Data Flow Diagram là gì? Nếu bạn chưa từng làm quen với Data Flow Diagram (sơ đồ luồng dữ liệu) trước đây, công cụ này có thể khá khó hiểu vì nó bao gồm nhiều cấp độ, ký hiệu khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn khái niệm, cách sử dụng và những lợi ích không thể bỏ qua của một Data Flow Diagram đối với doanh nghiệp.
Data Flow Diagram là gì?
Data Flow Diagram, được viết tắt là DFD được dịch là Sơ đồ luồng dữ liệu.
Mọi doanh nghiệp đều được xây dựng dựa trên các hệ thống và quy trình để tối ưu việc vận hành. Có vô số phương pháp để cải thiện tính hiệu quả, và nổi bật trong số đó là Sơ đồ luồng dữ liệu - Data Flow Diagram.
Mô hình DFD sơ đồ hóa dòng chảy của thông tin qua bất kỳ một hệ thống hoặc quá trình nào. DFD sử dụng các ký hiệu như hình chữ nhật, hình tròn, mũi tên, các nhãn văn bản ngắn, nhằm hiển thị dữ liệu đầu vào, đầu ra, điểm lưu trữ và các tuyến di chuyển giữa mỗi trạm tiếp nhận. Cách làm này giúp bạn dễ dàng hình dung được tổng thể quá trình vận hành, xác định những điểm kém hiệu quả và cải thiện hệ thống tốt nhất có thể.
Các mức độ của sơ đồ luồng dữ liệu cung cấp một bức tranh tổng quan về quy trình đơn giản, cho đến một DFD chuyên sâu, miêu tả cụ thể hơn về cách dữ liệu được xử lý. Do đó, bạn có thể sử dụng DFD cả khi phân tích một hệ thống sẵn có và khi muốn xây dựng một hệ thống mới. DFD có thể được ứng dụng trong mọi lĩnh vực, ví dụ như công nghệ thông tin, phát triển kinh doanh...
“Data Flow Diagram giúp bạn dễ dàng hình dung tổng thể quá trình vận hành, xác định những điểm kém hiệu quả và cải thiện hệ thống tốt nhất có thể”
Các thành phần của Data Flow Diagram là gì?
Một sơ đồ luồng dữ liệu có 4 thành phần:
- Quy trình (Process): Quy trình là hoạt động làm thay đổi dữ liệu để tạo thành kết quả đầu ra. Một quy trình có thể được phân tách thành nhiều mức độ chi tiết tốt hơn để thể hiện cách dữ liệu đang được xử lý.
- Đơn vị bên ngoài (External Entity): Một hệ thống bên ngoài hệ thống chính và trao đổi thông tin với hệ thống chính. Nó có thể là nhóm người như khách hàng, tổ chức như ngân hàng, bộ phận khác của doanh nghiệp hoặc hệ thống con.
- Kho dữ liệu (Data Store): Nơi lưu trữ dữ liệu cần thiết sử dụng sau này hay thông tin được tạo ra xuyên suốt cả quá trình. Ví dụ: bảng cơ sở dữ liệu, biểu mẫu thành viên, thống kê hàng hóa...
- Dòng dữ liệu (Data Flow): Thể hiện bằng mũi tên - là lộ trình dữ liệu di chuyển qua lại giữa các đơn vị bên ngoài, quy trình và kho lưu trữ dữ liệu.
Các bước xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Khi hiểu Data Flow Diagram là gì, có thể bạn sẽ muốn biết cách lập sơ đồ này. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể.
Quy trình thiết kế một DFD có thể được chia thành 5 bước:
- Xác định đầu vào, đầu ra chính của hệ thống
Gần như mọi quy trình đều bắt đầu với một nguồn dữ liệu đi vào hệ thống và kết thúc khi dữ liệu đi ra khỏi hệ thống. Toàn bộ phần còn lại của DFD sẽ được xây dựng dựa trên các yếu tố này, vì vậy hãy sớm xác định chúng để có một cái nhìn vĩ mô về hệ thống của bạn.
- Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh
Được gọi là DFD cấp 0, sơ đồ ngữ cảnh thể hiện tổng quan quá trình duy nhất và các kết nối của hệ thống chính với các yếu tố bên ngoài. Khi bạn đã xác định được các đầu vào và đầu ra chính, việc xây dựng sơ đồ ngữ cảnh rất đơn giản. Chỉ cần có một ký hiệu Process ở giữa và vẽ các kết nối của nó với các External Entity.
- Mở rộng sơ đồ thành DFD cấp 1
Trong DFD cấp 1, quy trình duy nhất ở DFD cấp 0 sẽ được chia nhỏ thành các quy trình con. Lúc này, sơ đồ sẽ cần thêm các luồng dữ liệu và kho dữ liệu để liên kết chúng với nhau.
- Tiếp tục nâng lên DFD cấp 2+
Bạn tiếp tục chia nhỏ và cụ thể hơn quy trình của DFD cấp 1. Đừng quên bổ sung những thành phần cần thiết để có một bản phân tích chi tiết về hệ thống của mình. Bạn có thể tiếp tục mở rộng tới các DFD cấp cao hơn khi cần thiết. Nhưng thông thường thì phân chia tới DFD cấp 3 là sơ đồ luồng dữ liệu đã đủ chi tiết rồi.
- Kiểm tra và xác nhận độ chính xác của DFD
Khi bạn đã hoàn thiện sơ đồ luồng dữ liệu của mình, hãy kiểm tra kỹ lại từ đầu tới cuối. Bạn có bỏ sót thành phần cần thiết nào không? Người khác có thể hiểu cách hệ thống hoạt động bằng việc đọc DFD này không?
Bạn có thể nhờ quản lý hay đồng nghiệp kiểm tra cùng để đảm bảo DFD đó đã phù hợp. DFD được tạo ra không chỉ để giữ cho riêng mình, mà còn nên được chia sẻ tới sếp của bạn, các thành viên trong nhóm, các bên đối tác - những người có thể cần tham khảo nó.
Trên đây là những chia sẻ về Data Flow Diagram là gì, ý nghĩa và cách xác định. Đôi khi, DFD có thể khá khó lập tùy thuộc vào hệ thống của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó vẫn là một phương pháp hỗ trợ hết sức hữu dụng đối với việc duy trì và cải thiện hệ thống. Chúc các bạn ứng dụng sơ đồ luồng dữ liệu thành công nhé!
Hà Phương
Kiến thức kinh tế - Cẩm nang khác
- Bảo lãnh guarantee là gì? Phân loại và ưu nhược điểm
- 6 câu hỏi phỏng vấn chuyên viên tuyển dụng dễ gặp nhất
- Vốn huy động là gì? Vai trò và cách huy động vốn phổ biến
- Capitalization là gì? Ý nghĩa và các yếu tố ảnh hưởng
- Marketplace là gì, khác gì với cửa hàng trực tuyến?
- Equity financing là gì? Phân loại, ưu và nhược điểm
- Assessment là gì? Các thuật ngữ liên quan đến assessment
- Absenteeism là gì và thường gặp trong những trường hợp nào?
- Business communication là gì và làm sao để đạt hiệu quả cao?
- Phương pháp so sánh là gì và lợi ích của việc áp dụng?
- Bút tệ là gì? Các hình thái và vai trò của bút tệ
- Nhập khẩu ủy thác tiếng Anh là gì và những điều cần biết
- Bidding documents là gì và thường được sử dụng khi nào?
- Thuyết thị trường hiệu quả Efficient market hypothesis là gì?
- Định giá động dynamic pricing là gì, ưu nhược điểm ra sao?
- Vay tín chấp tiếng Anh là gì? Có gì khác so với vay đảm bảo?
- Downgrade là gì trong lĩnh vực chứng khoán?
- Đàm phán trong kinh doanh là gì? Cách để đàm phán thành công
- Chiến lược 5 whys là gì và cách áp dụng hiệu quả
- Employee turnover là gì? Nguyên nhân và giải pháp khắc phục
- Shareholders là gì? Đặc điểm và quyền lợi của shareholder
- Turnkey project là gì? Ưu nhược điểm của turnkey project?
- Holding period return là gì và công thức tính
- Quan điểm dựa trên nguồn lực Resource based view là gì?
- Ministry of Industry and Trade là gì, trách nhiệm ra sao?
- Leasing là gì? Vai trò và các điều khoản của Leasing
- Laissez faire là gì? Đặc điểm và cách áp dụng hiệu quả
- Thủ tục kiểm soát là gì và được ứng dụng thế nào?
- Equivalent Annual Cost EAC là gì? Ý nghĩa và công thức tính
- Nhà đầu cơ speculator là gì và có gì khác với nhà đầu tư
- Đơn vị sự nghiệp có thu là gì? Đặc điểm và phân loại
- Discounted cash flow là gì? Ưu và nhược điểm ra sao?
- Thâm hụt kép là gì? Mối quan hệ giữa thâm hụt kép và vàng
- Business portfolio là gì và cách thực hiện hiệu quả
- Licensing là gì? Có gì khác so với nhượng quyền thương mại
- Thu nhập chịu thuế tiếng Anh là gì và thuật ngữ liên quan
- Too big to fail là gì và cách để ngăn chặn
- Tổng hạnh phúc quốc gia GNH là gì và các chỉ số đánh giá?
- Quyền được hưởng vesting là gì, lợi ích và bất lợi ra sao?
- Tài sản được quản lý AUM là gì và hoạt động ra sao?
- Quy mô sản xuất là gì? Cách lựa chọn quy mô sản xuất phù hợp
- Predictive analytics là gì và vì sao lại quan trọng?
- Operating lease là gì và có gì khác biệt với finance lease?
- Nhà bán lẻ là gì? Chức năng và vai trò của nhà bán lẻ
- Mô hình tăng trưởng kinh tế là gì và các loại hình nổi tiếng
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm tiếng Anh là gì?
- Hostile takeover là gì? Dấu hiệu nhận biết và giải pháp
- Tìm hiểu forum seeding là gì và vai trò gì trong marketing
- Fiscal policy là gì? Ưu nhược điểm của fiscal policy
- Contingency plan là gì và thực hiện thế nào cho hiệu quả?
- Arithmetic mean là gì và các vấn đề liên quan thường gặp
- Tìm hiểu ý nghĩa development là gì trong doanh nghiệp
- Thống kê mô tả descriptive statistics là gì?
- 7 cách mở đầu thư ứng tuyển nhàm chán nên tránh sử dụng
- Tách rời tương quan Decoupling là gì và diễn ra khi nào?
- General partner là gì, có gì khác so với Limited partner?
- Truy thu thuế tiếng Anh là gì và các khái niệm liên quan
- Penny là gì? Ưu nhược điểm của cổ phiếu penny
- Trái khoán tín dụng debenture là gì? Khác gì với trái phiếu?
- Par value là gì? Mệnh giá cổ phiếu và mệnh giá trái phiếu
- Financial accounting là gì? Khác gì so với kế toán quản trị?
- Công nghệ gen là gì? Ảnh hưởng của công nghệ gen
- Brand name là gì? Nguyên tắc đặt brand name hiệu quả
- Lean Startup là gì? Có lợi thế gì so với Startup?
- Lạm phát inflation là gì? Cách đo lường chỉ số lạm phát
- Chi phí dồn tích Accrued Expense là gì trong kế toán?
- Value added là gì và vai trò đối với nền kinh tế?
- Hiệp phương sai là gì? Công thức tính hiệp phương sai
- Economic order quantity là gì và cách áp dụng
- Elevator pitch là gì? Cách tạo một elevator pitch hấp dẫn
- Rào cản thương mại là gì? Các hình thức phổ biến và tác động
- Information system là gì, có đặc trưng và vai trò ra sao?
- Hội nhập kinh tế quốc tế là gì? Lợi ích khi gia nhập ra sao?
- Mô hình kinh doanh Business Model là gì?
- Định chế tài chính là gì? Vai trò của định chế tài chính
- Nhóm ngành Sector là gì? Những thông tin cơ bản bạn cần biết
- Năng lực cốt lõi core competencies là gì và tiêu chí xác định
- Hợp đồng mua bán điện PPA là gì? Ưu nhược điểm ra sao?
- Quản trị rủi ro là gì? 5 bước quản trị rủi ro hiệu quả
- Third party là gì? Third party transaction là gì?
- Fixed cost là gì? Tác động của fixed cost đến lợi nhuận
- Capital goods là gì? Có gì khác so với Consumer goods?
- Áp dụng phương pháp Pomodoro để làm việc tại nhà hiệu quả
- 6 câu hỏi phỏng vấn ngân hàng khó và cách trả lời “ăn” điểm
- Sách trắng whitepaper là gì? Vai trò của whitepaper
- Tìm hiểu thông quan hải quan Customs Clearance là gì
- Pareto Chart là gì, có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp?
- 5 Forces là gì? Lợi ích khi dùng mô hình 5 Forces
- Sức mạnh của kỹ năng kể chuyện trong Marketing
- Depreciation là gì và có gì khác so với Amortization?
- CPTPP là gì? Những lợi ích khi tham gia CPTPP
- Dividend Payout Ratio là gì? Công thức, ý nghĩa Payout Ratio
- Compliance Officer là gì? Nhiệm vụ công việc ra sao?
- Accountability là gì, có khác biệt gì với responsibility?
- Request for Information RFI là gì? Khi nào nên sử dụng RFI?
- JSC là gì? Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức công ty cổ phần
- Trung vị là gì và có gì khác so với giá trị trung bình
- Bán chéo là gì? Lợi ích của bán chéo đối với doanh nghiệp
- Sản phẩm du lịch là gì, thành phần và đặc điểm cơ bản
- LIBOR là gì? Vai trò của Libor đến thị trường tài chính
- EPE là gì? Điều kiện và thủ tục thành lập doanh nghiệp EPE
- Outsourcing là gì? Lợi ích và hạn chế khi outsource
- Null hypothesis là gì, khác gì với alternative hypothesis?
- Remittance là gì và được thực hiện ra sao trong giao dịch?
- Exchange là gì trong thị trường chứng khoán?
- Coefficient of Variation là gì? Vai trò và ưu, nhược điểm
- NPV là gì? Ưu nhược điểm và công thức tính
- Khấu hao lũy kế Accumulated Depreciation là gì và cách tính
- Retained Earnings là gì và sử dụng thế nào cho hiệu quả?
- Động lực là gì? Vì sao cần tạo động lực cho nhân viên?
- Paid-up Capital là gì, có gì khác so với vốn điều lệ?
- Công ty offshore là gì? Ưu, nhược điểm của công ty offshore
- Truyền thông nội bộ là gì? Lợi ích và cách cải thiện
- Variance là gì? Công thức tính variance và ứng dụng
- Machine Learning là gì? Ứng dụng của Machine Learning
- Thông tin là gì? Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
- Carbon footprint là gì? Cách đơn giản giảm khí thải carbon
- Confidence Interval là gì - khái niệm và cách tính chuẩn xác
- Mortgage là gì? Thế chấp và khoản vay khác nhau thế nào?
- Mục tiêu SMART là gì? Các ứng dụng và tầm quan trọng
- Comparative Advantage là gì? Cách xác định lợi thế so sánh
- Back office là gì? Tầm quan trọng và các vị trí liên quan
- Bình quân gia quyền là gì? Ứng dụng và cách tính chuẩn xác
- Kim ngạch là gì? Cách tính kim ngạch xuất khẩu
- Holding Company là gì? Ưu nhược điểm của Holding Company
- SWOT là gì? Vì sao cần tiến hành phân tích SWOT?
- Tài khoản đối ứng là gì, tầm quan trọng và mục đích sử dụng
- VN30 là gì? Giải đáp các thắc mắc liên quan đến VN30
- Tỷ lệ nợ xấu là gì? Mục đích và cách tính tỷ lệ nợ xấu
- Cost of goods sold là gì: định nghĩa và cách tính chính xác
- Chỉ số giá tiêu dùng CPI là gì? Ý nghĩa và cách xác định
- Standard deviation là gì? Công thức tính và ứng dụng
- Lợi nhuận biên là gì? Công tính thức lợi nhuận biên
- Neural network là gì? Vai trò và ứng dụng của neural network
- Tổng doanh thu là gì? Các loại doanh thu và cách tính
- Interest rate là gì? Các loại lãi suất phổ biến
- Barcode là gì? Giải đáp các thắc mắc về barcode
- Quy mô thị trường là gì? Tầm quan trọng và cách xác định
- P&L là gì? Các thành phần quan trọng của một P&L
- Thuế môn bài là gì? Quy định về thuế môn bài bạn cần biết
- PCI là gì? Tất tần tật những lĩnh vực mà PCI biểu thị
- YTD là gì? Lợi ích và cách tính YTD cho doanh nghiệp
- Equity là gì? Tìm hiểu các hình thức equity trong tài chính
- Lead time là gì? Ý nghĩa, vai trò và các vấn đề liên quan
- End To End là gì? Vai trò và đặc điểm của quy trình đầu cuối
- Cash flow là gì? Cách giúp quản lý Cash flow hiệu quả
- Dự án là gì, tính năng và các bước thực hiện dự án
- Biểu đồ Gantt là gì? Lợi ích của biểu đồ Gantt trong quản lý
- Debit note là gì? Cách phân biệt Debit note và Credit note
- Thư xin việc cho sinh viên mới ra trường: 7 lỗi nên tránh
- LLC là gì? Ưu và nhược điểm của công ty trách nhiệm hữu hạn
- Lợi nhuận gộp là gì? Cách tính lợi nhuận gộp đơn giản