Bạn đã được thăng chức lên làm quản lý vì cấp trên tin tưởng vào khả năng lãnh đạo và truyền cảm hứng của bạn. Cảm giác thật tuyệt vời! Bạn thích giúp nhân viên cấp dưới thực hiện tốt nhất công việc của họ và mỉm cười khi nhìn thấy tiêu đề “Trưởng phòng” hoặc “Giám đốc” trên danh thiếp của bạn. Tuy nhiên, có một tình huống mà trải nghiệm trước đây của bạn dường như chưa gặp phải là nên làm gì khi phải đưa ra câu trả lời cho các nhân viên cấp dưới trong khi bạn không có bất kỳ manh mối nào.

Mặc dù bạn có thể cảm thấy rằng cần phải đưa ra phản hồi ngay lập tức mỗi khi nhân viên gặp vấn đề nhưng bước đầu tiên quan trọng cần thực hiện là dừng lại. Đừng vội vàng đưa ra bất kỳ câu trả lời nào và nên tránh nói “Tôi không biết” bởi điều này sẽ khiến nhóm cảm thấy hoang mang và thắc mắc nhiều hơn. Thay vào đó, hãy nói 3 điều sau đây.  

“Tôi không có thông tin cần thiết để đưa ra câu trả lời nhưng tôi sẽ tìm ra đáp án”

Có thể bạn sẽ gặp rất nhiều tình huống để nói “Tôi không biết” như được hỏi về một phần mềm mới mà bạn chưa từng sử dụng, các dự án và các mối đe dọa mà bạn chưa bao giờ gặp phải. Tuy nhiên, trong những khoảnh khắc đó, hãy dành một chút thời gian để nhìn lại các dự án đã thực hiện có cùng kết quả đầu ra hoặc thử thách tương tự như vấn đề đang gặp phải.

Chẳng hạn, nếu câu hỏi của một thành viên trong nhóm là “Tôi có bao nhiêu thời gian để viết loại kịch bản quảng cáo này?” và nếu bạn chưa bao giờ tự làm việc này thì cũng có thể giúp ích cho họ. Thay vì nói “Tôi không biết” hay “Bạn hãy tự quyết định”, bạn có thể tham khảo số giờ đã dành cho các kịch bản đã thực hiện trước đây và thời gian khách hàng dùng để phê duyệt chúng. Từ đây, bạn có thể khoanh vùng khoảng thời gian dự kiến và quan trọng là đưa ra các hướng dẫn và hỗ trợ được thành viên trong nhóm.

Ngay cả khi phải mất thời gian và nghiên cứu sâu để tìm câu trả lời, hãy cố gắng thực hiện. Các nhân viên cấp dưới sẽ tin tưởng và tôn trọng bạn khi họ thấy rằng bạn đã nhiệt tình hỗ trợ họ.

“Hãy cùng nhau thảo luận nhanh”

Quá trình sáng tạo sẽ mang đến hiệu quả cao nhất khi có ít nhất hai “cái đầu”, khi đó bạn thường có thể nghĩ ra nhiều giải pháp hay hơn là đơn phương hành động. Vì vậy, hãy dành thời gian để kết nối với các nhân viên của bạn và cùng nhau suy nghĩ giải quyết vấn đề.

Ngay cả khi các thành viên trong nhóm có ít kinh nghiệm hơn bạn trong vấn đề cần xử lý nhưng việc thảo luận nhanh vẫn có thể mang đến hiệu quả. Bởi thực tế thì quan điểm của họ với tư cách là “người ngoài cuộc” có thể mang lại những suy nghĩ mới mẻ hơn.

Dù nhân viên của bạn là người có nhiều hay ít trải nghiệm thì trong cả hai trường hợp, ngoài việc nghĩ ra được nhiều giải pháp, bạn còn thúc đẩy được tinh thần làm chủ, tinh thần coi mọi việc của công ty cũng là việc của mình, và tinh thần làm tất cả những gì để có lợi cho tổ chức ở các thành viên trong nhóm.

“Tôi biết người có thể xử lý vấn đề này”

Trong ba cách tiếp cận, đây có lẽ là cách khó nhất vì bạn phải thừa nhận rằng ai đó có tầm hiểu biết sâu rộng hơn bạn. Nhưng thay vì lo lắng hoặc nghi ngờ về khả năng của bản thân, hãy tự tin rằng bạn cũng đã góp phần để tìm thấy câu trả lời. 

Quản lý cấp cao hoặc cố vấn công ty với kiến thức chuyên biệt có thể là nguồn lực lớn mà bạn không thể bỏ qua. Hãy tiếp cận họ cho các vấn đề mà bạn không có câu trả lời. Bạn thậm chí có thể chia sẻ các vấn đề gặp phải với những người dày dặn kinh nghiệm trong mạng lưới mối quan hệ của mình. Họ sẽ cho bạn những lời giải đáp hoặc lời khuyên thiết thực ở các lĩnh vực mà bạn không thực sự thành thạo. Hãy nhớ rằng, không ai mong rằng bạn sẽ biết tất cả mọi thứ và việc có các mối quan hệ để được hỗ trợ khi cần thiết sẽ truyền cảm hứng cho sự tự tin trong đội nhóm của bạn.

Tóm lại, vào những lúc bạn không chắc chắn hoặc thiếu tự tin về giải pháp, hãy nhớ rằng lãnh đạo không có nghĩa là luôn có câu trả lời mà đó có nghĩa là bạn luôn cam kết sẽ tìm thấy chúng. Hãy sử dụng 3 gợi ý trên để thay cho câu “Tôi không biết” để thể hiện khả năng lãnh đạo của bạn và không khiến nhân viên cấp dưới cảm thấy bối rối hay hoang mang khi gặp phải các tình huống khó khăn.

Huỳnh Trâm