Khả năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt của bất kỳ môi trường làm việc thành công nào. Đây là nền tảng để xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, tăng năng suất và giải quyết vấn đề toàn diện. Vì vậy, điều hết sức quan trọng là chúng ta cần phải đánh giá được kỹ năng giao tiếp của ứng viên trong quá trình tuyển dụng. 

“Biết vậy nhưng nói thì dễ, làm thì mới khó”. Nếu đây là điều đang xuất hiện trong đầu thì bạn nghĩ đúng rồi đấy. Việc xác định xem ai đó có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản hoặc bằng lời nói tốt hay không chẳng hề đơn giản. Nhưng khó khăn này sẽ được tháo gỡ nhờ vào chia sẻ của các chuyên gia tuyển dụng dày dặn kinh nghiệm.

CV và thư xin việc là “bằng chứng thép” để đánh giá khả năng giao tiếp bằng văn bản

“Có một cách giúp tôi dễ dàng để đánh giá khả năng giao tiếp của ứng viên, cụ thể ở đây là kỹ năng viết, đó là thông qua CV và thư xin việc. Tôi không mong chờ ứng viên sẽ là một cây bút vàng trong làng viết văn với những lời lẽ mỹ miều, bóng bẩy nếu đang tuyển dụng cho các vai trò không liên quan đến văn chương. Điều tôi chú ý là những gì họ viết có dễ đọc dễ hiểu không, các thông tin có được sắp xếp hợp lý và không mắc lỗi chính tả không, câu văn của họ có mạch lạc trôi chảy hay có chứa các từ không cần thiết, những tính từ không tạo thêm giá trị và khiến văn bản của họ trở nên phức tạp quá mức hay không”, chị Nguyễn Huỳnh Như, Senior HR chia sẻ.

Theo chị, một CV có cấu trúc rõ ràng, trình bày ngắn gọn súc tích và một lá thư xin việc đi thẳng vào trọng tâm giải thích vì sao ứng viên quan tâm đến công ty cũng như vị trí ứng tuyển với giọng điệu đúng mực là dấu hiệu tích cực cho thấy khả năng giao tiếp bằng văn bản khá tốt.

Nếu vẫn muốn có đánh giá chính xác hơn, chị Như gợi ý: “Có thể đặt ra cho ứng viên một bài kiểm tra thực tế. Ví dụ, nếu cần tuyển nhân viên bán hàng, bạn có thể yêu cầu họ viết một email giải thích lí do vì sao sản phẩm có thể giải quyết vấn đề của khách hàng. Nếu cần tuyển kỹ sư IT, hãy yêu cầu họ viết một bản hướng dẫn từng bước ngắn gọn về cách sử dụng phần mềm nào đó. Hoặc nếu nói chuyện trước đám đông là một phần của công việc, hãy yêu cầu họ trình bày bài thuyết trình dài 5 phút khi phỏng vấn trực tiếp hoặc thông qua các công cụ phỏng vấn video”.

“Khả năng giao tiếp tác động đến hầu hết mọi khía cạnh của môi trường làm việc, từ hành động của nhân viên ở cấp độ cá nhân đến phạm vi rộng hơn là văn hóa doanh nghiệp”.

Hãy chú ý đến ấn tượng đầu tiên của bạn về kỹ năng giao tiếp của ứng viên

Đó là kinh nghiệm của anh Trần Minh Tâm, Recruitment Team Leader khi đánh giá khả năng giao tiếp bằng lời nói.

“Khi gặp ứng viên tiềm năng lần đầu tiên, hãy ghi lại ấn tượng của bạn. Ấn tượng đầu tiên có thể nói lên rất nhiều điều, vì vậy nếu bạn có cảm giác tốt về ứng viên ngay từ đầu thì đó là một dấu hiệu tốt”, anh tiết lộ. “Theo đó, hãy nhìn xem họ có giao tiếp bằng mắt không? Họ có thể hiện ánh mắt bình thường, thân thiện và tỏ ra tích cực lắng nghe không? Hay họ cứ dáo dác ngó quanh hoặc nhìn chằm chằm một cách kỳ lạ? Họ có vẻ thoải mái và thư thái, hay tĩnh lặng và khép kín? Dù có một chút lo lắng nhưng một ứng viên ngồi thẳng, hơi nghiêng người về phía trước khi nghe, dùng cử chỉ tay nhẹ nhàng và phù hợp khi nói chuyện sẽ thể hiện sự gắn kết và hợp tác, khiến người khác cảm thấy thoải mái. Trái lại, khoanh tay và nét mặt bối rối hoặc mất tinh thần không phải là dấu hiệu của sự thân thiện hay cởi mở”.

Anh cũng cho biết, một ứng viên có khả năng giao tiếp tốt sẽ làm được nhiều việc hơn là chỉ trả lời các câu hỏi trong cuộc phỏng vấn. Họ nên đặt câu hỏi và thể hiện sự quan tâm đến người phỏng vấn hay bất cứ ai tham dự cuộc trò chuyện. “Ứng viên ở đó để tìm hiểu về vị trí và công ty cũng như chúng ta tìm hiểu về họ. Những ai có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ đặt câu hỏi trong cuộc phỏng vấn đồng thời cởi mở và thân thiện với những điều được hỏi”, anh Tâm giải thích.

Các câu hỏi phỏng vấn phù hợp sẽ cho bạn một bức tranh rõ ràng về kỹ năng giao tiếp và ứng xử của ứng viên.

“Tôi cho rằng các kỹ năng mềm như giao tiếp sẽ được đánh giá tốt nhất thông qua các câu hỏi phỏng vấn tập trung vào hành vi. Loại câu hỏi này buộc ứng viên phải kể về thời điểm họ áp dụng kỹ năng giao tiếp và mô tả tình huống một cách chi tiết”, chị Nguyễn Thị Minh Ngọc, Trưởng nhóm Tuyển dụng bày tỏ.

Theo chị thì “Một ứng viên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ trả lời bằng kỹ thuật STAR – giải thích về tình huống, nhiệm vụ, hành động và kết quả đạt được. Cộng thêm cách cấu trúc thông tin hợp lý, ngắn gọn và nói rõ ràng nữa thì còn gì bằng”.

Nói về các câu hỏi yêu thích để đánh giá kỹ năng giao tiếp của ứng viên, chị Minh Ngọc cũng có một số gợi ý như “Đã bao giờ bạn đóng góp ý kiến cho đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm chưa? Bạn đã làm điều đó như thế nào?”, “Bạn có thường bất đồng ý kiến với với đồng nghiệp không? Làm cách nào để bạn giải quyết êm đẹp các tình huống đó?” hay “Hãy kể về lần bạn phải giao tiếp hiệu quả với một người có phong cách giao tiếp khác với bạn?”.

“Câu trả lời của ứng viên cho những câu hỏi về hành vi như thế này phải cởi mở và không lảng tránh hay do dự. Nó cũng nên cho thấy chi tiết về sự nỗ lực hợp tác của ứng viên. Nếu thay vào đó là những lời giải thích mang tính tự cao tự đại hoặc phản hồi tiêu cực thì giao tiếp kém là đánh giá chính xác về ứng viên”, chị Ngọc nhận xét.  

Khả năng giao tiếp tốt được đa số các nhà tuyển dụng coi là cần thiết bởi ếu không có kỹ năng này, ứng viên sẽ không thể có những “màn trình diễn” đầy chất lượng. Họ có thể là lập trình viên, là kỹ sư giỏi nhất thế giới nhưng nếu không giao tiếp tốt, họ sẽ không thể làm việc ăn ý với đội nhóm, khách hàng và cả đối tác, từ đó khiến năng suất giảm sút, công việc trì trệ và doanh nghiệp sẽ không thể nào phát triển được. Với tầm quan trọng như thế, việc sàng lọc các ứng viên biết cách giao tiếp là điều vô cùng cần thiết. Ba chuyên gia nhân sự trên đây đã nói về kinh nghiệm của họ, còn bạn thì sao? Bạn có tuyệt chiêu gì để biết được ứng viên có kỹ năng giao tiếp tốt hay không? Hãy chia sẻ cùng CareerLink trong phần bình luận nhé.

Huỳnh Trâm