9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp bạn đối mặt với các thử thách khi làm việc tại nhà.

Trở thành một người có tổ chức không phải là điều gì quá cao siêu mà đơn giản chỉ là hình thành những thói quen lành mạnh. Dưới đây là 9 thói quen của người có óc tổ chức cao mà bạn có thể áp dụng để nâng cao hiệu suất làm việc tại nhà, bất kể phong cách cá nhân của bạn là gì.

Viết ra mọi thứ

Người có tổ chức luôn viết ra mọi thứ và theo dõi tất cả những điều họ cần nhớ. Viết ra những việc cần làm sẽ giúp những người dễ dàng căng thẳng có thể cảm thấy thoải mái hơn. Tuy nhiên, đừng để danh sách đó làm bạn choáng ngợp. Hãy phân chia khối lượng công việc mỗi ngày phù hợp, chẳng hạn có thể bao gồm một công việc mất nhiều thời gian hơn và một vài nhiệm vụ nhỏ.

Đừng ngại lên lịch cho những công việc nhỏ nếu chúng cần được hành động trước bởi bỏ lỡ những nhiệm vụ nhỏ có thể gây tác động lớn đến nhiều thứ khác.

Không trả lời email ngay lập tức

Khi làm việc tại nhà, do nhu cầu giao tiếp bạn có thể nhận được nhiều email hơn so với khi làm việc ở văn phòng. Sự tò mò tự nhiên có thể cám dỗ bạn kiểm tra nội dung email và phản hồi, nhưng điều quan trọng là đừng để mọi email mới làm gián đoạn công việc của bạn. Trừ khi email được đánh dấu là khẩn cấp, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ đang làm trước khi chú ý đến nó.

Không phân tâm bởi công việc nhà

Không có gì tệ hơn việc bị phân tâm bởi công việc nhà khi cố gắng tập trung. Đừng để tâm trí của bạn lang thang với đống bát đĩa trong bồn hoặc sàn nhà chưa được hút bụi. Tuyệt vời hơn, nếu bạn và chồng hoặc vợ của bạn cùng làm việc tại nhà, bạn có thể chia sẻ việc nhà với đối phương để giúp hoàn thành công việc tốt hơn. 

Luôn giữ mọi thứ đơn giản

Những người kỹ năng tổ chức công việc là người hiểu rõ những gì cần phải làm và thực hiện một cách đơn giản nhưng hiệu quả để đưa họ đến một kết thúc thành công.

Hãy đơn giản hóa mọi thứ và đừng tạo thói quen cố gắng làm quá nhiều thứ cùng một lúc. Rất có thể, bạn sẽ mất nhiều thời gian để hoàn thành công việc đó so với việc chỉ tập trung vào một việc tại một thời điểm. Giữ mọi thứ đơn giản cũng giúp làm giảm nguy cơ căng thẳng.

Yêu cầu sự hỗ trợ khi cần thiết

Không ai cũng có thể tự mình làm mọi việc và người có tổ chức biết rằng yêu cầu giúp đỡ không khiến họ trở nên ngốc nghếch hoặc kém cỏi theo bất kỳ cách nào. Trái lại điều đó cho thấy họ tự nhận thức và sẵn sàng học hỏi từ người có hiểu biết hơn. Vì vậy, lần tới khi bạn gặp khó khăn để làm điều gì đó và bạn biết một người có thể giúp đỡ, hãy hỏi họ!

Biết thời điểm làm việc tốt nhất

Tổ chức sắp xếp không chỉ liên quan đến kỹ năng quản lý thời gian mà còn là quản lý năng lượng. Những người có tổ chức biết thực hiện các nhiệm vụ cụ thể vào thời điểm phù hợp nhất với mức năng lượng cần thiết cho nhiệm vụ.

Ví dụ, nếu có công việc đòi hỏi bạn phải có tư duy rõ ràng nhất và ý tưởng sáng tạo nhất, bạn nên làm điều đó khi bạn có mức năng lượng cao nhất thay vì thực hiện vào giữa buổi chiều, khi bạn đã gần như kiệt sức.

“Kỹ năng tổ chức công việc không chỉ là có một bàn làm việc ngăn nắp mà còn liên quan đến việc quản lý thời gian phù hợp và tăng hiệu quả, cả ở nhà và tại nơi làm việc.” 

Sử dụng công nghệ để làm lợi thế

Những người có tổ chức luôn biết cách hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn. Họ “kết bạn” với công nghệ và sử dụng nó làm lợi thế. Có rất nhiều ứng dụng giúp bạn tập trung, có tổ chức và đạt năng suất mà bạn không cần phải làm gì nhiều, chẳng hạn như Evernote giúp tạo danh sách việc cần làm, ProofHub giúp cập nhật công việc, tiến độ và quản lý công việc theo cách có hệ thống và tổ chức nhất.

Không để mọi thứ dang dở

Bạn có biết điều gì nổi bật ở người có tổ chức và năng suất cao không? Họ không bao giờ để bất cứ điều gì dang dở.

Không gì có thể lãng phí thời gian hơn là bỏ dở mọi thứ giữa chừng. Nếu có một cuộc gọi hoặc email cần được gửi đi, hãy thực hiện ngay bây giờ. Đừng để sự trì hoãn khiến bạn mất nhiều thời gian hơn. Nếu có việc cần làm, hãy thực hiện cho đến khi hoàn thành hoặc ủy thác cho ai đó nhưng đừng để nó bị bỏ dở.

Biết cách giảm căng thẳng

Mọi người đều giảm căng thẳng theo cách riêng của họ. Một số người thích yoga, một số thích nấu ăn, số khác thì thích đọc sách. Bạn là người hiểu rõ nhất về cơ thể và tâm trí của mình. Giảm căng thẳng theo cách phù hợp nhất với bạn là điều quan trọng khi nói đến duy trì kỹ năng sắp xếp và tổ chức.

Những người có kỹ năng tổ chức công việc có thể rất nghiêm túc, nhưng họ có các thói quen giúp tiết kiệm thời gian và giúp công việc dễ dàng hơn về lâu dài. Hãy chọn các mẹo từ danh sách này để áp dụng trong thời gian làm việc tại nhà, bạn sẽ ngạc nhiên về kết quả đạt được.

Huỳnh Trâm