Agenda là gì? 6 bước tạo agenda đúng chuẩn

Agenda là thuật ngữ đang được sử dụng phổ biến tại hầu hết các công ty trong việc tổ chức sự kiện, cuộc họp hay các hội thảo. Vậy agenda là gì? Làm sao để tạo ra các agenda chuyên nghiệp. Mời bạn theo dõi bài viết dưới đây để có được câu trả lời!  

Agenda là gì? Agenda tiếng Việt là gì?

“Agenda tiếng Việt là chương trình nghị sự – một danh sách hoặc phác thảo những điều cần được xem xét hoặc hoàn thành trong một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể, chẳng hạn như một cuộc họp.”

Chia sẻ trước agenda của cuộc họp giúp người tham dự biết trước những gì sẽ diễn ra.

Các agenda đơn giản nhất được định dạng bằng các gạch đầu dòng. Các agenda phức tạp hơn có thể bao gồm các mô tả chi tiết, chẳng hạn như kết quả mong đợi cho từng mục và tài liệu tham khảo như báo cáo và đề xuất để xem xét trước cuộc họp.

Có một số thuật ngữ mang tính tương đồng với agenda mà bạn cần lưu ý để phân biệt:

• Schedule: Lịch trình bao gồm một loạt các việc phải làm hoặc các sự kiện xảy ra tại hoặc trong một thời điểm hoặc khoảng thời gian cụ thể.
• Diary: Nhật ký là một ghi chép cá nhân về những suy nghĩ, cảm xúc và sự kiện. Thông thường, nó được sắp xếp theo trình tự thời gian. Đây là thứ tự mà những điều bạn đang viết thực sự xảy ra.
• Timetable: Bảng thời gian là một kế hoạch chi tiết thể hiện lịch trình phân bổ thời gian cho các môn học và hoạt động khác nhau.

Ngoài ra cũng có một số thuật ngữ tương tự với Agenda cũng được sử dụng phổ biến như: Program – chương trình, Plan – Kế hoạch, Outline – đề cương, Memo – ghi nhớ, Schema – lược đồ, Calendar – lịch…

Thêm vào đó là một số ví dụ khi sử dụng thuật ngữ Agenda cho bạn dễ hiểu hơn:

• Environmental Agenda: chương trình nghị sự môi trường
• Feminist Agenda: chương trình nghị sự nữ quyền
• Meeting Agenda Title: tiêu đề của một cuộc họp
• My Agenda: nhật ký của tôi
• Event Agenda: chương trình sự kiện

Meeting agenda về cơ bản là các chủ đề sẽ được thảo luận tại một cuộc họp, được viết ra và gửi cho các thành viên vài ngày trước khi cuộc họp được tổ chức.

Các yếu tố cần có trong một agenda mẫu

 Các yếu tố cần thiết của agenda là gì? Dưới đây là nội dung trả lời cho thắc mắc đó.

Tiêu đề cuộc họp

Tiêu đề của cuộc họp trong một mẫu agenda sẽ được đặt lên trên cùng của văn bản và phải viết một cách hàm súc, dễ hiểu và ngắn gọn nhất. Tuy nhiên tiêu đề vẫn phải thể hiện được nội dung chính của cuộc họp. Đó có thể là họp với những ai, về vấn đề gì.

Phông chữ trong tiêu đề cuộc họp nên để rõ ràng, dễ nhìn, kích thước có thể lớn hơn các phần khác trong văn bản.

Thời gian, địa điểm và thành phần tham dự

Đây là yếu tố tiếp theo cần có trong một agenda, bạn nên đặt chúng ở ngay dưới tiêu đề biên bản cuộc họp. Yếu tố thời gian, địa điểm và thành phần cần được ghi chi tiết, đầy đủ để khi nhìn lại bạn có thể dễ dàng theo dõi quá trình, tiến độ công việc. Đặc biệt ghi càng chi tiết thì khi tìm kiếm sẽ không gặp nhiều khó khăn.

Một mẫu agenda chuyên nghiệp cần ghi rõ được ngày tháng năm diễn ra cuộc họp và cần phải ghi rõ địa điểm cụ thể như tòa nhà nào, số phòng, tầng bao nhiêu…

Nội dung chương trình

Phần nội dung của agenda cần phải chia thành các mục cụ thể và được sắp xếp theo trình tự thời gian, ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng. Tiếp theo, bạn hãy thêm cả mục tên của người tham gia phụ trách để tránh trường hợp họ không có mặt hoặc rời khỏi cuộc họp giữa chừng. Điều này cũng giúp tăng khả năng tập trung và nâng cao trách nhiệm của mỗi người ở mỗi cuộc họp.

Lưu ý về thời gian cho mỗi chủ đề để thảo luận sẽ dựa vào khoảng thời gian gồm việc giới thiệu chủ đề cuộc họp, giải đáp các câu hỏi, giải quyết và thuyết phục các quan điểm khác nhau, đề xuất giải pháp và cuối cùng lên phương án hành động và ra quyết định.

Việc phân bổ và ước lượng thời gian hợp lý sẽ giúp cho cuộc họp diễn ra hiệu quả và năng suất hơn.

6 bước để tạo ra một agenda chuyên nghiệp

Sau khi đã nắm được cơ bản agenda nghĩa là gì thì điều bạn có thể muốn tìm hiểu tiếp theo là các bước để tạo ra agenda chuẩn và hoàn hảo. Điều này giúp người đọc sẽ tiếp thu được những thông tin cần thiết để tham gia cuộc họp một cách dễ dàng, đồng thời cũng làm họ cảm nhận được tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị của bạn.

Đặt tiêu đề cho agenda

Như ở trên đã nói, phần tiêu đề của agenda không cần phải đặt quá hoa mĩ mà chỉ cần sáng tạo một cách ngắn gọn, súc tích. Bạn có thể đặt một số tiêu đề như “Meeting Agenda” hoặc “HR meeting Agenda”. Ngoài ra còn có thể dùng cách miêu tả khái quát nội dung của biên bản cuộc họp để đặt tiêu đề dễ hiểu nhất. Một lưu ý cho phần trình bày tiêu đề đó là bạn cần chọn phông chữ dễ đọc, rõ ràng nhất. Về kích thước chữ bạn nên chọn lớn hơn một chút so với những nội dung còn lại.

Giải đáp câu hỏi “Who – Where – When” trong phần đầu

Sau khi đã đặt được tiêu đề của agenda là gì, bạn cách một dòng rồi viết tiếp nội dung. Đối với phần giải đáp các câu hỏi, người đọc cần biết được các nội dung liên quan đến thời gian, địa điểm, thành phần mời tham dự. Bạn cần trả lời các câu hỏi một cách đúng trọng tâm, tránh việc đưa ra những thông tin không liên quan đến chủ đề thảo luận trong cuộc họp. Một số nội dung bạn nên tô đậm trong bản chương trình cuộc họp:

• Thời gian diễn ra gồm ngày và giờ cụ thể;
• Địa điểm diễn ra cuộc họp;
• Thành phần tham dự;
• Cá nhân đặc biệt.

Đề cập mục đích của cuộc họp

Bạn nên dành ra từ 1 – 4 câu để nói về mục đích chính của cuộc họp. Khi trình bày bạn nên cách ra một dòng sau phần đầu. Với phần mục đích bạn có thể biến tấu bằng cách thay đổi định dạng chữ in đậm hoặc gạch chân. Điều này giúp cho ai nhìn vào cũng thấy được rõ phần mục đích hoặc mục tiêu. Bạn không nên viết quá lan man mà cần đi thẳng vào trọng tâm vấn đề.

Các vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp

Các cuộc họp thường diễn ra trong thời gian khá dài vì có nhiều vấn đề cần giải quyết và bàn luận. Vì thế mà vai trò của agenda trở nên quan trọng hơn khi giúp tránh những sai sót. Mỗi vấn đề nên được viết trên một dòng riêng.

Dành thời gian cho phần hỏi và giải đáp thắc mắc

Bạn có thể linh động, dựa theo tình hình cụ thể hoặc thời gian còn lại của cuộc họp để tiến hành phần hỏi đáp. Nếu còn quá nhiều thời gian trống bạn hãy để mọi người thoải mái đặt câu hỏi liên quan đến chủ đề thảo luận. Mục đích của việc này đó là giải đáp được hết những thắc mắc của người tham dự cuộc họp.

Nếu thời gian không cho phép, bạn hãy giới hạn lại số câu hỏi. Tuy nhiên cũng cần xem xét mức độ quan trọng của từng cuộc họp để điều chỉnh sao cho không quá cứng nhắc.

Rà soát lỗi trước khi phát agenda

Cho dù bạn đã thành thạo trong việc tạo agenda nhưng việc dành thời gian kiểm tra lại nó là điều bạn không nên bỏ qua. Mục đích là để rà soát lại các lỗi hoặc những nội dung được trình bày xem có thiếu sót hay bỏ qua phần nào không.

Trên đây là những nội dung để đem đến những thông tin bổ ích về khái niệm agenda là gì và các bước để tạo ra một agenda chuyên nghiệp phục vụ công việc của bạn. Hy vọng với những nội dung đã chia sẻ sẽ giúp bạn tạo ra được những chương trình sự kiện thành công!

Hồng An