Hợp đồng lao động với người nước ngoài tại Việt Nam: quy định cần biết

Doanh nghiệp tuyển chuyên gia quốc tế lẫn lao động ngoại quốc đều cần hiểu rõ ranh giới pháp lý trước khi đặt bút ký. Việc giao kết hợp đồng lao động với người nước ngoài tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh riêng của Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định về giấy phép lao động, khác biệt rõ rệt so với lao động trong nước.

1. Khung pháp lý điều chỉnh quan hệ lao động có yếu tố nước ngoài

Hệ thống văn bản chi phối quan hệ lao động giữa doanh nghiệp Việt Nam và người lao động ngoại quốc (Foreign Employee) được xây dựng theo hai tầng. Tầng thứ nhất là Bộ luật Lao động 2019 (Labor Code 2019), có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, đặt ra nguyên tắc nền tảng tại Mục 3 Chương XI. Tầng thứ hai là các nghị định hướng dẫn, trong đó Nghị định 152/2020/NĐ-CP giữ vai trò trung tâm về thủ tục hành chính liên quan đến giấy phép lao động.

Người lao động nước ngoài vẫn được hưởng đầy đủ các quyền cơ bản như lao động Việt Nam về tiền lương, thời giờ làm việc, an toàn vệ sinh lao động và kỷ luật lao động. Sự khác biệt nằm ở lớp điều kiện tiền đề: trước khi bàn tới nội dung hợp đồng, doanh nghiệp phải chứng minh nhu cầu sử dụng lao động ngoại quốc và người lao động phải đáp ứng điều kiện làm việc hợp pháp. Bỏ qua lớp điều kiện này, hợp đồng dù soạn thảo kỹ vẫn tiềm ẩn rủi ro pháp lý.

Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, điều chỉnh quy trình giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và hồ sơ chứng minh chuyên gia, lao động kỹ thuật.

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

2. Điều kiện để người nước ngoài làm việc hợp pháp

Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các điều kiện mà người lao động ngoại quốc phải đáp ứng đồng thời. Trước hết là đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Tiếp theo là trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc tương xứng với vị trí dự kiến đảm nhiệm, cùng sức khỏe phù hợp theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế. Điều kiện sau cùng và cũng là rào cản thực tế lớn nhất chính là phải có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

Về phía doanh nghiệp, Điều 152 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi tuyển dụng. Riêng nhà thầu còn phải kê khai vị trí công việc, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm, đồng thời được chủ đầu tư chấp thuận. Trình tự này bảo vệ cơ hội việc làm cho lao động trong nước.

Nếu bạn là ứng viên quốc tế đang tìm hiểu thị trường, hãy tham khảo các tin tuyển dụng dành cho việc làm người nước ngoài trên CareerLink để hình dung rõ hơn nhóm vị trí mà doanh nghiệp Việt Nam thường mở cho lao động ngoại quốc, từ đó chuẩn bị hồ sơ chuyên môn phù hợp với yêu cầu giải trình nêu trên.

3. Loại hợp đồng và thời hạn: khác biệt lớn nhất so với lao động Việt Nam

Đây là nội dung dễ gây nhầm lẫn nhất khi soạn thảo hợp đồng lao động với người nước ngoài tại Việt Nam. Với lao động trong nước, Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 giới hạn số lần ký hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp là hai lần, sau đó phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn. Quy tắc này không áp dụng nguyên vẹn cho người lao động ngoại quốc.

Khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động. Khi sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn. Cơ chế này tạo sự linh hoạt cho doanh nghiệp, đồng thời gắn chặt vòng đời hợp đồng vào vòng đời giấy phép lao động.

Tiêu chí	Lao động Việt Nam	Lao động nước ngoài
Số lần ký hợp đồng xác định thời hạn	Tối đa 2 lần liên tiếp	Được giao kết nhiều lần
Trần thời hạn hợp đồng	Tối đa 36 tháng mỗi lần	Không vượt quá thời hạn giấy phép lao động
Điều kiện tiền đề trước khi ký	Không yêu cầu giấy phép riêng	Giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận miễn giấy phép
Cơ sở pháp lý chính	Điều 20 Bộ luật Lao động 2019	Điều 151 Bộ luật Lao động 2019

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa cũng là 02 năm. Doanh nghiệp vì thế thường thiết kế hợp đồng theo chu kỳ 12 hoặc 24 tháng, đồng bộ ngày hết hạn hợp đồng với ngày hết hạn giấy phép. Sau khi đã gia hạn hết một lần, doanh nghiệp phải xin cấp giấy phép lao động mới rồi mới ký hợp đồng tiếp theo.

Để soạn thảo đúng cấu trúc, bộ phận nhân sự có thể đối chiếu với mẫu hợp đồng lao động mới nhất rồi bổ sung các điều khoản đặc thù về giấy phép lao động, visa và thị thực. Cách làm này giúp giữ được bố cục chuẩn theo luật trong khi vẫn phản ánh đúng đặc điểm của quan hệ lao động có yếu tố nước ngoài.

4. Nội dung và hình thức bắt buộc của hợp đồng

Một bản hợp đồng lao động với người nước ngoài tại Việt Nam vẫn phải chứa đầy đủ nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019: công việc và địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương và hình thức trả lương, chế độ nâng bậc nâng lương, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, trang bị bảo hộ lao động, các loại bảo hiểm bắt buộc cùng chế độ đào tạo bồi dưỡng.

Về hình thức, hợp đồng phải được lập thành văn bản, thường theo dạng song ngữ Việt – Anh để người lao động hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình. Khi phát sinh tranh chấp, bản tiếng Việt thường được xác định là bản có giá trị pháp lý ưu tiên, vì vậy hai bên nên ghi rõ điều khoản về ngôn ngữ áp dụng. Ngoài ra, lao động ngoại quốc làm việc theo hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp hoặc đã đủ tuổi nghỉ hưu.

Một chi tiết dễ bị bỏ sót là nghĩa vụ báo cáo. Người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng đã ký tới cơ quan cấp giấy phép lao động và báo cáo định kỳ tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo hướng dẫn tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Chậm trễ ở khâu này không ảnh hưởng tới hiệu lực hợp đồng nhưng có thể dẫn đến xử phạt hành chính khi thanh tra lao động kiểm tra.

5. Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các nhóm được miễn giấy phép lao động: chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn với giá trị góp vốn theo quy định của Chính phủ, chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần đáp ứng điều kiện tương ứng, trưởng văn phòng đại diện và trưởng dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài.

Danh sách miễn trừ còn bao gồm người vào Việt Nam dưới 03 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp, luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề tại Việt Nam, và người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam đang sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.

Cần phân biệt rõ giữa miễn giấy phép lao động và miễn toàn bộ thủ tục. Người thuộc diện miễn vẫn phải được cơ quan có thẩm quyền xác nhận bằng văn bản, và văn bản này đóng vai trò tương đương giấy phép lao động khi xác định thời hạn hợp đồng. Không ít doanh nghiệp hiểu sai điểm này rồi ký hợp đồng vượt quá thời hạn ghi trên văn bản xác nhận, dẫn đến vướng mắc khi gia hạn thẻ tạm trú.

6. Chấm dứt hợp đồng và rủi ro pháp lý thường gặp

Ngoài các căn cứ chấm dứt hợp đồng chung tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, quan hệ lao động với người ngoại quốc còn có căn cứ đặc thù là giấy phép lao động hết hiệu lực. Theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành, các trường hợp này gồm giấy phép hết thời hạn, hợp đồng lao động chấm dứt, nội dung hợp đồng không đúng với nội dung giấy phép đã cấp, doanh nghiệp phía nước ngoài chấm dứt hoạt động hoặc người lao động bị trục xuất theo bản án có hiệu lực.

Rủi ro phổ biến nhất mà bộ phận nhân sự gặp phải là để nội dung hợp đồng lệch khỏi nội dung giấy phép lao động. Chức danh công việc, vị trí, hình thức làm việc và tên doanh nghiệp ghi trong hợp đồng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép. Khi người lao động được điều chuyển sang vị trí khác hoặc thay đổi địa điểm làm việc, doanh nghiệp cần làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động trước, sau đó mới ký phụ lục hợp đồng tương ứng.

Về thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, Bộ luật Lao động 2019 giao Chính phủ quy định chi tiết, hiện được cụ thể hóa tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ theo dõi thời hạn từng loại giấy tờ, thay vì xử lý riêng lẻ theo từng trường hợp phát sinh. Cách tiếp cận có hệ thống giúp giảm nguy cơ gián đoạn công việc của chuyên gia.

7. Câu hỏi thường gặp

1. Có được ký hợp đồng không xác định thời hạn với người nước ngoài không? Theo khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động. Vì giấy phép luôn có thời hạn cụ thể nên trên thực tế hai bên giao kết hợp đồng xác định thời hạn, và được ký nhiều lần liên tiếp.

2. Người lao động nước ngoài có phải đóng bảo hiểm xã hội không? Người lao động ngoại quốc có giấy phép lao động và làm việc theo hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp hoặc đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định.

3. Giấy phép lao động được gia hạn mấy lần? Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm. Sau đó, nếu tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp phải làm hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động mới.

Tóm lại, giao kết hợp đồng lao động với người nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi đồng bộ ba yếu tố: điều kiện người lao động theo Điều 151, chấp thuận nhu cầu sử dụng theo Điều 152 và thời hạn hợp đồng gắn với giấy phép lao động. Nắm vững Bộ luật Lao động 2019 cùng Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP giúp hai bên xây dựng quan hệ lao động minh bạch, ổn định.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo, không thay thế cho tư vấn pháp lý chuyên môn. Doanh nghiệp và người lao động nên đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và tham vấn luật sư khi xử lý tình huống cụ thể.

Minh An