Trong công việc, không có đội ngũ nào hoàn hảo và cũng không có nhân viên nào chưa từng mắc sai sót. Có người quên deadline, có người làm sai quy trình, có người vô tình bỏ sót những chi tiết quan trọng. Vì vậy, việc nhắc nhở nhân viên là điều không thể tránh khỏi đối với bất kỳ người quản lý nào. Tuy nhiên, nhắc nhở mà không làm nhân viên mất động lực, sẵn sàng cải thiện thì bạn đã biết chưa?

Nhắc nhở mà không làm nhân viên mất động lực: 8 điều quản lý nên biết

Làm sao để nhắc nhở mà không làm nhân viên mất động lực?

“Khi nhà quản lý nhắc nhở mà không làm nhân viên mất động lực, họ vừa giúp cải thiện hiệu suất công việc vừa duy trì sự tự tin và gắn bó lâu dài.”

Kiểm soát cảm xúc trước khi góp ý

Khi phát hiện sai sót, phản ứng đầu tiên của nhiều quản lý thường là cảm giác máu dồn lên não. Nhất là khi vừa mở email đã thấy khách hàng phàn nàn hoặc một deadline quan trọng bỗng nhiên trễ hẹn vì một lỗi tưởng chừng rất nhỏ. Trong khoảnh khắc đó, không ít người chỉ muốn lập tức gọi nhân viên vào để hỏi một câu quen thuộc: “Sao chuyện này lại xảy ra được?”.

Tuy nhiên, góp ý khi cơn bực bội vẫn đang ở đỉnh điểm thường không mang lại kết quả như mong muốn. Lúc này, bạn đang nói bằng cảm xúc nhiều hơn lý trí, còn nhân viên thì bận tìm cách sinh tồn hơn là tiếp thu phản hồi. Vì vậy, trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện, hãy cho bản thân vài phút để hạ nhiệt. Mục tiêu của cuộc trao đổi không phải là tìm người để “xả áp” sau một ngày căng thẳng mà là giúp nhân viên hiểu vấn đề và tìm cách khắc phục.

Tập trung vào hành vi thay vì công kích con người

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là đánh giá con người thay vì góp ý về hành động. Thay vì nói: “Em quá cẩu thả”, hãy nói: “Báo cáo lần này còn thiếu một số dữ liệu quan trọng”. Nghe có vẻ chỉ khác vài từ, nhưng cảm giác người nghe nhận được lại hoàn toàn khác.

Khi bị gắn nhãn tiêu cực, nhân viên thường nghĩ đến việc tự bảo vệ bản thân hơn là tiếp thu góp ý. Ngược lại, nếu tập trung vào sự việc cụ thể, họ sẽ hiểu rằng vấn đề nằm ở công việc chứ không phải ở con người mình. Nói đơn giản, hãy chỉ sửa lỗi trong báo cáo, đừng vô tình biến nó thành bản đánh giá nhân cách. Khi đó, cuộc trao đổi sẽ nhẹ nhàng và hiệu quả hơn nhiều.

Ghi nhận nỗ lực trước khi đề cập vấn đề

Không ai hào hứng nổi khi vừa ngồi xuống đã được “tặng” ngay một danh sách lỗi sai dài hơn việc cần làm trong ngày. Vì vậy, trước khi nói về những điểm cần cải thiện, hãy dành chút thời gian ghi nhận những điều nhân viên đã làm tốt.

Việc này không phải là khen cho có hay “rải đường” trước khi góp ý, mà để nhân viên thấy rằng bạn đang nhìn nhận bức tranh một cách công bằng. Chẳng hạn, bạn có thể nói: “Anh thấy em xử lý dữ liệu khách hàng rất nhanh, chỉ là ở bước tổng hợp còn vài chỗ cần chỉnh lại thôi”. Một lời ghi nhận đúng lúc sẽ giúp nhân viên bớt căng thẳng, sẵn sàng lắng nghe hơn và không có cảm giác mình vừa bước vào một buổi họp chỉ để nghe phê bình.

Trao đổi riêng thay vì phê bình trước tập thể

Nhiều người nghĩ rằng góp ý trước cả nhóm sẽ giúp nhân viên nhớ bài học lâu hơn. Điều này thực ra cũng đúng, nhưng thứ họ nhớ nhất thường không phải lỗi sai mà là khoảnh khắc muốn đào một cái hố để chui xuống.

Vì vậy, với những sai sót mang tính cá nhân, một cuộc trao đổi riêng thường hiệu quả hơn nhiều. Khi không phải đối mặt với hàng chục ánh mắt đang dõi theo, nhân viên sẽ thoải mái chia sẻ nguyên nhân và dễ tiếp nhận góp ý hơn. Đây cũng là cách thể hiện sự tôn trọng, giúp cuộc trò chuyện diễn ra nhẹ nhàng và giữ được mối quan hệ tích cực giữa quản lý và nhân viên.

Đặt câu hỏi để tìm hiểu nguyên nhân

Không phải cứ có sai sót là do nhân viên lười biếng hay thiếu trách nhiệm. Đôi khi họ đang phải xử lý một núi công việc, chưa được hướng dẫn đầy đủ hoặc đang loay hoay với một quy trình phức tạp chẳng khác gì mê cung. Vì vậy, trước khi vội kết luận, hãy dành chút thời gian để tìm hiểu chuyện gì thực sự đã xảy ra.

Bạn có thể thử mở đầu nhẹ nhàng hơn với câu: “Em gặp khó khăn gì trong quá trình thực hiện công việc này?”. Một câu hỏi đúng cách sẽ khiến nhân viên cảm thấy mình đang được hỗ trợ chứ không phải đang tham gia một buổi tra hỏi. Đồng thời, bạn cũng có cơ hội nhìn thấy nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để đưa ra giải pháp phù hợp.

Cùng nhân viên tìm giải pháp cải thiện

Sau khi xác định được vấn đề, đừng chỉ dừng lại ở việc chỉ ra lỗi sai rồi kết thúc cuộc họp. Nếu chỉ nói “Lần sau đừng mắc lại nhé”, nhân viên có thể gật đầu rất nhiệt tình nhưng trong đầu vẫn chưa biết phải bắt đầu từ đâu để sửa.

Thay vào đó, hãy cùng nhân viên tìm giải pháp cụ thể, chẳng hạn như họ cần bổ sung kỹ năng gì, cần hỗ trợ thêm nguồn lực nào hay cần điều chỉnh cách làm việc ra sao. Khi được cùng tham gia tìm cách khắc phục, nhân viên sẽ thấy mình đang góp phần giải quyết vấn đề, chứ không phải đang ngồi “ghế nóng” trong một phiên tòa xử lỗi công việc. Nhờ vậy, họ không chỉ sửa được sai sót hiện tại mà còn có cơ hội phát triển và làm tốt hơn trong những lần tiếp theo.

Thể hiện sự tin tưởng vào khả năng thay đổi

Một trong những thứ “giết” động lực nhanh nhất của nhân viên là cảm giác: dù cố gắng thế nào cũng không được công nhận. Nếu sau mỗi lần sai sót, người quản lý chỉ chăm chăm nhắc lại lỗi cũ như một drama không hồi kết hoặc liên tục tỏ ra nghi ngờ năng lực thì tinh thần làm việc rất dễ giảm sút.

Ngược lại, hãy cho nhân viên thấy rằng họ vẫn có cơ hội cải thiện và bạn tin điều đó là có thật. Đôi khi chỉ một câu đơn giản như: “Anh tin lần sau em sẽ làm tốt hơn” cũng đủ tạo khác biệt lớn hơn nhiều người nghĩ. Khi cảm nhận được sự tin tưởng, nhân viên thường không tự nhiên giỏi lên ngay lập tức, nhưng họ sẽ có xu hướng cố gắng nhiều hơn để không làm người tin mình thất vọng.

Theo dõi và ghi nhận sự tiến bộ

Việc góp ý không nên kết thúc ngay sau cuộc trò chuyện. Sau đó, người quản lý cần tiếp tục theo dõi sự thay đổi của nhân viên và ghi nhận cả những tiến bộ nhỏ nhất, dù chỉ là cải thiện một phần trong vấn đề đã góp ý. Khi thấy nhân viên có tiến bộ, hãy khen ngợi kịp thời thay vì chờ đến cuối quý tổng kết.

Sự ghi nhận đúng lúc giống như nhiên liệu giúp duy trì động lực làm việc. Nó khiến nhân viên cảm thấy nỗ lực của mình được nhìn thấy và có giá trị.

Quản lý giỏi không phải là người ít phải nhắc nhở mà là người biến mỗi lần góp ý thành một cơ hội để học hỏi và cải thiện. Khi nhân viên cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và tin tưởng, họ sẽ dễ tiếp nhận phản hồi hơn và cùng nhau tiến bộ.

Bạn thường gặp khó khăn gì nhất khi nhắc nhở mà không làm nhân viên mất động lực? Hãy chia sẻ cùng CareerLink nhé.

Oanh Trần