi tiết. Nó sẽ làm cho bạn hiệu quả hơn trong công việc. Công việc này là một trò chơi cờ vua, không phải cờ đam. Bạn phải nhìn thấy 12 bước đi phía trước, nghĩa là bạn nên chuẩn bị cho tất cả các vấn đề tiềm ẩn và có sẵn các giải pháp. Để làm được như vậy, bạn cần ghi chép lại mọi thứ. Chẳng hạn nếu nhận thấy rằng sếp làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, hãy chắc chắn lên lịch các cuộc họp cho thời gian đó.

Đáng tin cậy và thận trọng

Là một trợ lý riêng, bạn làm việc chặt chẽ với sếp của mình và đặt nhu cầu của họ lên hàng đầu, đồng thời họ sẽ đánh giá cao một người đáng tin cậy có thể xử lý thông tin nhạy cảm.

Chủ động và điềm tĩnh

Cho dù đó là kế hoạch hay thủ tục giấy tờ, bạn phải luôn thân thiện và hỗ trợ!

Là một trợ lý riêng, bạn phải có khả năng đáp ứng nhu cầu của sếp, thường là trước khi bạn được yêu cầu làm như vậy. Chủ động và dự đoán những gì bạn cần làm tiếp theo là một kỹ năng vô giá giúp bạn nổi bật so với những người khác trong lĩnh vực này. Bạn cũng phải có khả năng kìm nén cảm xúc của mình. Hãy chuyên nghiệp, ngay cả khi đối mặt với thông tin nhạy cảm và bất ngờ. Ứng xử khéo léo nói lên rất nhiều điều về phong cách trợ lý của bạn và khiến bạn trở nên đáng tin cậy.

Các câu hỏi phỏng vấn phổ biến cho vị trí personal assistant

Nếu bạn đang hướng đến vị trí trợ lý cá nhân thì chắc chắn không nên bỏ qua các câu hỏi phỏng vấn personal assistant là gì. Dưới đây là câu trả lời dành cho bạn.

Điều gì khiến bạn muốn ứng tuyển vào vai trò này?

Những phẩm chất nào bạn tin rằng làm cho một trợ lý riêng tuyệt vời?

Bạn thích làm việc cho kiểu người nào?

Kinh nghiệm nào trước đây sẽ giúp bạn thành công với vai trò trợ lý riêng?

Bạn đã làm thêm những công việc đào tạo hoặc chứng chỉ gì?

Vai trò của một trợ lý riêng là gì?

Tại sao bạn sẽ làm một trợ lý riêng xuất sắc?

Bạn sẽ sắp xếp ngày làm việc của mình như thế nào để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn hoặc nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành?

Làm thế nào để bạn xử lý nhiều nhiệm vụ khẩn cấp?

Bạn có kinh nghiệm cụ thể nào để lập kế hoạch cho các sự kiện và cuộc họp?

Chia sẻ khoảng thời gian bạn phải linh hoạt trong công việc.

Bạn sẽ phản ứng thế nào nếu một khách hàng tức giận đang cố gắng liên lạc với sếp của bạn, nhưng sếp không rảnh vào lúc đó?

Bạn đã làm gì để tăng cường kỹ năng chuyên môn của mình?

Bạn sẽ làm gì nếu không đồng ý với điều gì đó mà sếp yêu cầu bạn làm?

Điểm mạnh lớn nhất của bạn là gì?

Các khía cạnh bổ ích và khó chịu nhất khi trở thành trợ lý riêng là gì?

Điều gì thúc đẩy bạn làm việc như một trợ lý riêng?

Mức lương trung bình của Personal Assistant thế nào?

Trung bình mức lương của trợ lý riêng dao động từ 10- 16 triệu đồng/tháng. Với những trợ lý cao cấp, có nhiều kinh nghiệm thì mức lương có thể từ 30-40 triệu đồng/tháng.

Vậy là bạn đã tìm hiểu xong về thuật ngữ personal assistant là gì cùng các kỹ năng đòi hỏi ở công việc này. Nếu thấy phù hợp và yêu thích, bạn có thể tìm kiếm các công việc liên quan đến vị trí này tại CareerLink.vn, có rất nhiều cơ hội đang chờ đón bạn.

Huỳnh Trâm