Làm sếp không dễ, ngoài việc chạy deadline, họp hành triền miên và nhớ tên đầy đủ của từng loại báo cáo, bạn còn phải đảm nhiệm một vai trò “vô hình” nhưng cực kỳ quan trọng: chuyên gia gỡ rối cảm xúc, nhất là khi có cảm giác bất công. Đây là cảm giác mà ai đi làm rồi cũng ít nhất một lần nếm qua, kiểu như: “Ủa, sao mình làm cả tuần không ai nói gì mà chị A. chỉ cần cười duyên cái được khen tới tấp?”, hoặc “Ơ, tăng ca riết mà chưa thấy được tăng lương, chắc cái máy in còn được ưu tiên hơn mình quá…”.

Trong những tình huống nhạy cảm như thế này, nếu bạn chọn cách làm ngơ, hy vọng mọi chuyện sẽ tự lắng xuống thì rất tiếc, điều đó hiếm khi xảy ra. Cảm giác bị đối xử bất công có thể âm thầm bào mòn tinh thần nhân viên, khiến họ mất đi động lực, niềm tin và cả sự gắn bó với đội nhóm. Vì thế, thay vì né tránh, bạn cần chủ động đối mặt và xử lý khéo léo để hóa giải những căng thẳng, giữ gìn môi trường làm việc tích cực.

Xử lý tình huống nhân viên có cảm giác bất công một cách hiệu quả

“Khi nhận thấy nhân viên có cảm giác bất công trong nhóm, sếp nên lắng nghe thẳng thắn, đánh giá lại phân công công việc và minh bạch trong việc ghi nhận đóng góp của từng người.”

Lắng nghe với sự thấu cảm

Khi nhân viên chia sẻ rằng họ cảm thấy không được đối xử công bằng, phản ứng đầu tiên của nhiều người quản lý thường là bất ngờ. Trong đầu họ có thể thoáng qua suy nghĩ như: “Không lẽ mình đã làm gì khiến họ tổn thương?” hoặc “Có thể đây chỉ là hiểu lầm”. Và thế là họ rơi vào trạng thái vừa lắng nghe, vừa âm thầm chuẩn bị lời lý giải hợp lý và thuyết phục.

Nhưng vào khoảnh khắc đó, điều nhân viên cần không phải là lời giải thích hay phản hồi. “Thứ họ thực sự mong muốn là được lắng nghe một cách trọn vẹn. Không bị ngắt lời. Không bị phản bác. Không ai cố gắng “nắn lại” cảm xúc của họ. Chỉ cần bạn ngồi xuống, đặt điện thoại sang một bên, nhìn vào mắt họ và dành toàn bộ sự chú ý cho những gì họ đang chia sẻ”, chị Nguyễn Thu Hà, Marketing Manager gợi ý.

Chị cũng nói thêm rằng, có thể trong lúc bày tỏ, họ sẽ nói hơi quá, có phần cảm tính hoặc đôi khi là những lời không mấy dễ nghe thì điều đó cũng dễ hiểu. Cảm xúc, khi dồn nén quá lâu thường tìm cách bật ra một cách mạnh mẽ. Và nếu bạn là người đầu tiên họ chọn để giãi bày, điều đó có nghĩa là họ vẫn đủ tin tưởng để mở lòng với bạn. Hãy lắng nghe câu chuyện ấy với mong muốn được thấu hiểu, chứ không phải để phản bác hay giành phần đúng về mình.

Xác định căn nguyên vấn đề

Cảm giác bất công đôi khi không bắt nguồn từ một sự việc cụ thể mà là kết quả của cả quá trình tích tụ lâu dài. Có thể họ cảm thấy mình luôn phải gánh vác công việc nặng hơn so với người khác hoặc dù nỗ lực rất nhiều nhưng lại không được ghi nhận. Có khi chỉ đơn giản là trong cuộc họp, bạn vô tình khen ai đó mà quên nhắc đến đóng góp của họ. Hoặc là bạn phản hồi tin nhắn của người khác rất nhanh nhưng lại để họ chờ cả ngày. Thoạt nghe cứ tưởng là chuyện nhỏ nhưng với một số người, đó lại là tín hiệu rõ ràng cho thấy sự thiếu công bằng đang âm thầm diễn ra.

“Ở vị trí quản lý, có những lúc mình chỉ làm những điều rất đỗi bình thường, vô tư, thậm chí xuất phát từ thiện chí nhưng lại vô tình khiến ai đó cảm thấy bị lãng quên. Không phải vì cố ý đâu, chỉ là công việc cứ cuốn đi, nhiều thứ phải lo, nên đôi khi không để ý hết được. Nhưng với người ở “bên kia”, những điều nhỏ ấy lại có thể tích tụ và khiến họ chạnh lòng rồi rơi vào hụt hẫng”, chị Thu Hà tâm sự.

Thế nên, sau khi nghe nhân viên chia sẻ, chị cho rằng nên dành một chút thời gian để nhìn lại cách bạn giao việc, khen ngợi, phản hồi hay tương tác với mọi người dạo gần đây. Liệu có điều gì chưa thật sự ổn không? Có ai đó đang cảm thấy mình “vô hình” mà bạn chưa kịp nhận ra? Hay có điều gì trong cách bạn thể hiện khiến người khác hiểu lầm ý tốt ban đầu?

Thấy có vấn đề thật thì sửa, không thì giải thích rõ

Sau khi đã dành thời gian lắng nghe và tự nhìn lại, có thể bạn sẽ nhận ra “Ừ thì, đúng là có điều gì đó chưa thật sự ổn”. Có thể là một lần phân công công việc chưa công bằng, một phần thưởng được xét chưa đủ kỹ hay một buổi họp mà bạn để cảm xúc cá nhân lấn át lý trí. Và nếu quả thật là như vậy thì đừng ngần ngại thừa nhận điều đó.

“Thật ra, chẳng ai là hoàn hảo cả. Sếp cũng là con người, cũng có những lúc sơ suất chưa đủ tinh tế. Thế nhưng điều khiến nhân viên cảm thấy trân trọng và muốn gắn bó là khi nhận ra mình chưa đúng, bạn sẵn sàng thay đổi. Đôi khi, một lời xin lỗi chân thành hay một hành động điều chỉnh nhỏ lại có sức nặng hơn rất nhiều so với lời giải thích dài dòng”, chị Thu Hà nhận định.

Còn nếu sau khi rà soát kỹ lưỡng, bạn nhận thấy mọi việc đã được xử lý một cách công bằng và minh bạch thì cũng đừng vì thế mà bỏ qua cơ hội để chia sẻ lại với nhân viên. Hãy giải thích rõ ràng lý do đằng sau từng quyết định để họ hiểu rằng mọi thứ đều có cơ sở, không phải là thiên vị hay cảm tính. Khi nhân viên nhìn thấy rõ ràng cách bạn phân công nhiệm vụ, đánh giá hiệu suất hay xác định tiêu chí khen thưởng, họ sẽ bớt cảm giác hoang mang hoặc suy đoán không cần thiết.

Đảm bảo sự công bằng trong tương lai

Để giữ được niềm tin của nhân viên sau khi họ đã trải qua cảm giác bất công, bạn còn cần cho họ thấy sự công bằng sẽ được đảm bảo trong tương lai. “Nghĩa là không chỉ dừng lại ở việc giải thích hay xoa dịu cảm xúc mà còn phải thay đổi cách phân chia công việc, tiêu chí khen thưởng hay quy trình đánh giá để mọi người đều cảm thấy minh bạch và rõ ràng”, chị Thu Hà giải thích.

Chị lấy ví dụ, có trường hợp một bạn trong nhóm cảm thấy mình làm nhiều nhưng phần thưởng lại thuộc về người khác. Nếu chỉ nói “mọi người đều quan trọng như nhau” thì không đủ. Thay vào đó, bạn có thể đưa ra quy định rằng mỗi dự án sẽ tổng kết đóng góp của từng người và ghi nhận công khai. “Khi thấy công sức được đánh giá minh bạch, nhân viên sẽ bớt lo lắng bị thiệt thòi và yên tâm rằng lần sau sự nỗ lực của mình chắc chắn sẽ được nhìn nhận công bằng”, chị Thu Hà nêu quan điểm.

Một môi trường làm việc mà ở đó nhân viên không có cảm giác bất công không phải tự nhiên mà thành, đó là kết quả của từng quyết định, cách ứng xử và sự nhất quán mà người quản lý thể hiện mỗi ngày. Mỗi hành động nhỏ hôm nay, dù là lắng nghe nhân viên hay minh bạch trong cách ghi nhận đều giống như một hạt mầm được gieo xuống. Khi những hạt mầm ấy được nuôi dưỡng bằng sự công tâm và tôn trọng, ngày mai bạn sẽ có trong tay một tập thể gắn kết, tin tưởng lẫn nhau và sẵn sàng đồng hành trên những chặng đường dài phía trước.

Trang Trần