Procedure là gì? Cách thiết lập một procedure hiệu quả

Procedure là gì hay quy trình là gì mà được xem là công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô? Hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhé.

Procedure là gì?

Những người đang làm việc trong các công ty nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp thường có ảo tưởng rằng procedure (quy trình) là thứ mà chỉ những tập đoàn lớn mới sử dụng. Họ tin rằng họ không cần quy trình, thủ tục gì cả. Nhưng, họ đã nhầm. Quy trình không phải là thứ mà các công ty lớn sử dụng để làm phiền nhân viên của họ; các quy trình là những hướng dẫn đơn giản có thể giúp mọi người hoàn thành công việc.

Đặc điểm của procedure là gì?

Các quy trình có một số khía cạnh mà bạn có thể xem xét và tất cả chúng đều khá hữu ích cho tất cả các loại công ty:

–       Quy trình là một kế hoạch hành động cho nhóm của bạn. Đó là một bản đồ đường đi sẽ giúp họ không phải đi lang thang hoặc bị lạc trong khi cố gắng đạt được mục tiêu. Bằng cách sử dụng các quy trình, có nghĩa là bạn đang thúc đẩy thói quen và đưa ra các ví dụ điển hình. Qua đó, bạn đang giúp các thành viên trong nhóm hiểu đâu là mẫu hành vi mong muốn trong một tình huống cụ thể.

Ví dụ, nếu bạn có hướng dẫn từng bước về cách hành động trong trường hợp chăm sóc khách hàng, bạn có thể ngăn ngừa kết quả xấu xảy ra. Khi khách hàng gặp sự cố, nhân viên sẽ tuân thủ theo quy trình báo lỗi và cố gắng trấn an khách hàng cũng như xin lỗi một cách chân thành nhất có thể. 

–        Các quy trình giúp bạn thực hiện một chính sách cụ thể. Khi bạn muốn triển khai một chính sách mới, bạn cần xác định một tập hợp các hành động sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Quy trình sẽ giúp bạn tạo ra các bước cụ thể và các hoạt động được đề xuất mà nhóm của bạn nên thực hiện.

–       Các quy trình được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn tránh trở thành người quản lý vi mô. Nếu các quy trình được viết rõ ràng, dễ hiểu thì bạn với vai trò là người quản lý có thể yên tâm thực hiện nhiệm vụ của riêng mình mà không phải lúc nào cũng lo lắng về quy trình làm việc. Bằng cách tuân theo các nguyên tắc cố định, nhân viên của bạn sẽ thực hiện công việc của họ mà bạn không cần phải theo dõi sát sao. Bạn có thể sử dụng thời gian đó để tập trung vào những điều quan trọng hơn, chẳng hạn như kết quả cuối cùng và tránh trở thành một kể cuồng kiểm soát.

Sự khác biệt giữa process (quá trình) và procedure là gì?

Quá trình là một tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để dữ liệu thành sản phẩm. Quy trình được xem là cách để thực hiện một hoạt động hoặc một quá trình.

Nói một cách đơn giản, quá trình là những gì chúng ta làm và quy trình là cách chúng ta làm điều đó.

Lí do các công ty luôn cần procedure là gì?

Hãy tự hỏi mình một câu đơn giản: “Bạn có muốn công ty của mình phát triển không?”. Nếu câu trả lời là có thì hãy bắt đầu thực hiện một số quy trình kinh doanh ngay lập tức.

Ban đầu, chỉ có một vài người trong một nhóm (tất cả đều có thể là người đồng sáng lập công ty). Trong giai đoạn này, khá dễ dàng để tìm ra cách giải quyết một vấn đề và cách hành động trong một tình huống cụ thể. Tuy nhiên, ngay sau khi bạn bắt đầu có nhân viên, mọi thứ có thể trở nên phức tạp hơn một chút. Tại thời điểm này, bạn sẽ gặp phải các hoạt động hàng ngày đòi hỏi sự nhất quán. Đây là thời điểm tốt để bắt đầu thực hiện một số quy trình nhất định. Thật không may, hầu hết chúng ta đang trì hoãn nhiệm vụ này và chúng ta không tạo ra các quy trình cho đến khi chúng ta buộc phải làm điều đó.

Dưới đây là danh sách những lý do có thể cho bạn thấy rằng đã đến lúc bắt đầu viết ra giấy. Bạn có thể cần các quy trình vì:

– Các sự cố và tỷ lệ thất bại liên quan đến một nhiệm vụ là rất cao và nó trở nên nghiêm trọng;

– Các nhân viên đang hỏi cùng một câu hỏi và có sự nhầm lẫn chung về việc giải quyết vấn đề;

– Cùng một vấn đề được giải quyết theo một vài cách khác nhau và không cách nào trong số đó cho kết quả như mong đợi;

– Nhóm phải chịu rất nhiều căng thẳng khi họ phải thực hiện một nhiệm vụ phức tạp và khá khó khăn đối với họ;

– Bạn liên tục nhận được những lời phàn nàn từ khách hàng về một vấn đề cụ thể;

– Quá trình làm việc khá dài và phức tạp, và một sai sót có thể khiến bạn mất rất nhiều thời gian và chi phí;

– Trong một số trường hợp, điều quan trọng là phải tuân theo các quy tắc và quy định một cách nghiêm ngặt, và những sai lầm có thể rất tốn kém;

Nếu công ty bạn đang gặp ít nhất một trong những tình huống này thì đây là thời điểm tốt để bạn tạo cho mình các quy trình cụ thể. Nó sẽ giúp bạn và nhóm của bạn trở nên tự tin và làm việc hiệu quả hơn hiện tại.

Các quy trình giống như lớp kem phủ trên một chiếc bánh cupcake – mọi người đều thích nó, nó mang lại hương vị đặc trưng cho chiếc bánh cupcake, và nó trông rất tuyệt. Nhưng, hầu hết chúng ta đều ghét việc làm ra nó. Mặt khác, nếu chúng ta bỏ thêm một chút công sức để tạo độ đông khi nướng, chúng ta sẽ cảm thấy tuyệt vời, và bánh của chúng ta sẽ có một diện mạo và hương vị hoàn toàn mới.

Quy tắc tương tự cũng áp dụng cho các công ty – những người sẵn sàng nỗ lực hơn nữa là những người đang phát triển. Hãy là người phát triển và sử dụng các quy trình để công việc của mọi người trở nên dễ dàng hơn.

Cách thiết lập procedure (quy trình) hiệu quả

Hiểu được procedure là gì và các lợi ích, có thể bạn sẽ muốn thực hiện ngay lập tức phải không. Dưới đây là cách thực hiện hiệu quả.

Nghiên cứu

Để tạo ra một quy trình tuyệt vời và các thủ tục hữu ích, bạn sẽ muốn thực hiện nghiên cứu của mình. Hãy nhìn lại các dự án tương tự mà nhóm của bạn đã hoàn thành trong quá khứ và nghĩ về những bước mà nhóm đã trải qua để tạo ra sản phẩm cuối cùng và thậm chí tiến hành phân tích quản lý rủi ro.

Mỗi bước bạn thực hiện trong giai đoạn nghiên cứu và phác thảo này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhóm của bạn có thể thực hiện tốt như thế nào.

Mở rộng chi tiết

“Đề cương” của bạn đã sẵn sàng và đã đến lúc lấy những điểm đó và biến chúng thành hướng dẫn cụ thể. Hãy đưa ra các hướng dẫn rõ ràng và những gì phải hoàn thành trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Các bước phải dễ làm theo để chúng dễ sử dụng trong tương lai. Điều này sẽ mang lại cho nhóm của bạn sự ổn định mà họ cần để tăng hiệu quả. Khi bạn thực hiện từng bước, hãy đảm bảo quy trình này có thể hỗ trợ nhân viên của bạn một cách nhất quán.

Xem xét và cập nhật

Khi bạn đã có bản thảo hoàn chỉnh của từng bước sẽ đi vào các quy trình và thủ tục của dự án, đã đến lúc xem xét lại.

Hãy tổ chức các cuộc họp nhóm để xem xét từng phần của quy trình để xem nó chính xác hay không. Đánh giá từng quy trình có thể ngăn chặn việc nhầm lẫn sau này.

Lắng nghe ý kiến

Hãy để các thành viên trong nhóm nói lên ý kiến ​​của họ và chia sẻ chiến lược cá nhân của họ. Điều này sẽ giúp bạn quyết định xem các bước bạn tổng hợp có thực sự là những bước tốt nhất để thực hiện hay không. Hãy nhớ rằng, bạn không nên để các quy trình và thủ tục này giết chết sự sáng tạo trong nhóm của bạn.

Quyết định thiết kế và trình bày quy trình

Nhiều người chỉ tiếp thu tốt nếu mọi thứ được trình bày một cách trực quan, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem xét cách thể hiện tốt nhất quy trình.

Quyết định xem đồng đội của bạn sẽ làm tốt nhất với biểu đồ quy trình làm việc, mẫu quy trình, hoặc hướng dẫn bằng văn bản từng bước để hướng dẫn họ trong suốt quá trình.

Trên đây là những chia sẻ về procedure là gì và các vấn đề liên quan, hi vọng bạn sẽ có thêm thông tin hữu ích nhằm góp phần phát triển đội nhóm tốt hơn.

Huỳnh Trâm