Procedure là gì hay quy trình là gì mà được xem là công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô? Hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhé.
Procedure là gì?
Những người đang làm việc trong các công ty nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp thường có ảo tưởng rằng procedure (quy trình) là thứ mà chỉ những tập đoàn lớn mới sử dụng. Họ tin rằng họ không cần quy trình, thủ tục gì cả. Nhưng, họ đã nhầm. Quy trình không phải là thứ mà các công ty lớn sử dụng để làm phiền nhân viên của họ; các quy trình là những hướng dẫn đơn giản có thể giúp mọi người hoàn thành công việc.
Đặc điểm của procedure là gì?
Các quy trình có một số khía cạnh mà bạn có thể xem xét và tất cả chúng đều khá hữu ích cho tất cả các loại công ty:
- Quy trình là một kế hoạch hành động cho nhóm của bạn. Đó là một bản đồ đường đi sẽ giúp họ không phải đi lang thang hoặc bị lạc trong khi cố gắng đạt được mục tiêu. Bằng cách sử dụng các quy trình, có nghĩa là bạn đang thúc đẩy thói quen và đưa ra các ví dụ điển hình. Qua đó, bạn đang giúp các thành viên trong nhóm hiểu đâu là mẫu hành vi mong muốn trong một tình huống cụ thể.
Ví dụ, nếu bạn có hướng dẫn từng bước về cách hành động trong trường hợp chăm sóc khách hàng, bạn có thể ngăn ngừa kết quả xấu xảy ra. Khi khách hàng gặp sự cố, nhân viên sẽ tuân thủ theo quy trình báo lỗi và cố gắng trấn an khách hàng cũng như xin lỗi một cách chân thành nhất có thể.
- Các quy trình giúp bạn thực hiện một chính sách cụ thể. Khi bạn muốn triển khai một chính sách mới, bạn cần xác định một tập hợp các hành động sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.
Quy trình sẽ giúp bạn tạo ra các bước cụ thể và các hoạt động được đề xuất mà nhóm của bạn nên thực hiện.
- Các quy trình được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn tránh trở thành người quản lý vi mô. Nếu các quy trình được viết rõ ràng, dễ hiểu thì bạn với vai trò là người quản lý có thể yên tâm thực hiện nhiệm vụ của riêng mình mà không phải lúc nào cũng lo lắng về quy trình làm việc. Bằng cách tuân theo các nguyên tắc cố định, nhân viên của bạn sẽ thực hiện công việc của họ mà bạn không cần phải theo dõi sát sao. Bạn có thể sử dụng thời gian đó để tập trung vào những điều quan trọng hơn, chẳng hạn như kết quả cuối cùng và tránh trở thành một kể cuồng kiểm soát.
Sự khác biệt giữa process (quá trình) và procedure là gì?
Quá trình là một tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để dữ liệu thành sản phẩm. Quy trình được xem là cách để thực hiện một hoạt động hoặc một quá trình.
Nói một cách đơn giản, quá trình là những gì chúng ta làm và quy trình là cách chúng ta làm điều đó.
Lí do các công ty luôn cần procedure là gì?
Hãy tự hỏi mình một câu đơn giản: “Bạn có muốn công ty của mình phát triển không?”. Nếu câu trả lời là có thì hãy bắt đầu thực hiện một số quy trình kinh doanh ngay lập tức.
Ban đầu, chỉ có một vài người trong một nhóm (tất cả đều có thể là người đồng sáng lập công ty). Trong giai đoạn này, khá dễ dàng để tìm ra cách giải quyết một vấn đề và cách hành động trong một tình huống cụ thể. Tuy nhiên, ngay sau khi bạn bắt đầu có nhân viên, mọi thứ có thể trở nên phức tạp hơn một chút. Tại thời điểm này, bạn sẽ gặp phải các hoạt động hàng ngày đòi hỏi sự nhất quán. Đây là thời điểm tốt để bắt đầu thực hiện một số quy trình nhất định. Thật không may, hầu hết chúng ta đang trì hoãn nhiệm vụ này và chúng ta không tạo ra các quy trình cho đến khi chúng ta buộc phải làm điều đó.
Dưới đây là danh sách những lý do có thể cho bạn thấy rằng đã đến lúc bắt đầu viết ra giấy. Bạn có thể cần các quy trình vì:
- Các sự cố và tỷ lệ thất bại liên quan đến một nhiệm vụ là rất cao và nó trở nên nghiêm trọng;
- Các nhân viên đang hỏi cùng một câu hỏi và có sự nhầm lẫn chung về việc giải quyết vấn đề;
- Cùng một vấn đề được giải quyết theo một vài cách khác nhau và không cách nào trong số đó cho kết quả như mong đợi;
- Nhóm phải chịu rất nhiều căng thẳng khi họ phải thực hiện một nhiệm vụ phức tạp và khá khó khăn đối với họ;
- Bạn liên tục nhận được những lời phàn nàn từ khách hàng về một vấn đề cụ thể;
- Quá trình làm việc khá dài và phức tạp, và một sai sót có thể khiến bạn mất rất nhiều thời gian và chi phí;
- Trong một số trường hợp, điều quan trọng là phải tuân theo các quy tắc và quy định một cách nghiêm ngặt, và những sai lầm có thể rất tốn kém;
Nếu công ty bạn đang gặp ít nhất một trong những tình huống này thì đây là thời điểm tốt để bạn tạo cho mình các quy trình cụ thể. Nó sẽ giúp bạn và nhóm của bạn trở nên tự tin và làm việc hiệu quả hơn hiện tại.
Các quy trình giống như lớp kem phủ trên một chiếc bánh cupcake - mọi người đều thích nó, nó mang lại hương vị đặc trưng cho chiếc bánh cupcake, và nó trông rất tuyệt. Nhưng, hầu hết chúng ta đều ghét việc làm ra nó. Mặt khác, nếu chúng ta bỏ thêm một chút công sức để tạo độ đông khi nướng, chúng ta sẽ cảm thấy tuyệt vời, và bánh của chúng ta sẽ có một diện mạo và hương vị hoàn toàn mới.
Quy tắc tương tự cũng áp dụng cho các công ty - những người sẵn sàng nỗ lực hơn nữa là những người đang phát triển. Hãy là người phát triển và sử dụng các quy trình để công việc của mọi người trở nên dễ dàng hơn.
Cách thiết lập procedure (quy trình) hiệu quả
Hiểu được procedure là gì và các lợi ích, có thể bạn sẽ muốn thực hiện ngay lập tức phải không. Dưới đây là cách thực hiện hiệu quả.
Nghiên cứu
Để tạo ra một quy trình tuyệt vời và các thủ tục hữu ích, bạn sẽ muốn thực hiện nghiên cứu của mình. Hãy nhìn lại các dự án tương tự mà nhóm của bạn đã hoàn thành trong quá khứ và nghĩ về những bước mà nhóm đã trải qua để tạo ra sản phẩm cuối cùng và thậm chí tiến hành phân tích quản lý rủi ro.
Mỗi bước bạn thực hiện trong giai đoạn nghiên cứu và phác thảo này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhóm của bạn có thể thực hiện tốt như thế nào.
Mở rộng chi tiết
“Đề cương” của bạn đã sẵn sàng và đã đến lúc lấy những điểm đó và biến chúng thành hướng dẫn cụ thể. Hãy đưa ra các hướng dẫn rõ ràng và những gì phải hoàn thành trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Các bước phải dễ làm theo để chúng dễ sử dụng trong tương lai. Điều này sẽ mang lại cho nhóm của bạn sự ổn định mà họ cần để tăng hiệu quả. Khi bạn thực hiện từng bước, hãy đảm bảo quy trình này có thể hỗ trợ nhân viên của bạn một cách nhất quán.
Xem xét và cập nhật
Khi bạn đã có bản thảo hoàn chỉnh của từng bước sẽ đi vào các quy trình và thủ tục của dự án, đã đến lúc xem xét lại.
Hãy tổ chức các cuộc họp nhóm để xem xét từng phần của quy trình để xem nó chính xác hay không. Đánh giá từng quy trình có thể ngăn chặn việc nhầm lẫn sau này.
Lắng nghe ý kiến
Hãy để các thành viên trong nhóm nói lên ý kiến của họ và chia sẻ chiến lược cá nhân của họ. Điều này sẽ giúp bạn quyết định xem các bước bạn tổng hợp có thực sự là những bước tốt nhất để thực hiện hay không. Hãy nhớ rằng, bạn không nên để các quy trình và thủ tục này giết chết sự sáng tạo trong nhóm của bạn.
Quyết định thiết kế và trình bày quy trình
Nhiều người chỉ tiếp thu tốt nếu mọi thứ được trình bày một cách trực quan, đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem xét cách thể hiện tốt nhất quy trình.
Quyết định xem đồng đội của bạn sẽ làm tốt nhất với biểu đồ quy trình làm việc, mẫu quy trình, hoặc hướng dẫn bằng văn bản từng bước để hướng dẫn họ trong suốt quá trình.
Trên đây là những chia sẻ về procedure là gì và các vấn đề liên quan, hi vọng bạn sẽ có thêm thông tin hữu ích nhằm góp phần phát triển đội nhóm tốt hơn.
Huỳnh Trâm
Kiến thức kinh tế - Cẩm nang khác
- Bảo lãnh guarantee là gì? Phân loại và ưu nhược điểm
- 6 câu hỏi phỏng vấn chuyên viên tuyển dụng dễ gặp nhất
- Vốn huy động là gì? Vai trò và cách huy động vốn phổ biến
- Capitalization là gì? Ý nghĩa và các yếu tố ảnh hưởng
- Marketplace là gì, khác gì với cửa hàng trực tuyến?
- Equity financing là gì? Phân loại, ưu và nhược điểm
- Assessment là gì? Các thuật ngữ liên quan đến assessment
- Absenteeism là gì và thường gặp trong những trường hợp nào?
- Business communication là gì và làm sao để đạt hiệu quả cao?
- Phương pháp so sánh là gì và lợi ích của việc áp dụng?
- Bút tệ là gì? Các hình thái và vai trò của bút tệ
- Nhập khẩu ủy thác tiếng Anh là gì và những điều cần biết
- Bidding documents là gì và thường được sử dụng khi nào?
- Thuyết thị trường hiệu quả Efficient market hypothesis là gì?
- Định giá động dynamic pricing là gì, ưu nhược điểm ra sao?
- Vay tín chấp tiếng Anh là gì? Có gì khác so với vay đảm bảo?
- Downgrade là gì trong lĩnh vực chứng khoán?
- Đàm phán trong kinh doanh là gì? Cách để đàm phán thành công
- Chiến lược 5 whys là gì và cách áp dụng hiệu quả
- Employee turnover là gì? Nguyên nhân và giải pháp khắc phục
- Shareholders là gì? Đặc điểm và quyền lợi của shareholder
- Turnkey project là gì? Ưu nhược điểm của turnkey project?
- Holding period return là gì và công thức tính
- Quan điểm dựa trên nguồn lực Resource based view là gì?
- Ministry of Industry and Trade là gì, trách nhiệm ra sao?
- Leasing là gì? Vai trò và các điều khoản của Leasing
- Laissez faire là gì? Đặc điểm và cách áp dụng hiệu quả
- Thủ tục kiểm soát là gì và được ứng dụng thế nào?
- Equivalent Annual Cost EAC là gì? Ý nghĩa và công thức tính
- Nhà đầu cơ speculator là gì và có gì khác với nhà đầu tư
- Đơn vị sự nghiệp có thu là gì? Đặc điểm và phân loại
- Discounted cash flow là gì? Ưu và nhược điểm ra sao?
- Thâm hụt kép là gì? Mối quan hệ giữa thâm hụt kép và vàng
- Business portfolio là gì và cách thực hiện hiệu quả
- Licensing là gì? Có gì khác so với nhượng quyền thương mại
- Thu nhập chịu thuế tiếng Anh là gì và thuật ngữ liên quan
- Too big to fail là gì và cách để ngăn chặn
- Tổng hạnh phúc quốc gia GNH là gì và các chỉ số đánh giá?
- Quyền được hưởng vesting là gì, lợi ích và bất lợi ra sao?
- Tài sản được quản lý AUM là gì và hoạt động ra sao?
- Quy mô sản xuất là gì? Cách lựa chọn quy mô sản xuất phù hợp
- Predictive analytics là gì và vì sao lại quan trọng?
- Operating lease là gì và có gì khác biệt với finance lease?
- Nhà bán lẻ là gì? Chức năng và vai trò của nhà bán lẻ
- Mô hình tăng trưởng kinh tế là gì và các loại hình nổi tiếng
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm tiếng Anh là gì?
- Hostile takeover là gì? Dấu hiệu nhận biết và giải pháp
- Tìm hiểu forum seeding là gì và vai trò gì trong marketing
- Fiscal policy là gì? Ưu nhược điểm của fiscal policy
- Contingency plan là gì và thực hiện thế nào cho hiệu quả?
- Arithmetic mean là gì và các vấn đề liên quan thường gặp
- Tìm hiểu ý nghĩa development là gì trong doanh nghiệp
- Thống kê mô tả descriptive statistics là gì?
- 7 cách mở đầu thư ứng tuyển nhàm chán nên tránh sử dụng
- Tách rời tương quan Decoupling là gì và diễn ra khi nào?
- General partner là gì, có gì khác so với Limited partner?
- Truy thu thuế tiếng Anh là gì và các khái niệm liên quan
- Penny là gì? Ưu nhược điểm của cổ phiếu penny
- Trái khoán tín dụng debenture là gì? Khác gì với trái phiếu?
- Par value là gì? Mệnh giá cổ phiếu và mệnh giá trái phiếu
- Financial accounting là gì? Khác gì so với kế toán quản trị?
- Công nghệ gen là gì? Ảnh hưởng của công nghệ gen
- Brand name là gì? Nguyên tắc đặt brand name hiệu quả
- Lean Startup là gì? Có lợi thế gì so với Startup?
- Lạm phát inflation là gì? Cách đo lường chỉ số lạm phát
- Chi phí dồn tích Accrued Expense là gì trong kế toán?
- Value added là gì và vai trò đối với nền kinh tế?
- Hiệp phương sai là gì? Công thức tính hiệp phương sai
- Economic order quantity là gì và cách áp dụng
- Elevator pitch là gì? Cách tạo một elevator pitch hấp dẫn
- Rào cản thương mại là gì? Các hình thức phổ biến và tác động
- Information system là gì, có đặc trưng và vai trò ra sao?
- Hội nhập kinh tế quốc tế là gì? Lợi ích khi gia nhập ra sao?
- Mô hình kinh doanh Business Model là gì?
- Định chế tài chính là gì? Vai trò của định chế tài chính
- Nhóm ngành Sector là gì? Những thông tin cơ bản bạn cần biết
- Năng lực cốt lõi core competencies là gì và tiêu chí xác định
- Hợp đồng mua bán điện PPA là gì? Ưu nhược điểm ra sao?
- Quản trị rủi ro là gì? 5 bước quản trị rủi ro hiệu quả
- Third party là gì? Third party transaction là gì?
- Fixed cost là gì? Tác động của fixed cost đến lợi nhuận
- Capital goods là gì? Có gì khác so với Consumer goods?
- Áp dụng phương pháp Pomodoro để làm việc tại nhà hiệu quả
- 6 câu hỏi phỏng vấn ngân hàng khó và cách trả lời “ăn” điểm
- Sách trắng whitepaper là gì? Vai trò của whitepaper
- Tìm hiểu thông quan hải quan Customs Clearance là gì
- Pareto Chart là gì, có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp?
- 5 Forces là gì? Lợi ích khi dùng mô hình 5 Forces
- Sức mạnh của kỹ năng kể chuyện trong Marketing
- Depreciation là gì và có gì khác so với Amortization?
- CPTPP là gì? Những lợi ích khi tham gia CPTPP
- Dividend Payout Ratio là gì? Công thức, ý nghĩa Payout Ratio
- Compliance Officer là gì? Nhiệm vụ công việc ra sao?
- Accountability là gì, có khác biệt gì với responsibility?
- Request for Information RFI là gì? Khi nào nên sử dụng RFI?
- JSC là gì? Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức công ty cổ phần
- Trung vị là gì và có gì khác so với giá trị trung bình
- Bán chéo là gì? Lợi ích của bán chéo đối với doanh nghiệp
- Sản phẩm du lịch là gì, thành phần và đặc điểm cơ bản
- LIBOR là gì? Vai trò của Libor đến thị trường tài chính
- EPE là gì? Điều kiện và thủ tục thành lập doanh nghiệp EPE
- Outsourcing là gì? Lợi ích và hạn chế khi outsource
- Null hypothesis là gì, khác gì với alternative hypothesis?
- Remittance là gì và được thực hiện ra sao trong giao dịch?
- Exchange là gì trong thị trường chứng khoán?
- Coefficient of Variation là gì? Vai trò và ưu, nhược điểm
- NPV là gì? Ưu nhược điểm và công thức tính
- Khấu hao lũy kế Accumulated Depreciation là gì và cách tính
- Retained Earnings là gì và sử dụng thế nào cho hiệu quả?
- Động lực là gì? Vì sao cần tạo động lực cho nhân viên?
- Paid-up Capital là gì, có gì khác so với vốn điều lệ?
- Công ty offshore là gì? Ưu, nhược điểm của công ty offshore
- Truyền thông nội bộ là gì? Lợi ích và cách cải thiện
- Variance là gì? Công thức tính variance và ứng dụng
- Machine Learning là gì? Ứng dụng của Machine Learning
- Thông tin là gì? Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
- Carbon footprint là gì? Cách đơn giản giảm khí thải carbon
- Confidence Interval là gì - khái niệm và cách tính chuẩn xác
- Mortgage là gì? Thế chấp và khoản vay khác nhau thế nào?
- Mục tiêu SMART là gì? Các ứng dụng và tầm quan trọng
- Comparative Advantage là gì? Cách xác định lợi thế so sánh
- Back office là gì? Tầm quan trọng và các vị trí liên quan
- Bình quân gia quyền là gì? Ứng dụng và cách tính chuẩn xác
- Kim ngạch là gì? Cách tính kim ngạch xuất khẩu
- Holding Company là gì? Ưu nhược điểm của Holding Company
- SWOT là gì? Vì sao cần tiến hành phân tích SWOT?
- Tài khoản đối ứng là gì, tầm quan trọng và mục đích sử dụng
- VN30 là gì? Giải đáp các thắc mắc liên quan đến VN30
- Tỷ lệ nợ xấu là gì? Mục đích và cách tính tỷ lệ nợ xấu
- Cost of goods sold là gì: định nghĩa và cách tính chính xác
- Chỉ số giá tiêu dùng CPI là gì? Ý nghĩa và cách xác định
- Data Flow Diagram là gì? Thành phần và các bước xây dựng
- Standard deviation là gì? Công thức tính và ứng dụng
- Lợi nhuận biên là gì? Công tính thức lợi nhuận biên
- Neural network là gì? Vai trò và ứng dụng của neural network
- Phạm vi dự án là gì? Tầm quan trọng và cách xác định
- Joint Venture là gì? Lợi ích của Joint Venture
- Tổng doanh thu là gì? Các loại doanh thu và cách tính
- Quy mô thị trường là gì? Tầm quan trọng và cách xác định
- P&L là gì? Các thành phần quan trọng của một P&L
- VN Index là gì? Tất tần tật thông tin cần biết về VN Index
- PCI là gì? Tất tần tật những lĩnh vực mà PCI biểu thị
- YTD là gì? Lợi ích và cách tính YTD cho doanh nghiệp
- Equity là gì? Tìm hiểu các hình thức equity trong tài chính
- Lead time là gì? Ý nghĩa, vai trò và các vấn đề liên quan
- End To End là gì? Vai trò và đặc điểm của quy trình đầu cuối
- Cash flow là gì? Cách giúp quản lý Cash flow hiệu quả
- Dự án là gì, tính năng và các bước thực hiện dự án
- Biểu đồ Gantt là gì? Lợi ích của biểu đồ Gantt trong quản lý
- Debit note là gì? Cách phân biệt Debit note và Credit note
- Thư xin việc cho sinh viên mới ra trường: 7 lỗi nên tránh
- Bank statement là gì? Mục đích và cách sử dụng
- Value là gì? Tìm hiểu ý nghĩa value trong kinh tế
- LLC là gì? Ưu và nhược điểm của công ty trách nhiệm hữu hạn