Chi phí dự phòng là gì? Chi phí dự phòng bằng bao nhiêu %?

Chi phí dự phòng là gì? Cách tính chi phí dự phòng và những điểm cần lưu ý trong chi phí dự phòng ngành xây dựng là gì?… Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé.

Khái niệm chi phí dự phòng là gì?

Chi phí dự phòng xuất hiện trong bất cứ một hợp đồng, dự án nào của doanh nghiệp. Từ kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhập hàng, kế hoạch đầu tư công nghệ, kế hoạch xây dựng đều có chi phí dự phòng. Trong tiếng Anh, chi phí dự phòng được gọi bằng cụm từ “Contingency cost”. 

Chi phí dự phòng được hiểu là khoản chi phí dự trù để bổ sung vào chi phí chính trong trường hợp phát sinh các vấn đề khi tiến hành các dự án.

Chi phí dự phòng còn được gọi là dự phòng phí, tức là phí sinh ra để dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Nói cách khác, chi phí dự phòng như một khoản “bảo hiểm rủi ro” cho dự án của doanh nghiệp.

Khái niệm này được đặc biệt sử dụng phổ biến trong ngành bảo hiểm, trong ngành xây dựng.

Đối với ngành bảo hiểm, chi phí dự phòng được hiểu là khoản quỹ được trích ra theo tháng, quý, năm để bù đắp rủi ro phát sinh từ những hợp đồng bảo hiểm.

Trong ngành xây dựng thì khái niệm chi phí dự phòng phổ biến hơn cả và có vai trò rất lớn. Nó được hiểu là khoản phí được chi ra dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh bị trượt giá trong quá trình xây dựng và hoàn thiện công trình.

Ý nghĩa chi phí dự phòng là gì?

Mặc dù mang tính dự phòng, thậm chí chi phí này có thể chỉ tồn tại dưới dạng “dự phòng”, tức là không được dùng đến nhưng nó lại có ý nghĩa quan trọng. Vậy cụ thể ý nghĩa của chi phí dự phòng là gì?

Thứ nhất nó giúp doanh nghiệp luôn có kế hoạch cụ thể và chủ động về nguồn vốn. Vốn là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho sự phát triển của một doanh nghiệp. Khi phân bổ vốn và chi phí hợp lý, doanh nghiệp sẽ có cơ hội nắm bắt các dự án tiền năng cũng như đảm bảo cho dự án triển khai không bị đình trệ hay thiếu vốn. 

Thứ hai, chi phí dự phòng được xây dựng để tránh phát sinh những chi phí không cần thiết, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khâu của một dự án. Dự án càng cụ thể, càng chi tiết, chi phí dự phòng càng sát thì rủi ro sẽ càng giảm xuống.

Thứ ba, chi phí dự phòng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn về lợi nhuận của một dự án trước khi quyết định đầu tư hay không. Cũng từ đó, chủ dự án sẽ có định giá ban đầu tương đối chính xác, hợp lý về giá trị của công trình mà họ đang thực hiện trước khi mở bán. 

Thứ tư, đối với dự án đấu thầu thì chi phí dự phòng không chỉ giúp chủ đầu tư hay nhà thầu đưa ra giá thầu hợp lý mà nó còn là chỉ số có vai trò như một lợi thế giúp nhà thầu thắng thầu. Khi chi phí dự phòng được tính toán phù hợp và thực tế thì nhà thầu sẽ được đánh giá cao về năng lực, uy tín.

Chi phí dự phòng trong lĩnh vực xây dựng và một số lưu ý

Sau tác động của Covid, rõ ràng, giá nguyên vật liệu đặc biệt sắt, thép tăng phi mã. Điều đó kéo theo giá thành của một công trình xây dựng bị đội lên rất nhiều. Nếu nhà thầu không có bài toán về chi phí dự phòng, rõ ràng sẽ rất khó khăn trong quá trình lo vốn để đảm bảo tiến độ công trình cũng như đảm bảo cam kết với chủ đầu tư. Cũng chính vì thế mà các khoản dự toán trong lĩnh vực xây dựng là một trong yếu tố không thể thiếu đối với bất kì một hợp đồng xây dựng nào.

Nhà nước có quy định rõ ràng về các loại chi phí dự phòng, cụ thể tại điểm G khoản 2 Điều 5 Nghị định 10/2021/NĐ-CP. Theo đó, chi phí dự phòng sẽ bị chi phối và tác động bởi rất nhiều yếu tố khác nhau. Từ giá thành của vật liệu xây dựng, có thể tăng hoặc giảm; chi phí công nhân phát sinh; chi phí trượt giá của công trình xây dựng tới độ dài của dự án xây dựng, chi phí lãi vay theo năm… 

Do đó, để tính được chi phí dự phòng chính xác nhất trong xây dựng thì nhà thầu cần căn cứ vào tất cả các yếu tố phụ thuộc tới chi phí có thể xảy ra. Từ đó, chi phí dự phòng được tính bằng tổng khối lượng công việc phát sinh được thêm vào yếu tố trượt giá. Nhà thầu cần có một số lưu ý sau:

Thứ nhất, về công thức tính, chi phí dự phòng được tính bằng tỷ lệ phần trăm dựa trên chi phí cơ bản tùy thuộc vào giai đoạn của dự án. Bạn cũng có thể tính chi phí dự phòng dựa trên xác suất.

Mỗi công thức tính tuy khác nhau nhưng sẽ có yếu tố được định sẵn dựa vào thực tế. Sau đó căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, thậm chí từng công trình cụ thể để có công thức cụ thể để đảm bảo độ chính xác cao.

Thứ hai, dẫu áp dụng công thức nào thì phần trăm chi phí dự phòng không nên vượt quá 5%. Có thể với công trình nhỏ thì 5% không có ảnh hưởng nhưng với công trình lớn hoặc công trình có sự kết hợp của nhiều nhà đầu tư thì 5% cho chi phí dự phòng là rất lớn. Nếu quá 5% nhà đầu tư rất khó kiểm soát tiến độ cũng như hiệu quả của công trình sẽ bị ảnh hưởng.

Thứ ba, chi phí dự phòng phải được xác định phù hợp với tính chất công việc, thời gian thực hiện và hình thức hợp đồng của dự án. Mỗi dự án, công trình sẽ có thời gian và hình thức khác nhau nên công thức tính dự phòng cũng khác nhau.
 

Thứ tư, tùy từng gói thầu, chi phí dự phòng trong giá gói thầu không được vượt mức chi phí dự phòng trong tổng mức đầu tư đã được phê duyệt trước đó.
 

Trong những năm qua, chúng ta có thể nhận thấy rất nhiều công trình xây dựng bị đội vốn, bị đình trệ kéo dài. Một trong những nguyên nhân không chỉ ở việc nhà thầu không đảm bảo tiến độ mà còn ở câu chuyện các gói thầu tính chi phí dự phòng chưa hợp lý. Do đó bên cạnh quản lý thì việc tính toán chi phí nói chung và chi phí dự phòng nói riêng cần đảm bảo tính khách quan, trung thực cũng như tầm nhìn về biến động giá trong nước và quốc tế.

Hi vọng với những chia sẻ về chi phí dự phòng là gì, ý nghĩa cũng như vấn đề liên quan tới chi phí dự phòng xây dựng trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về việc quản lý vốn cũng như cách tính toán chi phí để đảm bảo luôn có sự chủ động về tài chính trong công việc và cuộc sống.

Nguyễn Lý