Tiết Lộ Cách Gửi CV Qua Mail Khiến Bạn được Chú ý

Mục Lục

- Tìm hiểu cách gửi CV qua mail giúp bạn tạo ấn tượng tích cực
- Một số câu hỏi liên quan đến cách gửi CV qua mail

Sau khi viết xong CV và thư xin việc, bạn sẽ cần gửi chúng cho nhà tuyển dụng. Nếu được yêu cầu gửi hồ sơ qua email, bạn cần đảm bảo rằng người nhận sẽ “chào đón” email đó. Vì đây là lần đầu tiên tương tác với nhà tuyển dụng nên bạn cần tạo ấn tượng tích cực. Điều này có nghĩa là bạn cần biết chính xác cách gửi CV qua mail. Vậy làm thế nào để bạn có thể đạt được mục tiêu này? Hãy cùng đi tìm câu trả lời qua phần chia sẻ của chị Dương Thu Hà, Chuyên viên tuyển dụng cấp cao sau đây nhé.

Tìm hiểu cách gửi CV qua mail giúp bạn tạo ấn tượng tích cực

“Biết cách gửi CV qua mail ngắn gọn, hấp dẫn về mặt hình ảnh và truyền đạt hiệu quả ý định giúp bạn tạo ấn tượng đầu tiên tích cực và tăng cơ hội được chú ý.”

Định dạng CV và thư xin việc của bạn một cách chính xác

“Tên file được đặt một cách ngắn gọn và rõ ràng như Tên họ_CV” hay “Tên họ_Thư xin việc” vừa giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp vừa giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận dạng”, chị Thu Hà gợi ý. Đồng thời chị cũng nhấn mạnh hãy luôn gửi CV và thư xin việc theo định dạng mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Trước khi quyết định lưu file ở dạng nào, hãy đọc kỹ mô tả công việc để xem nhà tuyển dụng có thích loại định dạng nào đó không. Nếu không, bạn có thể chọn lưu .docx hoặc .pdf. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng thích PDF hơn vì định dạng tốt hơn và tương thích trên nhiều nền tảng, hệ điều hành và thiết bị khác nhau.

“Sau đảm đảm bảo không mắc sai sót nào thì hãy đính kèm CV và thư xin việc vào email để tránh việc nhấn gửi mà quên mất các tài liệu này”, chị Thu Hà nhắc nhở.

Hoàn thiện dòng chủ đề email

Các nhà tuyển dụng nhận được hàng trăm email mỗi ngày. “Vậy nên, dòng tiêu đề email cần phải rõ ràng để người đọc biết họ đang mở cái gì khi nhấp vào email của bạn”, chị Thu Hà giải thích.

Thông thường, hộp thư đến sẽ hiển thị khoảng 130 ký tự trong dòng tiêu đề email, trong khi điện thoại di động hiển thị 25 đến 40 ký tự, vì vậy hãy giữ số lượng từ khoảng 10 – 16 với sự kết hợp của các thông tin sau:

Chức danh hoặc vị trí tuyển dụng;
Họ và tên của bạn;
Mã số công việc được chỉ định trong trường hợp doanh nghiệp tuyển dụng nhiều vị trí cùng lúc;
Và cụm từ “CV” hoặc các từ mang ý nghĩa tương tự như Hồ sơ xin việc.

“Một tiêu đề được viết tốt sẽ tăng cơ hội thành công của bạn, để lại ấn tượng tích cực và khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn”, chị Thu Hà nhận xét. Chị cũng lưu ý rằng, đừng cố làm “lố” để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng bằng cách nói những câu như “Tôi là ứng viên tốt nhất”. Điều này không hiệu quả như bạn tưởng tượng. Và cũng đừng tự chuyển email của mình vào thư mục Spam của người nhận vì tiêu đề sai chính tả, toàn chữ viết hoa hay có quá nhiều dấu chấm câu.

Nói với nhà tuyển dụng bạn là ai và phác thảo mục đích của email

Nhà tuyển dụng không có quá nhiều thời gian. Đây là lí do vì sao khi nói về cách gửi CV qua mail, chị Thu Hà khuyên rằng hãy mở đầu một cách lịch sự và đi thẳng vào vấn đề. Dòng đầu tiên trong email cần cho họ biết mục đích là gì. Chẳng hạn như:

“Kính gửi anh, chị…

Em là… và em viết thư này để ứng tuyển vào vị trí Nhân viên Marketing đang được tuyển dụng tại công ty A”.

Theo cách này, họ sẽ hiểu ngay nội dung chính của email mà không mất quá nhiều thời gian.

Nói về lý do tại sao bạn quan tâm đến vị trí và cho thấy sự tương thích

Sau khi đã nói rõ mục đích email, bạn có thể thêm vào lí do tại sao bạn quan tâm đến việc làm việc cho công ty và động lực của bạn khi nộp hồ sơ ứng tuyển. “Để bắt đầu, hãy nêu bật những điều thu hút sự chú ý của bạn về công việc và công ty, chẳng hạn như sự phát triển của công ty hoặc trách nhiệm cụ thể của vai trò hay đề cập đến sứ mệnh, văn hóa và giá trị của doanh nghiệp và cách chúng phù hợp với bản thân”, chị Thu Hà đề xuất và đưa ra ví dụ:

“Em rất hào hứng khi thấy vị trí này được đăng tuyển vì nó hoàn toàn phù hợp với mục tiêu và sở thích nghề nghiệp của em. Các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho công việc là những điều mà em đã rèn luyện trong vài năm qua và em rất muốn áp dụng chúng vào một thử thách mới. Ngoài ra, em cũng ngưỡng mộ danh tiếng và các giá trị của công ty và em tin rằng đảm trách vị trí này sẽ là cơ hội để em góp phần giúp công ty phát triển vững mạnh hơn”.

Phân tích vì sao đây là cách viết email gửi CV hay, chị Thu Hà nói: “Điều này cho thấy bạn đã nghiên cứu về công việc và công ty. Bạn cũng đã xác định kỹ năng và sở thích của mình phù hợp như thế nào với yêu cầu công việc cũng như cho thấy bạn nhiệt tình và mong muốn làm việc ở đây”.

Nêu bật thành tích cho thấy bạn là sự lựa chọn đúng đắn

Để email trở nên hấp dẫn hơn, bạn có thể đề cập đến thành tích nổi bật có liên quan mật thiết đến vị trí ứng tuyển và giá trị mà bạn mang đến cho doanh nghiệp. Hãy cho thấy các kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm của bạn phù hợp với các yêu cầu của công việc khiến bạn trở thành ứng viên lý tưởng. Ví dụ như “Ở công ty trước đây, em đã giúp tăng doanh số bán hàng lên 35% trong 6 tháng bằng cách tạo ra một ưu đãi đặc biệt thu hút và giữ chân khách hàng. Với khả năng lập kế hoạch cùng với kinh nghiệm bán hàng, em tin rằng mình là ứng viên phù hợp để mở rộng phạm vi thị trường của công ty”. Tuy nhiên chị Thu Hà cũng lưu ý “Khi viết phần này trong email, bạn nên tránh lặp lại nội dung của thư xin việc”.

Nói rằng bạn mong muốn được gặp mặt trực tiếp ở cuối email

Không có hại gì nếu thể hiện sự nhiệt tình đối với công việc. “Nếu bạn muốn nổi bật, hãy kết thúc nội dung email bằng lời kêu gọi hành động. Bạn có thể gợi ý về khả năng tham gia cuộc gọi sàng lọc hoặc buổi phỏng vấn như “Em rất mong được gặp trực tiếp anh/chị để thảo luận về những gì em có thể đóng góp cho công ty”. Điều này cho thấy bạn có sự chủ động, giúp email của bạn nổi bật hơn những ứng viên khác chỉ gửi email chung chung kèm theo CV”, chị Thu Hà giải thích.

Đừng quên thêm chữ ký email chuyên nghiệp

Hoàn thiện email xin việc của bạn bằng lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc qua và chữ ký chuyên nghiệp bao gồm họ tên, số điện thoại. Thêm thông tin liên lạc của bạn vào email sẽ giúp nhà tuyển dụng trả lời bạn dễ dàng hơn. Chị Thu Hà cho rằng “Ở các doanh nghiệp nhỏ, cùng một người sẽ nhận, xử lý email, đọc file đính kèm và quyết định mời bạn đến phỏng vấn. Nếu họ có thể nhìn qua số điện thoại để gọi, có thể sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn đối với họ”.

Lưu ý là đừng ghi địa chỉ email của bạn vì điều này đã rất rõ ràng. Nếu đã đưa đường dẫn trang cá nhân hoặc portfolio vào CV và thư xin việc, bạn có thể thêm nó bên dưới số điện thoại cá nhân.

Hãy xem ví dụ dưới đây để lấy cảm hứng viết email gửi CV của riêng bạn nhé.

Tiêu đề: Đơn ứng tuyển Marketing Assistant – [Tên của bạn]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng] hoặc Bộ phận tuyển dụng [Tên công A],

Em tên là [Tên của bạn] và em rất vui được ứng tuyển vào vị trí Marketing Assistant tại công ty A như đã quảng cáo trên CareerLink.vn vì đây là cơ hội đặc biệt và phù hợp với kỹ năng của em. Em rất mong được xem xét cho vị trí này và em đã đính kèm CV và thư xin việc bên dưới để anh, chị xem qua.

Em có hơn 3 năm kinh nghiệm làm Nhân viên tiếp thị và giúp tăng doanh số lên 40% trở lên mỗi năm. Mục tiêu của em là tận dụng các kỹ năng và kinh nghiệm của mình để đảm nhiệm vai trò Trợ lý tiếp thị và giúp công ty vượt qua doanh số bán hàng hiện tại.

Cảm ơn anh, chị đã dành thời gian và cân nhắc. Em mong được gặp anh, chị trực tiếp và thảo luận sâu hơn về vai trò này.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Điện thoại]

[Địa chỉ trang cá nhân hoặc portfolio]

Một số câu hỏi liên quan đến cách gửi CV qua mail

Thời điểm nào thích hợp để gửi CV?

Bên cạnh việc thành thạo cách viết email gửi CV, bạn cũng cần biết thời điểm gửi thích hợp. Chị Thu Hà khuyên bạn nên gửi email vào các ngày trong tuần, tốt nhất là từ 6 đến 10 giờ sáng để tăng khả năng email được chú ý khi người nhận lần đầu kiểm tra hộp thư đến của họ. Hãy cố gắng gửi email vào đầu tuần, tránh thứ Sáu và cuối tuần. Gửi CV vào đêm muộn hoặc cuối tuần là một thói quen xấu có thể khiến email của bạn bị bỏ qua. Mặc dù điều này có thể tiện lợi cho bạn nhưng khiến bạn trông thiếu tế nhị. Bạn có thể lên lịch gửi email vào đúng thời điểm vào ngày hôm sau.

Nên viết email với tông giọng thế nào?

Email của bạn phải thể hiện thái độ lịch sự và chuyên nghiệp. “Tông giọng bạn sử dụng cũng quan trọng như từ ngữ bạn chọn. Bạn nên tạo ấn tượng thân thiện, dễ gần nhưng vẫn cho thấy sự tôn trọng. Tránh sử dụng tiếng lóng hay từ viết tắt trừ khi chúng được dùng phổ biến”, chị Thu Hà đưa ra lời khuyên.

Có thể thêm một chút cá tính vào email không?

Mặc dù vẫn phải giữ thái độ chuyên nghiệp nhưng một vài từ “bắt trend” phù hợp có thể giúp bạn nổi bật giữa đám đông. “Chỉ cần đảm bảo rằng bạn giữ được sự cân bằng phù hợp và nhớ rằng mục tiêu cuối cùng của cách gửi CV qua mail là thể hiện lý do tại sao bạn là ứng viên lý tưởng cho công việc. Khi đã hiểu rõ điều đó, bạn sẽ vượt qua được rào cản đầu tiên trong quá trình tìm việc”, chị Thu Hà nhận định.

Huỳnh Trâm