phỏng vấn trợ lý hành chính

Tại nhiều công ty, trợ lý hành chính thường là người thực hiện nhiều các công việc khác nhau. Họ là chuyên gia trong các phần mềm văn phòng, tìm kiếm thông tin trên mạng trực tuyến, họ theo dõi và tổ chức các dự án tại công ty bạn, giúp sắp xếp lịch làm việc, và đại diện bạn làm việc với các cấp bậc trong công ty.

 

Và quan trọng hơn, họ như hình với bóng với bạn gánh vác công việc cả ngày. Do đó, tìm trợ lý hành chính không chỉ đơn thuần tìm một người thư ký ghi chép trong công việc. Dưới đây là một số lời khuyên Careerlink muốn chia sẻ với bạn để tìm được người trợ lý vừa có cả kĩ năng công việc và kĩ năng ứng xử giao tiếp.

 

Mẹo phỏng vấn những kĩ năng khó

 

Để có một danh sách những câu hỏi phỏng vấn cho vị trí trợ lý hành chính, hãy yêu cầu người trợ lý hiện thời của bạn viết ra những nhiệm vụ cô/anh ta thực hiện trong một tuần.

 

Danh sách này không chỉ là những phần mềm họ sử dụng mà còn cách họ sử dụng chúng ra sao. Sử dụng những ghi chú này để tạo thành danh sách kĩ năng sử dụng phần mềm, tìm kiếm, quản lý dự án bạn đang tìm kiếm.

 

Sau đó, viết các câu hỏi phỏng vấn cho mỗi kĩ năng khó này. Một buổi phỏng vấn trợ lý hành chính tốt là tìm ra được chỗ nào và bằng cách nào ứng viên có thể ứng dụng những kĩ năng khó này.

 

Ví dụ:

- Bạn đề cập rằng mình có khả năng sử dụng Microsoft Excel trong CV, vậy phiên bản mới nhất bạn sử dụng là gì?
- Bạn đã từng sử dụng Mac hoặc hệ thống PC chưa?
- Hãy cho tôi một số ví dụ bạn đã từng thực hiện với Excel. Bạn bắt đầu một bảng tính từ một mớ lộn xộn và tạo công thức hay nhập liệu vào một bảng tính có sẵn? Bạn có hay xuất file Excel thành biểu đồ trong PowerPoint?

 

Khi phỏng vấn trợ lý hành chính phụ trách việc sắp xếp các chuyến công tác của bạn, hãy hỏi những câu sau:

- Khả năng làm việc của bạn với các hãng du lịch như thế nào?
- Bạn đã từng làm việc với các hãng du lịch trong nước, và quốc tế?
- Bạn đã từng gặp rắc rối gì về visa và bạn đã giải quyết vấn đề này ra sao?
- Bạn có chịu trách nhiệm về quy trình thanh toán? Bạn đã thực hiện thế nào?

 

Câu phỏng vấn về những kĩ năng khó nên bao gồm 1 câu hỏi chung:

- Bạn có cảm thấy kinh nghiệm của mình như một trợ lý hành chính vượt ra phạm vi công việc của một người làm hành chính đơn thuần? Nó như thế nào?

 

Câu hỏi này sẽ rút ra những thông tin về những kĩ năng công việc khác mà ứng viên có, ví dụ như quản lý văn phòng, tổ chức hoạt động tập thể công ty, kế toán, trả lời điện thoại.

 

Tiến hành phỏng vấn: kĩ năng mềm

 

Trả lời những câu hỏi chuyên môn của công việc sẽ giúp bạn biết liệu ứng viên có khả năng thực hiện công việc hay không. Và tìm ra họ đã làm gì để thực hiện nhiệm vụ. Tham khảo một số gợi ý về kĩ năng mềm từ Lynn Taylor, tác giả của “Chế ngự bạo chúa văn phòng: Làm cách nào để kiểm  soát hành vi trẻ con của sếp và phát triển tốt trong công việc”.

 

Sếp cũ của bạn mô tả khả năng của bạn như thế nào trong việc quản lý họ?


Lắng nghe câu trả lời nhấn mạnh đến khả năng tạo thêm giá trị của ứng viên, ví dụ như thái độ có thể thực hiện được, khả năng tổ chức, quản lý thời gian và tạo ra những ấn tượng tích cực cho quản lý. Những câu hỏi kĩ năng mềm cụ thể nên được thực hiện tùy vào ứng viên như câu hỏi kĩ năng khó vậy.

 

Nếu vị trí này phải làm việc với nhiều người, hãy tập trung vào khả năng quản lý thời gian:
- Bạn đã quản lý căng thẳng và các thời hạn như thế nào?
- Hãy cho tôi biết về khoảng thời gian bạn phải ưu tiên khối lượng công việc lớn, bằng cách nào bạn thực hiện chúng?
- Khi nào bạn phải giao tiếp với một khách hàng hoặc một quản lý cấp cao đại diện cho sếp của bạn?
- Ai từng là khách hàng thách thức nhất với bạn – trong hay ngoài công ty và bằng cách nào bạn làm thỏa mãn người này?

 

Hãy chắc rằng hỏi những câu hỏi này nếu nhân viên mới này sẽ là người quản lý dự án

 

- Mô tả về một dự án phức tạp mà bạn thực hiện gần đây. (Câu hỏi này sẽ cho bạn biết ứng viên nghĩ dự án phức tạp là như thế nào).

- Trong vị trí công việc trước đây, bạn sử dụng lịch quản lý công việc như thế nào? Bạn quản lý bao nhiêu lịch làm việc
- Trong những dự án thực hiện, đâu là dự án thú vị nhất?

 

Câu hỏi cuối cùng có thể kiểm tra mối quan hệ của ứng viên với sếp trước đây:

- Mô tả mối quan hệ của bạn với sếp hiện thời hoặc với sếp của công việc trước đây (Câu hỏi sẽ tiết lộ tính cách ứng viên và khả năng làm việc với nhiều người khác nhau).

- Điều gì sẽ làm bạn ở lại với công việc trước đây (Điều này nói cho bạn biết việc gì khiến họ cảm thấy không thoải mái).
- Đâu là yếu tố quan trọng nhất để trở thành một trợ lý hành chính chuyên nghiệp?
- Bạn có thích giao tiếp?

 

Hoàn thành buổi phỏng vấn bằng những câu hỏi về văn hóa doanh nghiệp:

- Mô tả cho tôi biết về môi trường làm việc bạn đang tìm kiếm?
- Loại môi trường nào bạn nghĩ sẽ là cơ hội tốt để bạn phát triển?
- Văn hóa doanh nghiệp tại công ty cũ của bạn như thế nào?

 

Ứng viên lý tưởng sẽ muốn làm việc trong một văn phòng được sắp đặt giống như của bạn. Một số người muốn làm việc trong nhóm sẽ chết vì buồn chán trong một văn phòng luật sư với những người ra ngoài hầu hết cả ngày. Một số người thích làm việc trong văn phòng yên tĩnh với cửa được đóng lại và cảm thấy khó chịu khi thường xuyên bị làm phiền mỗi khi cửa mở ra.

 

Sử dụng đúng câu hỏi

 

Những trợ lý hành chính tốt nhất là những người có khả năng phân tích, hiệu quả và một chút tâm lý. Không chỉ để họ biết những gì bạn muốn họ thực hiện, mà họ còn biết cách bạn muốn công việc được hoàn thành. Biết cách phỏng vấn trợ lý hành chính sẽ giúp gia tăng khả năng tìm trợ lý hoàn hảo cho chính bạn và cho công ty bạn. Hãy bắt đầu bằng cách hiểu chính mình và nhu cầu của vị trí, sau đó hỏi những câu hỏi tập trung vào những kĩ năng khó và kĩ năng mềm cần cho công việc. Việc này sẽ giúp tăng những điều thú vị khi tìm một trợ lý hoàn hảo.

 

Quyên Trần

  •  
     

Bí quyết tuyển dụng - Cẩm nang khác