Hướng dẫn cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả

Cùng tham khảo cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả để từ đó bạn có thể dành thời gian cho công việc thực sự quan trọng, trong khi vẫn có thời gian để phát triển cá nhân, gia đình và bè bạn.

Nhưng trước tiên hãy cùng tham khảo lập thời gian biểu cá nhân là gì nhé.

Lập thời gian biểu cá nhân là gì?

Lập thời gian biểu cá nhân là lên danh sách các công việc cần làm hàng ngày theo một trình tự hợp lý. Điều này giúp bạn không bỏ sót nhiệm vụ, kiểm soát được công việc và giúp mọi việc trở nên suôn sẻ.

Tầm quan trọng của lập thời gian biểu cá nhân

Khi được thực hiện một cách hiệu quả, lập thời gian biểu cá nhân sẽ giúp bạn:

- Hiểu những gì bạn thực sự có thể đạt được với thời gian của bạn

- Chắc chắn rằng bạn có đủ thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng

- Có thêm thời gian dự phòng cho các sự cố bất ngờ

- Tránh đảm nhận việc nhiều hơn mức bạn có thể xử lý

- Làm việc ổn định hướng tới mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của bạn

- Có đủ thời gian cho gia đình, bạn bè và sở thích, cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Thời gian là một tài nguyên mà chúng ta không thể mua, nhưng chúng ta thường lãng phí nó hoặc sử dụng nó không hiệu quả. Lập thời gian biểu cá nhân giúp bạn suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được trong một ngày, tuần hoặc tháng và giúp bạn đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu của mình.

Các bước lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả

Trước tiên bạn cần xác định muốn lập thời gian biểu cá nhân trong ngày hoặc lập thời gian biểu cá nhân trong tuần. Sau đó là lựa chọn công cụ như giấy bút hoặc bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm lập thời gian biểu cá nhân như Google Calendar, MS Outlook. Điều quan trọng nhất khi chọn app lập thời gian biểu cá nhân là nhập dữ liệu dễ dàng và cho phép bạn xem một khoảng thời gian thích hợp (ngày / tuần / tháng) theo mức độ chi tiết mà bạn cần. Tùy thuộc vào tình huống, công việc hiện tại, sở thích cá nhân mà bạn có thể chọn các công cụ phù hợp.

Khi bạn đã quyết định sử dụng công cụ lập thời gian biểu cá nhân nào, hãy chuẩn bị lịch trình của bạn theo cách sau:

Bước 1: Xác định thời gian bạn có

Bắt đầu bằng cách thiết lập thời gian bạn muốn dành cho công việc.

Bước 2: Lên lịch các nhiệm vụ quan trọng

Tiếp theo là liệt kê các nhiệm vụ bạn nhất định phải thực hiện để làm tốt công việc.

Bước 3: Xác định các hoạt động có mức độ ưu tiên cao

Xem lại danh sách việc cần làm của bạn và xác định các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất, cũng như các nhiệm vụ không thể ủy thác hoặc né tránh.

Cố gắng sắp xếp những nhiệm vụ này vào thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày, có thể là buổi sáng hoặc buổi chiều.

Bước 4: Lên lịch thời gian dự phòng

Tiếp theo, hãy sắp xếp thêm thời gian để xử lý các tình huống khẩn cấp. Kinh nghiệm sẽ cho bạn biết bao nhiêu thời gian là vừa. Nói chung, công việc của bạn càng khó đoán, bạn cần nhiều thời gian dự phòng. Nếu bạn không dành thời gian cho những sự cố bất ngờ này, thì khi nó xảy ra bạn sẽ kết thúc một ngày làm việc muộn hơn.

Bước 5: Sắp xếp thời gian cho các nhiệm vu khác

Không gian bạn còn lại trong thời gian biểu cá nhân là dành cho các nhiệm vụ khác.

Bước 6: Phân tích hoạt động của bạn

Nếu bạn đã hoàn thành bước 5 và thấy rằng bạn có ít hoặc không có thời gian dành cho các nhiệm vụ khác, bạn cần quay lại bước 2, 3, 4 và đặt câu hỏi liệu tất cả các nhiệm vụ bạn đưa ra có thực sự cần thiết hay không. Có một số điều có thể được ủy thác hoặc giải quyết theo cách ít tốn thời gian nhất.

Những sai lầm cần tránh khi lập thời gian biểu cá nhân

Peter Drucker, cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại đã đúc rút một kinh nghiệm quý giá “Không quản lý được thời gian thì sẽ không thể quản lý được bất cứ thứ gì khác”. Từ đó có thể thấy được vai trò quan trọng của việc quản lý thời gian. Nếu làm tốt việc này đồng nghĩa với bạn đang có trong tay cả một gia tài lớn. Tuy nhiên, rất nhiều người gặp khó khăn trong việc sắp xếp kế hoạch, từ đó dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Hãy cùng tìm hiểu những sai lầm cần tránh khi lập thời gian biểu cá nhân để giúp bạn sử dụng “quỹ vàng thời gian” hiệu quả.

Không đưa ra thứ tự ưu tiên

Tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, khó giải quyết sau. Thậm chí có những người làm việc tùy hứng, không có một bản danh sách công việc cụ thể. Chính vì vậy, những khi công việc bận rộn cùng với những áp lực nơi công sở khiến họ cảm thấy 24 giờ một ngày là không đủ để hoàn thành mọi việc, dẫn đến căng thẳng và mệt mỏi. Lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Việc đốt thời gian vào việc không ưu tiên rất vô ích. Điều này cho thấy việc lập danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn giảm thiếu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.

Liệt kê các công việc thay vì nhiệm vụ cụ thể

Một trong những sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải trong việc lập thời gian biểu cá nhân là viết ra các mục tiêu hoặc tên công việc thay vì các nhiệm vụ. Lập thời gian biểu cá nhân chỉ hữu ích như một hướng dẫn hàng ngày nếu chúng bao gồm những điều bạn thực sự có thể hoàn thành trong một ngày nhất định. Đó là lý do tại sao các việc như tìm một công việc mới, hay tăng gấp đôi thu nhập… là không hữu ích. Đây là những mục tiêu, và điều bạn cần là ghi rõ các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó.

Đưa ra quá nhiều nhiệm vụ

Nhiều khi bạn nhận làm tất cả công việc được giao hay xung phong vào một dự án mới với suy nghĩ nếu làm càng nhiều thì càng được công nhận và đánh giá cao. Tuy nhiên, khi bạn đảm đương quá nhiều công việc đồng nghĩa với việc thời gian và trí lực của bạn bị phân chia vào nhiều mảng khác nhau. Trên thực tế, sau khoảng 10 mục, thời gian biểu của bạn đã bắt đầu giảm năng suất. Số lượng lớn công việc cần làm sẽ làm bạn nản lòng và bạn sẽ có suy nghĩ tiêu cực “Tôi sẽ không thể hoàn thành”.

Do đó, khi lập thời gian biểu cá nhân, hãy giới hạn các nhiệm vụ, khoảng 6 nhiệm vụ cho mỗi ngày. Vậy làm sao bạn có thể cắt danh sách này xuống còn 6. Điều quan trọng là bạn cần chọn lọc ra các mục quan trọng nhất cần được hoàn thành trong 24 giờ tới.

Không lập thời gian biểu cá nhân trước

Cũng giống như bạn không thể chiến thắng một cuộc đua nếu bạn không biết mình đang đi đâu và bạn sẽ đến đó bằng cách nào, bạn sẽ không thể tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình nếu bạn dành một giờ đầu tiên của bạn trong buổi sáng - thường là thời gian hiệu quả nhất của mọi người – để lập thời gian biểu cá nhân.

Lập thời gian biểu cá nhân của bạn vào đêm hôm trước là một kỹ năng thành công quan trọng. Hãy dành 15 phút để lên kế hoạch cho ngày hôm sau sẽ làm tăng hiệu quả của bạn vì nhiều lý do, một trong số đó là nó giúp bạn giữ được sự tập trung. Bạn sẽ không dễ dàng bị chi phối bởi những điều không quan trọng trong hộp thư đến bởi vì bạn đã biết mình nên làm gì.