Trong quá trình tuyển dụng, các cuộc phỏng vấn là bước đi không thể thiếu để xác định những ứng viên có tiềm năng nhất. Và trong khi người phỏng vấn tập trung vào việc đặt câu hỏi đúng và quan sát phản ứng của ứng viên thì lắng nghe chủ động cũng có vai trò quan trọng không kém.

Lắng nghe chủ động không chỉ đơn thuần là nghe những từ được nói ra, thỉnh thoảng gật đầu hay nói “ừ, ừm” rồi thông tin vào tai này qua tai kia và bay đi mất. Lắng nghe chủ động có nghĩa là hoàn toàn đắm mình vào câu chuyện, hiểu và xử lý thông điệp, phản hồi một cách chỉn chu và cuối cùng là đảm bảo bạn rời khỏi cuộc trò chuyện với sự hiểu biết sâu sắc về ứng viên và sự phù hợp của họ đối với vai trò.

Lắng nghe chủ động + Quan sát = Tuyển dụng tốt hơn

“Lắng nghe chủ động là kỹ năng quan trọng đối với người phỏng vấn có thể tác động đáng kể đến sự thành công của quá trình tuyển dụng.”

Một trong những lợi ích hàng đầu của việc lắng nghe chủ động là bạn có thể điều chỉnh câu hỏi phỏng vấn một cách hiệu quả hơn. Lắng nghe chăm chú phản hồi của ứng viên, bạn sẽ nương theo đó để đặt những câu hỏi đào sâu nhằm khám phá nhiều hơn về kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của họ. Song song với việc thúc đẩy cuộc trao đổi diễn ra trong không khí tự nhiên thì cách này còn giúp bạn có được thông tin toàn diện về ứng viên mà các câu hỏi tiêu chuẩn có thể không khám phá ra.

Bên cạnh nắm bắt được khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tư duy phản biện… thì lắng nghe chủ động cũng giúp bạn đánh giá khả năng giao tiếp của ứng viên, chẳng hạn như họ có nói năng rành mạch, phát âm rõ ràng hay đưa ra các phản hồi thấu đáo, có logic, hợp tình hợp lý hay không hay họ có thể diễn đạt ý tưởng của mình một cách hiệu quả mà không sử dụng quá nhiều từ đệm hoặc lạc đề không… Nhưng vì sao bạn cần biết những điều này. Bởi kỹ năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự phối hợp ăn ý với đồng nghiệp, chăm sóc khách hàng chu đáo và giúp tăng hiệu suất công việc. Nói cách khác, giao tiếp cần thiết cho mọi người, mọi vị trí, mọi ngành nghề nên việc đánh giá kỹ năng này ở ứng viên là điều cần thiết. Và chỉ khi lắng nghe bằng tất cả tâm trí, bạn mới có thể đưa ra nhận định chính xác.

Một lợi ích quan trọng không kém nữa là lắng nghe chủ động giúp cải thiện đáng kể trải nghiệm của ứng viên trong suốt buổi phỏng vấn. Khi được lắng nghe và thấu hiểu, họ cảm thấy bản thân được đối xử tôn trọng và có thiện cảm hơn đối với bạn và rộng hơn là doanh nghiệp. Đây sẽ là điểm rất hấp dẫn, giúp định vị công ty theo hướng tích cực trong mắt ứng viên và có khả năng ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của họ. Ngay cả khi không chọn công ty bạn làm bến đỗ thì họ cũng có thể chia sẻ trải nghiệm thú vị trên trang cá nhân hay các phương tiện truyền thông. Thương hiệu tuyển dụng cũng vì vậy mà được nâng tầm giá trị.

Mục tiêu cuối cùng của bất kỳ cuộc phỏng vấn nào là đảm bảo sự phù hợp giữa ứng viên và doanh nghiệp, không chỉ về mặt kỹ năng và kinh nghiệm mà còn phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty. Lắng nghe chủ động tạo điều kiện thuận lợi cho điều này bằng cách giúp bạn vừa đánh giá những gì đang được nói vừa nhìn thấu được thái độ cũng như cảm xúc mà lời nói không truyền tải được. Ví dụ như khi bạn hỏi ứng viên về cách họ ứng xử khi nhận được phản hồi tiêu cực từ người quản lý. Nếu họ nghiêm túc với công việc thì chắc chắn câu trả lời sẽ là cởi mở tiếp thu và rút kinh nghiệm cho những lần sau. Ngược lại, nếu tìm cách né tránh, phớt lờ câu hỏi hay tỏ ra lo lắng, hạn chế tối đa giao tiếp bằng mắt thì có thể họ rất kém trong việc tiếp nhận các phản hồi không hay. Những dấu hiệu này sẽ giúp bạn xác định mức độ phù hợp của ứng viên với văn hóa cũng như giá trị của doanh nghiệp bất kể họ thực sự nói gì.

Trên tất cả, bạn không thể khiến ứng viên nói “Có” với các cơ hội việc làm nếu không biết cách lắng nghe. Để thuyết phục các ứng viên chất lượng chấp nhận lời mời làm việc, bạn cần phải biết điều gì quan trọng nhất đối với họ. Không lắng nghe, bạn sẽ không hiểu được động lực, mục tiêu, giá trị, mong muốn cá nhân và nghề nghiệp của họ. Và nếu không “gãi đúng chỗ ngứa”, đánh đúng vào nhu cầu ứng viên thì bạn đang đẩy họ ra xa mình và ngã vào vòng tay của đối thủ cạnh tranh.

Làm thế nào để trở thành người lắng nghe chủ động và tạo ấn tượng với ứng viên?

Trong các cuộc phỏng vấn ứng viên, ai là người nói nhiều nhất? Là bạn hay là họ? Nếu là bạn thì có vấn đề rồi. Nếu muốn hiểu rõ về ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt hơn, bạn cần cải thiện kỹ năng lắng nghe của mình. Nhưng làm sao để trở thành người lắng nghe tốt hơn, nhất là khi bạn là người hướng ngoại và cảm thấy việc giữ im lặng cực kỳ khó khăn?

Khi lắng nghe ứng viên tiềm năng hoặc bất kỳ ai đó nói về vấn đề nào đó, hãy chú ý đến lời nói của họ và cố gắng tập trung vào khoảnh khắc hiện tại thay vì suy nghĩ về những điều sẽ nói tiếp theo. Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn: Bạn có nói “Tôi hiểu rồi” hoặc “Tiếp tục đi” để báo hiệu rằng bạn không chỉ đang nghe mà thực sự đang lắng nghe? Bạn có thỉnh thoảng gật đầu để cho thấy mình đang theo dõi? Và bạn có duy trì giao tiếp bằng mắt theo cách không gây sợ hãi không? Bằng cách giữ cho tâm trí và cơ thể tập trung vào những gì xảy ra trước mắt, bạn sẽ nắm bắt được các chi tiết quan trọng mà nếu không làm như vậy, bạn có thể sẽ bỏ lỡ.

Điều quan trọng nữa là không ngắt lời. Việc bị ngắt lời sẽ gây khó chịu cho người nói bởi nó tạo ấn tượng rằng bạn nghĩ mình quan trọng hơn, hoặc bạn không có thời gian để lắng nghe những gì họ nói. Ngay cả khi ứng viên tạm dừng hoặc im lặng trong vài giây cũng không có nghĩa là bạn nên “nhảy” vào ngay. Nếu đôi khi vì quá muốn chia sẻ, ứng viên có thể khiến cuộc trò chuyện bị lạc hướng, lúc này bạn hãy để họ nói hết ý và nhanh chóng “quay xe” bằng các câu nói kiểu như “Vậy, chuyện bạn đang nói về vấn đề X thì sao?”

Đặt những câu hỏi liên quan cũng cho thấy bạn đã lắng nghe chủ động và giúp làm rõ những điều đã được nói. Nếu bạn không chắc mình đã hiểu đúng hay chưa, hãy đợi cho đến khi ứng viên dừng lại rồi nói điều gì đó như “Ý bạn là…” hoặc “Tôi không chắc mình có hiểu đúng những gì bạn đang nói về…”. Bạn cũng nên sử dụng những câu hỏi mở khi có thể, như “Bạn cảm thấy thế nào khi làm vậy?”, “Bạn đã làm gì tiếp theo?”, “Bạn có thể kể thêm về điều đó không?”. Các câu hỏi mở khuyến khích câu trả lời sâu hơn như thế này sẽ giúp khai thác không chỉ sự thật mà còn cả cảm xúc, hoàn cảnh và ý định của họ, góp phần tạo ra một cuộc trò chuyện phong phú và có ý nghĩa hơn.

Sau khi đã dành thời gian lắng nghe và đặt câu hỏi, bạn có thể chia sẻ về quan điểm của riêng mình. Điều cần lưu ý là phản hồi của bạn phải phù hợp với nhịp điệu tự nhiên của cuộc trò chuyện và dựa trên những gì ứng viên đã nói. Bạn có thể kể về một trải nghiệm tương tự mà bạn đã có, đồng ý với ý kiến ​​mà họ bày tỏ hoặc giải thích thêm về một khái niệm mà họ đã đề cập. Dù là gì thì cũng nhớ dành thời gian để cân nhắc lời nói của bạn nhé.  

Việc rèn luyện kỹ năng lắng nghe chủ động không chỉ giúp bạn trở thành nhà tuyển dụng giỏi hơn mà còn xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn. Trong bối cảnh các doanh nghiệp luôn cạnh tranh nhau từng chút để thu hút nhân sự chất lượng cao, điều này sẽ giúp bạn có được lợi thế đáng kể và kết quả nhận về là ngày càng nhiều hơn những lần tuyển dụng thành công.

Huỳnh Trâm