Người quản lý sản phẩm hay còn gọi là Product Manager sống và hít thở cùng với sản phẩm của họ. Họ tham gia vào từng bước của vòng đời sản phẩm, đầu tư cả về trình độ chuyên môn lẫn cảm xúc, phát hiện nhiều lỗi hơn bất kỳ ai khác và quên đi khái niệm về ngày nghỉ phép trước khi sản phẩm được ra mắt. Tuy nhiên, đây chưa phải là thách thức lớn nhất đối với Product Manager. Nếu bạn mới bắt đầu hành trình làm quản lý sản phẩm, điều cần thiết là phải biết những trở ngại phổ biến trong sự nghiệp của mình và cách điều hướng để vượt qua chúng một cách hiệu quả.

“Có khả năng giải quyết các thách thức trong việc quản lý sản phẩm hàng ngày và thích ứng với sự thay đổi là chìa khóa thành công trong vai trò Product Manager”

Trách nhiệm lớn nhưng quyền hạn rất ít

Bạn nghĩ điều khó khăn nhất trong quản lý sản phẩm là gì? Có lẽ là sự mất cân bằng giữa trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với vai trò. Nếu như các vị trí quản lý khác có trách nhiệm lớn khi kèm với quyền hạn cao thì vai trò Product Manager ngược lại, trách nhiệm lớn nhưng không có nhiều quyền lực.

Chị Đỗ Hạnh Nguyên, Product Manager chia sẻ: “Ở vai trò này, bạn sẽ phối hợp cùng với các nhân viên R&D, thiết kế, tiếp thị, bán hàng để tạo ra một sản phẩm có giá trị và hữu dụng.

Nhưng thực tế bạn không phải là quản lý trực tiếp của họ để có thể luôn làm theo những gì bạn đã hình dung hoặc theo những gì bạn cần hoặc công ty cần một cách kịp thời. Trong khi đó, bạn sẽ là người chịu trách nhiệm cuối cùng nếu sản phẩm bị lỗi hoặc có bất kỳ điều gì không mong muốn xảy ra khác như kéo dài thời gian tốn ngân sách hay không kịp thời gian ra mắt…”

Không có cách nào giúp vượt qua thử thách này ngoài việc mài giũa kỹ năng giao tiếp. “Chúng sẽ giúp bạn tạo ảnh hưởng đến mọi người, khiến họ hiểu rằng các bạn không chống lại nhau khi có xung đột lợi ích mà là một phần của nhóm làm việc vì một mục tiêu chung mà không cần có bất kỳ quyền lực nào chính thức đối với họ”, chị Hạnh Nguyên giải thích.

Biến động không lường trước được của thị trường

Một trong những thách thức khác mà Product Manager phải đối mặt là sự không chắc chắn của thị trường. Điều đó giống hệt như việc bạn đang phân vân không biết nên gọi món gì vì nhà hàng liên tục thay đổi thực đơn mỗi khi bạn đến đó, nhưng ở quy mô lớn hơn, phức tạp hơn và nghiêm túc hơn nhiều.

“Có hơn chục hằng số vật lý trong vũ trụ. Tuy nhiên, chỉ có một hằng số cơ bản trong thế giới quản lý sản phẩm và nó được gọi là sự thay đổi. Điều này đến từ nhiều góc độ như thị trường luôn biến động, các đối thủ cạnh tranh mới nổi và đang biến mất, các giải pháp công nghệ mới cũng như mong muốn, nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng và những điều khác không thể dự đoán được. Điều này chắc chắn gây ra sự mơ hồ, rủi ro và đôi khi khiến Product Manager gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định cũng như ảnh hưởng đến sự thành công của sản phẩm”, chị Hạnh Nguyên phân tích.

Bạn không thể kiểm soát những thay đổi nhưng bạn có thể điều chỉnh để thích nghi với chúng. Đó là lý do tại sao việc giữ một tư duy linh hoạt, thích ứng và có chiến lược trong việc quản lý nguồn lực, tiến trình và nỗ lực của nhóm là rất quan trọng. Điều này liên quan đến việc tiến hành nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, thu thập phản hồi của khách hàng, cập nhật thông tin về xu hướng của ngành, duy trì tính linh hoạt trong việc lên kế hoạch sản phẩm và chuẩn bị xoay vòng hoặc lặp lại dựa trên sự thay đổi của điều kiện thị trường…

“Bằng cách luôn phản ứng nhanh và linh hoạt trước sự thay đổi không ngừng của thị trường, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và tận dụng các cơ hội để thúc đẩy sự thành công cho sản phẩm của mình”, chị Hạnh Nguyên khẳng định.

Quá tải với phản hồi của khách hàng

Mặc dù phản hồi của người dùng cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển và nâng cao sản phẩm. Thế nhưng nó cũng giống như việc ăn quá no vậy, quá nhiều phản hồi sẽ không tốt cho Product Manager hoặc bản thân sản phẩm.

Tại sao ư? Chị Hạnh Nguyên giải thích: “Phản hồi nhận được rất đa dạng, có thể là các vấn đề khác nhau, mức độ chi tiết và mức độ khẩn cấp cũng không giống nhau. Một số có thể quá mơ hồ, không thực tế hoặc nằm ngoài khả năng của sản phẩm… Việc sàng lọc, sắp xếp các phản hồi đa dạng như vậy để xác định những hiểu biết sâu sắc có thể hành động rõ ràng là phức tạp, chưa nói đến việc tiêu tốn thời gian và năng lượng”.

Có cách nào để kiểm soát tình trạng này? “Product Manager cần xây dựng các quy trình và công cụ quản lý phản hồi hiệu quả”, chị Hạnh Nguyên gợi ý. Điều này có thể bao gồm triển khai hệ thống theo dõi phản hồi để tổ chức và phân loại, ưu tiên phản hồi dựa trên các yếu tố như tác động, tần suất và sự phù hợp với mục tiêu sản phẩm… Bằng cách này, bạn sẽ có thể khai thác sức mạnh của những lời phản hồi để thúc đẩy cải tiến liên tục và cung cấp các sản phẩm đáp ứng nhu cầu cũng như mong đợi của khách hàng.

Nhiều việc nhưng không có nhiều thời gian

Một số công việc cho phép người đảm trách bật chế độ “Không làm phiền” trên Skype hoặc đeo tai nghe để có thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Nhưng đó chắc chắn không phải là Product Manager. Họ cần tạo điều kiện cho sự hợp tác, giao tiếp với các bên liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, theo dõi thị trường, phân tích dữ liệu, xác định tầm nhìn và ưu tiên các tính năng của sản phẩm. Điều này có nghĩa là có rất nhiều nhiệm vụ khác nhau họ cần xử lý.

Việc gánh vác trách nhiệm chồng chất trong khoảng thời gian eo hẹp không bao giờ là dễ dàng. Nhưng có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian thông minh để bạn lựa chọn và áp dụng, chẳng hạn như quy tắc danh sách việc cần làm 1-3-5. Ý nghĩa của quy tắc này là chia nhỏ các nhiệm vụ bạn cần làm và giảm số lượng nhiệm vụ đó xuống còn 9. “1” dành cho một nhiệm vụ quan trọng mà bạn có thể giải quyết trong một ngày; “3” dành cho ba nhiệm vụ cỡ trung bình; và “5” là dành cho năm nhiệm vụ nhỏ mà bạn có thể dễ dàng hoàn thành.

Hoặc bạn cũng có thể áp dụng Ma trận Eisenhower. Với phương pháp này, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ có mức độ khẩn cấp và quan trọng hơn, với những nhiệm vụ ít khẩn cấp và quan trọng hơn, bạn nên ủy quyền hoặc bỏ qua chúng hoàn toàn.

“Bạn có thể thử kết hợp một vài trong số chúng vào thói quen hàng ngày của mình để có cảm giác kiểm soát công việc tốt hơn”, chị Hạnh Nguyên gợi ý.

Có thể thấy Product Manager phải đối mặt với vô số thách thức hàng ngày, nhưng đây là mẹo sẽ thay đổi mọi thứ: biến những thách thức đó thành cơ hội. Mặc dù không phải lúc nào cũng dễ dàng nhưng bạn có thể đạt được niềm vui tối đa trong một công việc đầy thử thách bằng cách tiếp cận đúng đắn.

Vân Phạm