Tái cấu trúc quy trình kinh doanh BPR là gì?

BPR là gì? Đó là từ viết tắt của Business Process Redesign có nghĩa là tái cấu trúc quy trình kinh doanh. Vậy ý nghĩa của quá trình này như thế nào và có tác dụng ra sao?

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh BPR là gì?

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh đề cập đến việc kiện toàn các quy trình kinh doanh quan trọng của công ty với mục tiêu cải thiện các chỉ số hiệu suất như lợi tức đầu tư (ROI), giảm nguồn chi phí và tăng chất lượng dịch vụ.

Giai đoạn này bao gồm thiết kế lại một lần nữa quy trình hiện có thiếu sót. Nó bắt đầu ngay sau khi quá trình phân tích hiện tại kết thúc. Dự án về một quy trình mới được phát triển theo cách đáp ứng các mục tiêu và chiến lược tổ chức mới, phục vụ cho việc chuyển đổi công nghệ, khuôn mẫu theo những thay đổi mong đợi của khách hàng, tuân theo các thay đổi pháp lý, dự đoán các hệ thống và thiết bị lỗi thời, sửa chữa các lỗi đã tìm thấy và kết hợp các cải tiến cần thiết.

“Tái cấu trúc quy trình kinh doanh BPR là thiết kế lại các quy trình kinh doanh để đạt được những cải tiến như chất lượng, sản lượng, chi phí, dịch vụ và tốc độ nhằm cắt giảm chi phí và xử lý dư thừa trên quy mô lớn.”

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR) và cải tiến quy trình kinh doanh (BPI – Business Process Improvement)?

Bề ngoài, BPR nghe có vẻ giống như cải tiến quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, có những điểm khác biệt cơ bản giúp phân biệt hai loại này. BPI liên quan đến việc điều chỉnh một vài quy tắc. Nhưng tái cấu trúc được thực hiện trên quy mô rộng để mang lại những thay đổi lớn hơn.

Trong khi BPI tập trung vào việc nghiên cứu các quy trình hiện có để cải thiện chúng, thì BPR nhìn vào bức tranh rộng lớn hơn. Nó xác định các “nút thắt cổ chai” của quy trình và đề xuất các thay đổi trong các chức năng cụ thể. Khung quy trình cơ bản vẫn giữ nguyên khi BPI đang hoạt động.

Mặt khác, BPR bác bỏ các quy tắc hiện có và thường đi theo một lộ trình khác để thực hiện lại các quy trình từ góc độ quản lý cấp cao.

Khi nào nên sử dụng Tái cấu trúc quy trình kinh doanh?

Lợi ích của BPR là vô số – tăng doanh thu, cải thiện dịch vụ khách hàng, giảm chi phí, giữ chân nhân viên, thời gian xử lý nhanh hơn. Gần như bất kỳ lợi ích kinh doanh nào cũng có thể đạt được từ việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh.

Tuy nhiên, điều quan trọng là thời điểm để thực hiện BRP là gì. Dưới đây là một số thời điểm quan trọng mà bạn có thể muốn nghĩ đến việc xóa các quy trình của mình và bắt đầu lại:

–       Khi công nghệ đã làm gián đoạn đáng kể ngành nghề của bạn;

–       Khi đối thủ cạnh tranh làm ít thu nhiều;

–       Khi bạn cần sự đột phá trong ngành;

–       Khi cải thiện một chút sẽ không tạo ra nhiều khác biệt.

Các bước thực hiện tái cấu trúc kinh doanh hiệu quả

Xác định nhu cầu thay đổi

Cho dù bạn có nỗ lực tái cấu trúc quy trình kinh doanh đến đâu, sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn không trình bày rõ ràng sự cần thiết phải thay đổi.

Khi thực hiện tái cấu trúc, bạn phải bắt đầu với giai đoạn phân tích và hỏi những câu hỏi cơ bản nhất về công ty của bạn và cách nó hoạt động:

–       Tại sao bạn làm những điều này?

–       Tại sao bạn làm theo cách này?

–       Bạn muốn đạt được điều gì?

–       Quá trình tái cấu trúc sẽ thay đổi gì trong công ty?

Đặt những câu hỏi cơ bản này sẽ buộc bạn phải xem xét các giả định và các quy tắc bất thành văn mà doanh nghiệp của bạn đang vận hành. Nó cũng sẽ giúp bạn xác định các quy trình kinh doanh cốt lõi, nhu cầu của công ty và cách quy trình làm việc diễn ra. Xác định nhu cầu thay đổi là điều quan trọng để tái cấu trúc.

Thành lập nhóm đảm trách

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là một thách thức. Trừ khi bạn có kỹ năng phù hợp, bạn sẽ không thể tự mình làm được. Tất cả bắt nguồn từ việc truyền đạt nhu cầu tái cấu trúc quy trình kinh doanh và tìm đúng người làm việc đó.

Cần có một người hoặc một nhóm người cụ thể chịu trách nhiệm tái cấu trúc quy trình kinh doanh, bao gồm người quản lý và các nhân viên dành riêng cho việc tái cấu trúc.

Chọn quy trình để cấu trúc lại

Không phải tất cả các quy trình kinh doanh đều phù hợp với BPR. Một khi bạn quyết định rằng đã đến lúc phải thay đổi, bạn cũng nên xem xét những gì nên thay đổi. Để chọn các quy trình phù hợp cho việc tái cấu trúc, bạn cần thực sự hiểu những gì quy trình sẽ mang lại.

Cần phân tích dữ liệu, xác định các lỗ hổng và vấn đề, đồng thời chọn các quy trình hiệu quả dựa trên phân tích cẩn thận.

Lập sơ đồ quy trình và thiết lập mục tiêu

Khi bạn biết mình muốn làm gì và đạt được điều gì, đã đến lúc bạn phải thực hiện các bước phù hợp – bắt đầu xây dựng lại quy trình kinh doanh đã chọn.

Đôi khi các thủ tục phức tạp tạo sự hỗn loạn cho các hoạt động kinh doanh. Đó là lý do tại sao lập sơ đồ có thể giúp bạn tạo cấu trúc rõ ràng cho các quy trình.

Tiến hành tái cấu trúc

Bây giờ là lúc để đưa tất cả lý thuyết vào hành động. Hãy nhớ rằng các quy trình đều vì con người và tồn tại là do con người. Vì lý do này, điều quan trọng là phải hỗ trợ nhân viên trong công việc của họ.

Phản hồi và kiểm tra liên tục

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh không phải là một hành động một bước. Đó là về việc giám sát và đánh giá liên tục, phát hiện các nút thắt và lỗi, và thực hiện hành động ngay lập tức khi mọi thứ đi sai hướng.

Thường xuyên kiểm tra sơ đồ quy trình để đảm bảo tuân thủ đúng, đồng thời cập nhật KPI theo những thay đổi trong mô hình kinh doanh, nhu cầu và xu hướng thay đổi của thị trường cũng như các yếu tố khác.

Và đừng quên đưa ra phản hồi, cả tiêu cực và tích cực, là một điều tốt và nó có thể giúp hỗ trợ tái cấu trúc quy trình kinh doanh.

Khó khăn gặp phải thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Thay đổi trong kinh doanh hiếm khi diễn ra liền mạch, đặc biệt là khi liên quan đến các quy trình tái cấu trúc. Vậy khó khăn phổ biến nhất mà các công ty gặp phải trong quá trình BPR là gì?

–       Quá nhiều chuyên gia ở quá nhiều bộ phận, tạo ra dư thừa nguồn lực và mâu thuẫn không đáng có khi thực hiện BPR.

–       Các bộ phận tham gia không có kỹ năng hoặc chuyên môn để hiểu tất cả các quy trình trong bộ phận khác cũng như phát hiện được tất cả các vấn đề và sự kém hiệu quả. Ví dụ, bộ phận tài chính sẽ không nắm rõ được quy trình bán hàng.

–       Khả năng của nhân viên hạn chế do không có sự tập huấn hay đào tạo một cách bài bản.

–       Tập trung quá nhiều vào lợi nhuận ngắn hạn – nếu mục đích của doanh nghiệp chỉ là cải thiện lợi nhuận vốn, việc BPR sẽ làm ảnh hưởng đến trải nghiệm cho khách hàng hoặc trong tương lai. 

Nếu bạn có ý định tái cấu trúc kinh doanh thì mong rằng các thông tin về BPR là gì trên đây sẽ cung cấp cho bạn những điều bổ ích.

 

Tiến Huy