Cùng tham khảo cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả để từ đó bạn có thể dành thời gian cho công việc thực sự quan trọng, trong khi vẫn có thời gian để phát triển cá nhân, gia đình và bè bạn.
Nhưng trước tiên hãy cùng tham khảo lập thời gian biểu cá nhân là gì nhé.
Lập thời gian biểu cá nhân là gì?
Lập thời gian biểu cá nhân là lên danh sách các công việc cần làm hàng ngày theo một trình tự hợp lý. Điều này giúp bạn không bỏ sót nhiệm vụ, kiểm soát được công việc và giúp mọi việc trở nên suôn sẻ.
Tầm quan trọng của lập thời gian biểu cá nhân
Khi được thực hiện một cách hiệu quả, lập thời gian biểu cá nhân sẽ giúp bạn:
- Hiểu những gì bạn thực sự có thể đạt được với thời gian của bạn
- Chắc chắn rằng bạn có đủ thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng
- Có thêm thời gian dự phòng cho các sự cố bất ngờ
- Tránh đảm nhận việc nhiều hơn mức bạn có thể xử lý
- Làm việc ổn định hướng tới mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của bạn
- Có đủ thời gian cho gia đình, bạn bè và sở thích, cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Thời gian là một tài nguyên mà chúng ta không thể mua, nhưng chúng ta thường lãng phí nó hoặc sử dụng nó không hiệu quả. Lập thời gian biểu cá nhân giúp bạn suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được trong một ngày, tuần hoặc tháng và giúp bạn đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu của mình.
Các bước lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả
Trước tiên bạn cần xác định muốn lập thời gian biểu cá nhân trong ngày hoặc lập thời gian biểu cá nhân trong tuần. Sau đó là lựa chọn công cụ như giấy bút hoặc bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm lập thời gian biểu cá nhân như Google Calendar, MS Outlook. Điều quan trọng nhất khi chọn app lập thời gian biểu cá nhân là nhập dữ liệu dễ dàng và cho phép bạn xem một khoảng thời gian thích hợp (ngày / tuần / tháng) theo mức độ chi tiết mà bạn cần. Tùy thuộc vào tình huống, công việc hiện tại, sở thích cá nhân mà bạn có thể chọn các công cụ phù hợp.
Khi bạn đã quyết định sử dụng công cụ lập thời gian biểu cá nhân nào, hãy chuẩn bị lịch trình của bạn theo cách sau:
Bước 1: Xác định thời gian bạn có
Bắt đầu bằng cách thiết lập thời gian bạn muốn dành cho công việc.
Bước 2: Lên lịch các nhiệm vụ quan trọng
Tiếp theo là liệt kê các nhiệm vụ bạn nhất định phải thực hiện để làm tốt công việc.
Bước 3: Xác định các hoạt động có mức độ ưu tiên cao
Xem lại danh sách việc cần làm của bạn và xác định các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất, cũng như các nhiệm vụ không thể ủy thác hoặc né tránh.
Cố gắng sắp xếp những nhiệm vụ này vào thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày, có thể là buổi sáng hoặc buổi chiều.
Bước 4: Lên lịch thời gian dự phòng
Tiếp theo, hãy sắp xếp thêm thời gian để xử lý các tình huống khẩn cấp. Kinh nghiệm sẽ cho bạn biết bao nhiêu thời gian là vừa. Nói chung, công việc của bạn càng khó đoán, bạn cần nhiều thời gian dự phòng. Nếu bạn không dành thời gian cho những sự cố bất ngờ này, thì khi nó xảy ra bạn sẽ kết thúc một ngày làm việc muộn hơn.
Bước 5: Sắp xếp thời gian cho các nhiệm vu khác
Không gian bạn còn lại trong thời gian biểu cá nhân là dành cho các nhiệm vụ khác.
Bước 6: Phân tích hoạt động của bạn
Nếu bạn đã hoàn thành bước 5 và thấy rằng bạn có ít hoặc không có thời gian dành cho các nhiệm vụ khác, bạn cần quay lại bước 2, 3, 4 và đặt câu hỏi liệu tất cả các nhiệm vụ bạn đưa ra có thực sự cần thiết hay không. Có một số điều có thể được ủy thác hoặc giải quyết theo cách ít tốn thời gian nhất.
Những sai lầm cần tránh khi lập thời gian biểu cá nhân
Peter Drucker, cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại đã đúc rút một kinh nghiệm quý giá “Không quản lý được thời gian thì sẽ không thể quản lý được bất cứ thứ gì khác”. Từ đó có thể thấy được vai trò quan trọng của việc quản lý thời gian. Nếu làm tốt việc này đồng nghĩa với bạn đang có trong tay cả một gia tài lớn. Tuy nhiên, rất nhiều người gặp khó khăn trong việc sắp xếp kế hoạch, từ đó dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Hãy cùng tìm hiểu những sai lầm cần tránh khi lập thời gian biểu cá nhân để giúp bạn sử dụng “quỹ vàng thời gian” hiệu quả.
Không đưa ra thứ tự ưu tiên
Tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, khó giải quyết sau. Thậm chí có những người làm việc tùy hứng, không có một bản danh sách công việc cụ thể. Chính vì vậy, những khi công việc bận rộn cùng với những áp lực nơi công sở khiến họ cảm thấy 24 giờ một ngày là không đủ để hoàn thành mọi việc, dẫn đến căng thẳng và mệt mỏi. Lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Việc đốt thời gian vào việc không ưu tiên rất vô ích. Điều này cho thấy việc lập danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn giảm thiếu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.
Liệt kê các công việc thay vì nhiệm vụ cụ thể
Một trong những sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải trong việc lập thời gian biểu cá nhân là viết ra các mục tiêu hoặc tên công việc thay vì các nhiệm vụ. Lập thời gian biểu cá nhân chỉ hữu ích như một hướng dẫn hàng ngày nếu chúng bao gồm những điều bạn thực sự có thể hoàn thành trong một ngày nhất định. Đó là lý do tại sao các việc như tìm một công việc mới, hay tăng gấp đôi thu nhập… là không hữu ích. Đây là những mục tiêu, và điều bạn cần là ghi rõ các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó.
Đưa ra quá nhiều nhiệm vụ
Nhiều khi bạn nhận làm tất cả công việc được giao hay xung phong vào một dự án mới với suy nghĩ nếu làm càng nhiều thì càng được công nhận và đánh giá cao. Tuy nhiên, khi bạn đảm đương quá nhiều công việc đồng nghĩa với việc thời gian và trí lực của bạn bị phân chia vào nhiều mảng khác nhau. Trên thực tế, sau khoảng 10 mục, thời gian biểu của bạn đã bắt đầu giảm năng suất. Số lượng lớn công việc cần làm sẽ làm bạn nản lòng và bạn sẽ có suy nghĩ tiêu cực “Tôi sẽ không thể hoàn thành”.
Do đó, khi lập thời gian biểu cá nhân, hãy giới hạn các nhiệm vụ, khoảng 6 nhiệm vụ cho mỗi ngày. Vậy làm sao bạn có thể cắt danh sách này xuống còn 6. Điều quan trọng là bạn cần chọn lọc ra các mục quan trọng nhất cần được hoàn thành trong 24 giờ tới.
Không lập thời gian biểu cá nhân trước
Cũng giống như bạn không thể chiến thắng một cuộc đua nếu bạn không biết mình đang đi đâu và bạn sẽ đến đó bằng cách nào, bạn sẽ không thể tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình nếu bạn dành một giờ đầu tiên của bạn trong buổi sáng - thường là thời gian hiệu quả nhất của mọi người – để lập thời gian biểu cá nhân.
Lập thời gian biểu cá nhân của bạn vào đêm hôm trước là một kỹ năng thành công quan trọng. Hãy dành 15 phút để lên kế hoạch cho ngày hôm sau sẽ làm tăng hiệu quả của bạn vì nhiều lý do, một trong số đó là nó giúp bạn giữ được sự tập trung. Bạn sẽ không dễ dàng bị chi phối bởi những điều không quan trọng trong hộp thư đến bởi vì bạn đã biết mình nên làm gì.
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 8 kỹ năng trả lời câu hỏi hiệu quả và thuyết phục
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Sử dụng thời gian hợp lý khi làm việc tại nhà
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Giao tiếp qua email, thế nào là chuyên nghiệp?
- Thiếu tập trung khi làm việc tại nhà, nên làm gì?
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Điểm danh” các kỹ năng thiết yếu cho công việc lễ tân
- Thế nào là lắng nghe khách hàng hiệu quả?
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Vì sao bạn nên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian?
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- Kỹ năng giao tiếp với khách hàng: 7 cách để cải thiện
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 5 lợi ích khi ước lượng thời gian cho việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- Trễ giờ: lí do bạn không nên mắc phải và cách xử lý
- 7 cách du lịch giúp cải thiện sự nghiệp của bạn
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 lỗi phỏng vấn khiến bạn đánh rơi công việc mơ ước
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 bước trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- 8 điều tối kị trong giai đoạn thử việc
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- 6 ngôn ngữ cơ thể nên có trong mọi buổi phỏng vấn
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 7 Cách Để Thoát Khỏi “Khủng Hoảng” Tuổi Trung Niên
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- 6 thay đổi nhỏ giúp bạn thêm yêu công việc của mình
- 4 bước cơ bản phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Tái tạo năng lượng sau một ngày làm việc căng thẳng
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 10 điều cần thiết để phát triển kỹ năng đàm phán
- Hướng dẫn cách lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- Tư duy tích cực – chìa khoá của thành công
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- Làm thế nào để thành công trong tuần đầu tiên của công việc mới?
- Rèn luyện kỹ năng học và tự học hiệu quả
- Làm việc nhóm hiệu quả và 8 kỹ năng không thể thiếu
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Kỹ năng giải quyết xung đột trong môi trường công sở
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)