Mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại thế nào? Hồ sơ, thủ tục và thời hạn

Sau vài lần chuyển việc, nhiều người mới phát hiện cuốn sổ bảo hiểm đã thất lạc giữa các lần dọn nhà hoặc bàn giao hồ sơ. Câu hỏi mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại thế nào vì vậy xuất hiện thường xuyên tại bộ phận một cửa. Tin tốt là quy trình cấp lại được quy định rõ và bạn có thể tự thực hiện.

1. Mất sổ bảo hiểm xã hội có được cấp lại không?

Sổ bảo hiểm xã hội ghi nhận toàn bộ quá trình đóng và hưởng chế độ, nên việc thất lạc sổ khiến nhiều người lo mất luôn số năm đã đóng. Thực tế, dữ liệu quá trình đóng được lưu trên hệ thống quản lý tập trung của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, cuốn sổ giấy chỉ là bản in từ dữ liệu đó, nên mất sổ BHXH không đồng nghĩa với mất quyền lợi và người lao động chỉ cần làm thủ tục xin cấp lại.

1.1 Căn cứ pháp lý cần biết

Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và cấp sổ, thẻ — hiệu lực từ 01/5/2026, thay thế Quyết định 595/QĐ-BHXH — người tham gia được cấp lại sổ khi sổ bị mất, bị hỏng hoặc cần điều chỉnh thông tin cá nhân. Quyết định 1318/QĐ-BHXH công bố bộ thủ tục hành chính tương ứng, gồm thời hạn giải quyết và các kênh tiếp nhận hồ sơ.

1.2 Sổ giấy và sổ điện tử song song

Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 quy định sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử và bản giấy, hai bản có giá trị pháp lý như nhau. Từ ngày 01/1/2026, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ điện tử làm mặc định, bản giấy chỉ cấp khi người tham gia có yêu cầu.

2. Hồ sơ và các bước làm lại sổ BHXH

Để hình dung nhu cầu thực tế, bạn có thể tham khảo các việc làm nhân sự đang được đăng tuyển trên CareerLink.

Thành phần bắt buộc là tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu TK1-TS. Bạn điền đầy đủ họ tên, mã số bảo hiểm xã hội, số căn cước công dân và ghi rõ lý do là cấp lại do bị mất. Nếu không nhớ mã số, hãy tra cứu trên VssID trước khi kê khai.

Nội dung	Chi tiết
Hồ sơ chính	Tờ khai mẫu TK1-TS (ghi rõ lý do cấp lại do mất sổ)
Giấy tờ kèm theo	Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ để đối chiếu
Nơi nộp	Cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cư trú, nơi làm việc hoặc qua đơn vị sử dụng lao động
Kênh trực tuyến	Ứng dụng VssID hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia dichvucong.gov.vn
Lệ phí	Không thu phí

2.1 Nộp hồ sơ trực tiếp

Bạn mang tờ khai TK1-TS đã điền cùng giấy tờ tùy thân đến bộ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội; theo Quyết định 1318/QĐ-BHXH, người đã nghỉ việc có thể nộp tại bất kỳ cơ quan bảo hiểm xã hội nào trên toàn quốc, không bắt buộc quay về nơi đóng cũ.

2.2 Nộp hồ sơ trực tuyến

Kênh trực tuyến phù hợp với người bận rộn: trên VssID, bạn vào mục dịch vụ công, chọn thủ tục cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin (mã 607A); ngoài ra có thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia dichvucong.gov.vn bằng tài khoản định danh điện tử.

3. Thời hạn giải quyết và cách nhận kết quả

Tham khảo thêm bài viết cách tra cứu BHXH để có góc nhìn đầy đủ hơn.

Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH và bộ thủ tục tại Quyết định 1318/QĐ-BHXH, thời hạn cấp lại sổ do mất hoặc hỏng là không quá 10 ngày kể từ khi cơ quan bảo hiểm nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu phải xác minh quá trình đóng ở nhiều tỉnh hoặc nhiều đơn vị, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 45 ngày và cơ quan bảo hiểm phải thông báo bằng văn bản.

Giữ lại giấy hẹn và mã hồ sơ là cách đơn giản nhất để bạn chủ động tra cứu tiến độ thay vì chờ đợi trong bị động.

Kết quả có thể nhận trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua đơn vị sử dụng lao động, và trong thời gian chờ bạn vẫn tra cứu được quá trình đóng trên VssID.

4. Vì sao người chuyển việc nhiều dễ thất lạc sổ

Sổ bảo hiểm xã hội thường qua nhiều lượt bàn giao giữa người lao động và bộ phận nhân sự, mỗi lần chuyển việc là một lần rủi ro thất lạc. Chỉ riêng chuyên mục Nhân sự trên CareerLink hiện có 875 tin tuyển dụng với mức lương phổ biến từ 4 đến 45 triệu đồng mỗi tháng, cho thấy nhu cầu dịch chuyển nhân lực diễn ra liên tục ở nhiều cấp bậc. Để hạn chế rủi ro, bạn nên coi sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ quan trọng ngang căn cước công dân, đồng thời kiểm tra định kỳ quá trình đóng trên VssID để phát hiện sớm sai lệch trước khi làm hồ sơ hưởng chế độ.

5. Câu hỏi thường gặp

1. Mất sổ BHXH có bị mất số năm đã đóng không?

Không, vì quá trình đóng được lưu trên hệ thống dữ liệu tập trung của cơ quan bảo hiểm xã hội, sổ giấy chỉ là bản thể hiện.

2. Làm lại sổ BHXH có tốn phí không?

Theo quy định hiện hành, cấp lại sổ do mất hoặc hỏng không thu lệ phí, trừ chi phí bưu chính nếu bạn chọn nhận kết quả qua bưu điện.

3. Đã nghỉ việc thì nộp hồ sơ ở đâu?

Theo Quyết định 1318/QĐ-BHXH, người đã nghỉ việc được nộp hồ sơ cấp lại sổ tại cơ quan bảo hiểm xã hội trên toàn quốc, không bắt buộc trở lại nơi đóng trước đây.

Nhìn chung, thủ tục cấp lại chỉ xoay quanh tờ khai TK1-TS, giấy tờ tùy thân và kênh nộp phù hợp. Nắm rõ mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại thế nào giúp bạn xử lý gọn trong vài ngày thay vì trì hoãn đến lúc cần gấp hồ sơ hưởng chế độ. Hãy kiểm tra quá trình đóng trên VssID ngay hôm nay để chủ động với quyền lợi lâu dài.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo, người lao động nên đối chiếu quy định hiện hành và liên hệ cơ quan BHXH nơi cư trú để được hướng dẫn chính xác.

Minh An