Mô hình PDCA là gì? Tầm quan trọng và cách thức hoạt động

Khi doanh nghiệp của bạn cần có sự thay đổi, bạn sẽ thực hiện nó như thế nào? Thay vì tiếp cận sự thay đổi một cách mù quáng, bạn có thể áp dụng triết lý sản xuất tinh gọn PDCA. Vậy mô hình PDCA là gì và có ưu điểm gì? Hãy cùng đi tìm câu trả lời sau đây nhé. 

Mô hình PDCA là gì?

“Mô hình PDCA là từ viết tắt của Plan-Do-Check-Act, là một chu trình lặp đi lặp lại để cải tiến liên tục con người, sản phẩm, dịch vụ và quy trình kinh doanh”.

Mô hình Plan-Do-Check-Act bao gồm Thiết lập kế hoạch – Triển khai kế hoạch đã được thiết lập – Đánh giá kết quả triển khai thực tế – Thay đổi, cải tiến. Cách tiếp cận bốn bước này là phương pháp được sử dụng rộng rãi nhất để thực hiện cải tiến liên tục. Đó là lý do tại sao bốn bước được sắp xếp thành một vòng tròn. Mô hình Plan-Do-Check-Act giúp các công ty thoát khỏi tình trạng trì trệ và chuyển sang một hệ thống cải tiến liên tục. Nó đã trở thành một phần không thể thiếu của cái mà ngày nay được gọi là quản lý tinh gọn. 

Ví dụ, bạn có rất nhiều lời phàn nàn của khách hàng về tốc độ phản hồi chậm của nhóm hỗ trợ. Sau đó, bạn có thể sẽ cần phải cải thiện cách làm việc của nhóm để khiến khách hàng hài lòng. Đó là điểm mà PDCA phát huy tác dụng.

Khi nào nên sử dụng mô hình PDCA? 

Một đặc điểm của PDCA là tương đối linh hoạt, giúp nó được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức, phòng ban và thậm chí cả các nhóm riêng lẻ. Không có giới hạn nào về việc triển khai và nó có thể được áp dụng trong các tình huống sau: 

– Phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ mới;  

– Tối ưu hóa các quy trình hoặc sản phẩm hiện tại;

– Khởi động dự án cải tiến quy trình mới; 

– Khám phá những cơ hội mới để cải tiến liên tục;

– Phát hiện các vấn đề về quy trình và tìm cách loại bỏ chúng.

Tầm quan trọng của mô hình PDCA

Lí do mà nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình PDCA là gì? 

Một lợi ích quan trọng của chu trình PDCA là giảm thiểu rủi ro. Chu trình này được thiết kế để phát hiện các lỗi và sai sót trong quy trình, phân tích chúng, kiểm tra các cải tiến và lặp lại khi cần thiết. Bằng cách này, các vấn đề sẽ không tiếp tục xảy ra và gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn.

Khi được triển khai đúng cách, chắc chắn sẽ tạo ra văn hóa cải tiến liên tục. Về cơ bản, bạn đang tạo ra một nhóm gồm những người giải quyết vấn đề và những người đổi mới bằng cách cung cấp một khuôn khổ để thực hiện các thử nghiệm và đưa ra các giải pháp hiệu quả.

Sự cải tiến liên tục mà PDCA khuyến khích có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh khác biệt so với các công ty khác trong cùng lĩnh vực, nhất là những công ty không chịu đổi mới. Năng suất và hiệu quả tăng lên nhờ sử dụng chu trình PDCA sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như sự hài lòng của khách hàng.

4 bước của mô hình PDCA là gì?

Cùng đi sâu tìm hiểu về 4 bước của chu trình PDCA nhé. 

Thiết lập kế hoạch

Ở giai đoạn này, bạn sẽ lên kế hoạch về những việc cần phải làm. Tùy thuộc vào quy mô của dự án, việc lập kế hoạch có thể chiếm một phần lớn nỗ lực của nhóm bạn. Nó thường bao gồm các bước nhỏ hơn để bạn có thể xây dựng một kế hoạch phù hợp với ít khả năng thất bại hơn.

Trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, bạn cần chắc chắn rằng mình đã trả lời được một số vấn đề cơ bản như: Vấn đề cốt lõi cần giải quyết là gì? Cần những nguồn lực nào? Hiện đã có được nguồn lực nào? Giải pháp khắc phục tốt nhất phù hợp với nguồn lực sẵn có là gì? Kế hoạch được thực hiện thành công sẽ như thế nào? Mục tiêu là gì?

Triển khai kế hoạch đã được thiết lập

Sau khi kế hoạch đã được đồng ý thì bắt tay ngay vào hành động. Ở giai đoạn này, bạn sẽ thực hiện mọi thứ đã được xem xét ở giai đoạn trước.

Đương nhiên trong quá trình thực hiện sẽ có những điều bất ngờ xảy ra, đó là lí do tại sao trước tiên bạn cần thử nghiệm kế hoạch ở quy mô nhỏ và trong môi trường được kiểm soát. Đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò và trách nhiệm của mình là điều chắc chắn sẽ giúp nhóm của bạn áp dụng kế hoạch một cách suôn sẻ. 

Kiểm tra, đánh giá kết quả triển khai thực tế

Đây có lẽ là giai đoạn quan trọng nhất của chu trình PDCA. Nếu bạn muốn làm rõ kế hoạch của mình, tránh những sai sót tái diễn và áp dụng cải tiến liên tục thành công, bạn cần chú ý đầy đủ đến giai đoạn kiểm tra, đánh giá.

Đây là lúc để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của bạn và xem liệu kế hoạch ban đầu của bạn có thực sự hiệu quả hay không. Hơn nữa, nhóm của bạn sẽ có thể xác định các phần có vấn đề trong quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có sự cố xảy ra trong quá trình, bạn cần phân tích nó và tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.

Tiến hành thay đổi, cải tiến

Cuối cùng, bạn đến giai đoạn cuối cùng của mô hình Lập kế hoạch – Thực hiện -Kiểm tra – Hành động. Trước đây, bạn đã phát triển, áp dụng và kiểm tra kế hoạch của mình. Bây giờ, bạn cần phải hành động.

Nếu mọi thứ có vẻ hoàn hảo và nhóm của bạn đã đạt được mục tiêu ban đầu thì bạn có thể tiến hành và áp dụng kế hoạch ban đầu của mình.

Lời khuyên và phương pháp tốt nhất để thực hiện mô hình PDCA

Dưới đây là một số mẹo và phương pháp hay nhất cần cân nhắc khi triển khai mô hình PDCA:

Xác định quy trình – Xác định rõ ràng quy trình đang được cải tiến, các bước của quy trình và kết quả mong muốn là gì.

Thiết lập số liệu – Xác định số liệu để đo lường sự thành công của quá trình cải tiến quy trình.

Lập kế hoạch và chuẩn bị – Xây dựng kế hoạch thực hiện cải tiến quy trình, bao gồm mọi nguồn lực và mốc thời gian cần thiết.

Thực hiện và quan sát – Thực hiện cải tiến quy trình, quan sát, ghi lại mọi thay đổi và thu thập dữ liệu để đo lường tác động.

Đánh giá kết quả – Đánh giá kết quả của việc cải tiến quy trình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Cải tiến liên tục – Liên tục lặp lại chu trình PDCA, sử dụng các bài học rút ra từ mỗi chu kỳ để thúc đẩy cải tiến liên tục. 

Lựa chọn đúng người và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục – Chọn những nhân viên và nhóm có năng lực và trực tiếp cho họ tham gia vào quá trình cải tiến.

Truyền thông và đào tạo – Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều tham gia và nhận thức được chu trình PDCA cũng như vai trò của họ trong đó. Cung cấp đào tạo và hỗ trợ để giúp nhân viên hiểu quy trình và cách họ có thể đóng góp cho quy trình đó.

Ăn mừng thành công – Kỷ niệm những thành công và chia sẻ kết quả của chu trình PDCA với nhân viên và các bên liên quan để khuyến khích những nỗ lực cải tiến liên tục.

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu xong mô hình PDCA là gì cùng với các mẹo thực hiện hiệu quả. Đừng quên truy cập vào CareerLink.vn để tìm hiểu thêm về các thuật ngữ thú vị khác cũng như tìm kiếm việc làm phù hợp với bạn nhé. 

Huỳnh Trâm