Hợp đồng điện tử là gì? Lợi ích và điểm cần lưu ý khi ký kết

By CareerLinkĐăng ngày:

Khi công nghệ ngày càng phát triển, hợp đồng điện tử ngày càng được ưa chuộng bởi giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong các giao dịch. Vậy hợp đồng điện tử là gì, khác gì so với hợp đồng truyền thống? Hãy cùng đi tìm câu trả lời qua nội dung sau đây nhé.

Hợp đồng điện tử là gì?

“Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về các điều khoản được gửi đi, nhận lại, lưu trữ trên các phương tiện như phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin, email, fax hoặc các công nghệ tương tự”.

Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có những đặc điểm cơ bản sau:

Thực hiện giao kết bằng thông điệp điện tử

Điểm dễ nhận thấy nhất của hợp đồng điện tử là việc đề nghị, thực hiện giao kết hay lưu trữ đều dựa trên thông điệp điện tử, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Mọi quy trình thực hiện đều ở trên môi trường số

Đối với hợp đồng điện tử, các bên không cần in hợp đồng ra giấy hay gặp mặt trực tiếp nhau vì các bước đều được thực hiện trong môi trường số hóa. Chính vì vậy mà các bên cần cẩn trọng khi soạn thảo và ký kết. Mọi hành động điều chỉnh đều cần lưu lại để làm tải liệu tham khảo nếu có tranh chấp xảy ra.

Có ít nhất 3 chủ thể tham gia

Nếu hợp đồng truyền thống chỉ có 2 bên cùng ký kết với nhau thì hợp đồng điện tử cần thêm bên thứ 3 là các nhà cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba này không tham gia đàm phán, ký kết mà chỉ đóng vai trò đảm bảo hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý và được thực hiện hiệu quả.

Có phạm vi áp dụng nhất định

Không phải giao dịch nào cũng được áp dụng hợp đồng điện tử. Hợp đồng điện tử chỉ áp dụng trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh hoặc hoạt động của cơ quan Nhà nước.

Thực hiện mọi lúc mọi nơi

Vì hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên các chủ thể không cần gặp nhau trực tiếp nhưng vẫn có thể ký kết hợp đồng ở bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.

Có 3 nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

  • Các bên tham gia được quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện ký kết.
  • Việc giao kết và thực hiện hợp đồng phải tuân theo quy định của pháp luật.
  • Khi giao kết và thực hiện hợp đồng, các bên có quyền thỏa thuận về các điều kiện bảo mật và tính toàn vẹn có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Phân loại hợp đồng điện tử

Tùy vào từng mục đích khác nhau thì hợp đồng điện tử được phân chia thành nhiều loại. Hãy cùng xem các loại hợp đồng điện tử là gì nhé.

Dựa vào hình thức hợp đồng

Hợp đồng giấy được một bên đưa lên website

Các loại hợp đồng này sẽ được soạn trên giấy sau đó tải lên website để các bên tham gia ký kết. Các hợp đồng này thường được định dạng PDF kèm theo 2 nút lựa chọn chấp nhận ký hoặc không ký hợp đồng.

Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Nội dung của hợp đồng này không được soạn sẵn mà sẽ được máy tính tổng hợp và xử lý trong quá trình giao dịch dựa trên thông tin mà khách hàng nhập vào. Hợp đồng này sẽ thông báo đến với bên bán và họ sẽ gửi xác nhận đến người mua qua nhiều hình thức như email, tin nhắn…

Hợp đồng hình thành qua email

Đây là hợp đồng dùng thư điện tử để ký kết. Quá trình thực hiện như hợp đồng truyền thống nhưng chỉ khác ở phương tiện ký kết là thông qua email. Lợi ích của hình thức hợp đồng này là nhanh chóng, tiết kiệm chi phí lẫn thời gian. Đồng thời nó cũng có vài điểm hạn chế như bảo mật thấp.

Dựa vào mục đích hợp đồng

Hợp đồng thương mại điện tử

Hợp đồng thương mại điện tử hay hợp đồng kinh tế điện tử là hợp đồng có một bên là người kinh doanh và bên còn lại phải có tư cách pháp lý nhằm xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hợp này được ký với mục đích lợi nhuận với đối tượng chính là hàng hóa. Ví dụ của hợp đồng thương mại điện tử là hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ.

Hợp đồng lao động điện tử

Đây là hình thức hợp đồng được ký kết giữa người lao động và chủ doanh nghiệp với các điều khoản về công việc, trách nhiệm, mức lương… với thời hạn xác định hoặc không xác định hay theo thời vụ. Hợp đồng sẽ được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị giống như hợp đồng bằng văn bản.

Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự thông qua thông điệp điện tử theo quy định về giao dịch điện tử.

Lợi ích của hợp đồng điện tử là gì?

Dựa vào những thông tin trên thì có thể thấy rằng hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí

Việc soan thảo thảo, duyệt, ký, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện thông qua nền tảng internet nhờ đó giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, chi phí đi lại, in ấn… cho các bên.

Tính minh bạch cao

Nội dung trong hợp đồng điện tử được công khai, các bên tham gia có thể tự do thỏa thuận, sửa đổi, bổ sung nội dung phù hợp để đi đến đồng ý ký kết.

Dễ dàng lưu trữ, quản lý, tìm kiếm

Các hợp đồng điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử giúp các bên có thể dễ dàng tìm lại.

Thực hiện đơn giản, tiện lợi

Người dùng có thể ký hợp đồng điện tử mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại thông minh, laptop, máy tính bảng được kết nối internet. Việc ký kết cũng không cần các bên gặp mặt trực tiếp.

Hạn chế của hợp đồng điện tử

Cùng với lợi ích thì hợp đồng điện tử vẫn tồn tại một số điểm hạn chế như dễ bị lộ hoặc mất dữ liệu trên môi trường số do hacker mạng tấn công hệ thống hoặc khó khăn khi tranh chấp xảy ra.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện qua 3 bước:

Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử trên phần mềm hợp đồng điện tử.

Bước 2: Bên bán thực hiện ký số và gửi hợp đồng cho bên mua qua email.

Bước 3: Bên mua truy cập vào hợp đồng điện tử, thực hiện chữ ký số nếu đồng ý với các điều khoản của hợp đồng. Kết thúc giao kết và lưu trữ hợp đồng để tra cứu khi cần thiết.

Các thắc mắc phổ biến khi sử dụng hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được sử dụng trong lĩnh vực nào?

Hợp đồng điện tử được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực tài chính – ngân hàng (mở tài khoản, làm thủ tục cho vay…), bảo hiểm (mở hợp đồng, chứng từ đóng phí…), kinh doanh (hợp đồng thương mại, dịch vụ…), hợp đồng lao động, du lịch…

Khi nào không được sử dụng hợp đồng điện tử?

Theo quy định, hợp đồng điện tử không áp dụng khi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà và bất động sản nói chung, văn bản thừa kế, đăng ký kết hôn – li hôn, giấy khai sinh – khai tử hoặc các giấy tờ có bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Hợp đồng điện tử là gì cùng các lưu ý về cách sử dụng đã được giải đáp ở trên. Hãy truy cập vào CareerLink.vn để tìm hiểu các thuật ngữ cần thiết khác nhé.

Huỳnh Trâm

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công