SKU là gì? Sự khác biệt giữa SKU và UPC

Để quản lý tốt các sản phẩm, SKU là điều không thể thiếu, nhưng SKU là gì và làm thế nào để tạo ra chúng? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về SKU từ cách chúng hoạt động đến điều gì khiến chúng trở thành một phần thiết yếu đối với sự thành công của ngành bán lẻ và bán buôn.

SKU là gì?

“SKU (Stock Keeping Unit – Đơn vị lưu kho) là mã nhận dạng hoặc mã duy nhất (gồm số và chữ) được gán cho sản phẩm để sắp xếp chúng trong kho hoặc trên kệ”.

Mỗi sản phẩm bạn bán đều cần một mã nhận dạng SKU duy nhất giúp bạn phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác. Chẳng hạn, chỉ có một SKU cho một chiếc áo phông là chưa đủ. Mỗi biến thể của sản phẩm phải có SKU khác nhau. Trong trường hợp áo phông, bạn cần có mã SKU duy nhất cho các màu sắc và kích cỡ khác nhau.

Những mã riêng biệt này cho nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và hệ thống của bạn biết rằng họ đang nói về cùng một mặt hàng. Bạn cũng có thể nghe thấy SKU được gọi là mã sản phẩm, số bộ phận và số bộ phận của nhà sản xuất. SKU không chỉ dành cho một sản phẩm vật lý, bạn cũng có thể muốn gán chúng cho những thứ khác mà bạn cung cấp, chẳng hạn như bảo hành.

SKU lần đầu tiên được giới thiệu vào những năm 1930 bởi các siêu thị nhằm hợp lý hóa quy trình quản lý kho hàng của họ. Ngày nay, SKU được sử dụng trong nhiều ngành, bao gồm bán lẻ, sản xuất và thương mại điện tử.

Sự khác biệt giữa UPC và SKU là gì?

SKU và UPC (Universal Product Code – mã sản phẩm chung) đều là những mã được sử dụng để nhận dạng sản phẩm. Tuy nhiên, có một số khác biệt giữa hai.

SKU được sử dụng để sử dụng nội bộ trong khi UPC được sử dụng cho mục đích bên ngoài.

SKU là mã chữ và số duy nhất được gán cho từng sản phẩm xuất hiện trên sản phẩm dưới dạng số nhận dạng duy nhất và được sử dụng để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và giúp việc theo dõi hiệu quả hơn.

Trong khi đó, UPC là mã gồm 12 chữ số được nhà sản xuất sản phẩm từ GS1 US – một tổ chức phi lợi nhuận chịu trách nhiệm duy trì các tiêu chuẩn kinh doanh toàn cầu mua và cấp phép – và không phải do nhà bán lẻ tạo ra. UPC tương ứng với mã vạch có thể quét được và là một loại Mã số sản phẩm thương mại toàn cầu (GTIN) cho phép theo dõi và bán sản phẩm một cách chính xác khi chúng di chuyển qua chuỗi cung ứng.

Lợi ích của việc sử dụng SKU

Từ việc cắt giảm chi phí đến đơn giản hóa các quy trình nội bộ, việc hợp lý hóa SKU có thể có tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của bạn. Dưới đây là lý do tại sao bạn nên thực hiện quy trình chiến lược này.

Tổ chức sắp xếp dễ dàng

SKU giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng tồn kho bằng cách phân loại sản phẩm dựa trên các thuộc tính khác nhau như kích thước, màu sắc, chất liệu… Điều này giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và truy xuất sản phẩm.

Tăng tính hiệu quả

SKU giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho và mức tồn kho một cách chính xác, từ đó giảm chi phí tồn kho quá mức hoặc tồn kho thiếu sản phẩm. Điều này dẫn đến việc quản lý tài nguyên tốt hơn và giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình kinh doanh của họ.

Ngoài ra, SKU còn có thể giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp bên trong và bên ngoài. Khi hàng tồn kho được giám sát chặt chẽ bằng SKU, sự khác biệt sẽ trở nên rõ ràng hơn, giúp phát hiện và ngăn ngừa mất mát và trộm cắp dễ dàng hơn.

Phân tích doanh số bán hàng

Với SKU, doanh nghiệp có thể theo dõi doanh số bán từng sản phẩm và phân tích hiệu suất của các danh mục sản phẩm khác nhau. Phân tích này có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về hàng tồn kho sản phẩm, chương trình khuyến mãi và chiến lược giá cả.

Cải thiện dịch vụ khách hàng

SKU cho phép doanh nghiệp nhanh chóng xác định sản phẩm và xử lý đơn đặt hàng, giúp cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp xây dựng lòng trung thành với thương hiệu và tăng khả năng giữ chân khách hàng.

Nhìn chung, SKU là một công cụ quan trọng để doanh nghiệp quản lý kho hàng, tối ưu hóa hoạt động và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Lưu ý khi tạo SKU

Ngắn gọn và có ý nghĩa: Một SKU tốt thường là sự kết hợp giữa các chữ cái và số có ý nghĩa trong bối cảnh của sản phẩm mà nó đại diện. Nó phải đủ ngắn để dễ nhớ và viết ra, nhưng đủ dài để độc đáo.

Sử dụng định dạng nhất quán: SKU phải tuân theo định dạng nhất quán trong toàn bộ kho của bạn. Điều này sẽ giúp việc sắp xếp, tìm kiếm và truy xuất sản phẩm dễ dàng hơn khi cần thiết.

Tránh sử dụng các ký tự và dấu cách đặc biệt: Các ký tự và dấu cách đặc biệt có thể gây ra sự cố khi nhập hoặc xuất dữ liệu hoặc khi cố gắng tìm kiếm sản phẩm trong cơ sở dữ liệu.

Đảm bảo tính duy nhất: Mỗi SKU phải là duy nhất cho mỗi sản phẩm trong kho của bạn để tránh trùng lặp, chồng chéo hoặc nhầm lẫn.

Độ dài: Độ dài của SKU phải được giữ trong khoảng từ 6 đến 10 ký tự.

Hãy cụ thể: Sử dụng các từ mô tả trong SKU để dễ nhận biết sản phẩm hơn.

Tránh lặp lại: Không lặp lại các chữ cái hoặc số trong SKU.

Lập kế hoạch phát triển trong tương lai: Xem xét khả năng mở rộng hệ thống SKU khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Hướng dẫn cách sử dụng SKU

Có một số điều cần cân nhắc trước khi sử dụng SKU. Dưới đây là các bước hướng dẫn bạn nếu bạn là người mới bắt đầu tìm hiểu về SKU.

Tìm hiểu về sản phẩm

Đầu tiên, bạn cần phải hiểu rõ về sản phẩm mình đang bán để xác định những thuộc tính nào là cần thiết để phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác, chẳng hạn như kích thước, màu sắc, kiểu dáng, tình trạng, nhãn hiệu, số lượng sản phẩm trong lọ hoặc gói hoặc bất kỳ đặc điểm liên quan nào khác. Biết sản phẩm của bạn và các tính năng đặc biệt của chúng sẽ cho biết cách bạn cấu trúc SKU của mình.

Lựa chọn định dạng SKU

Định dạng phổ biến nhất: kết hợp các chữ cái và số. Mã thường bao gồm các từ ngắn hoặc chữ viết tắt. Bạn có thể tùy chỉnh định dạng SKU theo nhu cầu của cửa hàng.

Xây dựng quy ước đặt tên

Tạo quy ước đặt tên có hệ thống cho SKU của bạn. Quy ước phải mạch lạc và logic, giúp nhóm của bạn dễ hiểu và dễ sử dụng. Ví dụ: nếu bạn bán quần áo, bạn có thể sử dụng định dạng như “AOSOMI-SN-DO” cho áo sơ mi màu đỏ cỡ nhỏ dành cho nữ.

Triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho

Nếu hệ thống hiện tại của bạn chưa thực hiện việc này, hãy đầu tư vào phần mềm hoặc công cụ quản lý hàng tồn kho cho phép bạn tạo, chỉ định và theo dõi SKU. Các hệ thống này sẽ đơn giản hóa các quy trình và giảm nguy cơ xảy ra lỗi.

Hệ thống SKU này sẽ rất hữu ích để theo dõi mức tồn kho, doanh số bán hàng và đơn đặt hàng của nhà cung cấp hoặc khách hàng. Dữ liệu này có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về tìm nguồn cung ứng, quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa hàng tồn kho của bạn.

Gán SKU cho sản phẩm

Đối với mỗi sản phẩm trong kho của bạn, hãy dùng một SKU duy nhất dựa trên quy ước đặt tên bạn đã chọn. Đảm bảo rằng mỗi SKU thể hiện chính xác các thuộc tính của sản phẩm.

Dán nhãn lên sản phẩm

In nhãn có SKU, sau đó dán lên từng sản phẩm hoặc bao bì sản phẩm.

Tạo cơ sở dữ liệu

Liệt kê từng SKU cùng với các chi tiết sản phẩm như mô tả, giá thành, giá cả, thông tin nhà cung cấp và lượng hàng trong kho vào hệ thống. Cơ sở dữ liệu này sẽ là tài liệu tham khảo hiệu quả cho bạn.

Đào tạo nhân viên

Hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn hiểu hệ thống SKU và biết cách sử dụng nó. Việc đào tạo phù hợp sẽ giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả. Khách hàng sẽ hài lòng hơn nếu nhân viên thành thạo các thủ tục và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng, không mắc sai sót.

Tích hợp hệ thống SKU với phần mềm đặt hàng và điểm bán hàng của bạn

Đảm bảo hệ thống SKU của bạn được tích hợp với quy trình đặt hàng và phần mềm điểm bán hàng.

Phần mềm điểm bán hàng giúp đơn giản hóa chuỗi cung ứng và cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một số phần mềm POS thậm chí có thể tự động tạo SKU.

Vậy là bạn đã biết SKU là gì rồi phải không? Với SKU bạn có thể nói lời tạm biệt với sự hỗn loạn, nhầm lẫn và thất lạc sản phẩm trong kho hàng bừa bộn đáng sợ và có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình. Chúc bạn luôn thành công!

Huỳnh Trâm