Cách viết thư mời phỏng vấn chuẩn nhất, bạn đã biết chưa?

Để nhanh chóng tuyển dụng được người phù hợp cho các vị trí còn trống, nhà tuyển dụng cần thể hiện được sự chuyên nghiệp nhằm đảm bảo ứng viên có được trải nghiệm phỏng vấn tuyệt vời. Trong đó, thư mời phỏng vấn được xem là bước then chốt.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về các yếu tố bắt buộc của một lá thư mời phỏng vấn chuẩn cùng các mẫu tham khảo mà bạn có thể sử dụng nhằm cải thiện trải nghiệm của ứng viên trở nên tích cực hơn.

Vì sao gửi thư mời phỏng vấn qua email được khuyến khích hơn các cuộc gọi điện thoại?

Khi gọi điện thoại, bạn không biết được môi trường hiện tại nơi ứng viên nhận được các cuộc gọi này ra sao, điều này khiến cho cuộc trò chuyện không hiệu quả và thiếu tự nhiên. Ngược lại, nếu thư mời phỏng vấn được gửi xác nhận qua email, ứng viên có thể đọc khi thuận tiện và đảm bảo được sự riêng tư bất kể môi trường xung quanh họ là gì.

Thư mời phỏng vấn nên bao gồm những điều gì?

Hãy sử dụng email mời phỏng vấn để truyền đạt đầy đủ thông tin về văn hóa công ty cũng như công việc. Một cuộc phỏng vấn sắp tới – dù qua điện thoại hay gặp trực tiếp – có thể khiến người tìm việc cảm thấy căng thẳng, vì vậy hãy làm nhiều hơn những gì cần thiết để họ cảm thấy thoải mái và tự tin.

Ngoài ra, hãy chắc chắn bao gồm tất cả các thông tin ứng viên có thể cần chuẩn bị trước như mang theo các giấy tờ gì cũng như các mẫu vật, tác phẩm đã thực hiện… Làm như vậy sẽ khiến họ cảm thấy có giá trị và họ sẽ xem bạn là một nhà tuyển dụng thực sự tận tâm. Ở mức tối thiểu, hãy đề cập đến các chi tiết sau trong thư mời phỏng vấn của bạn.

Dòng tiêu đề chỉ rõ mục đích của email

cho thấy đây là một thư mời phỏng vấn trong dòng chủ đề email giúp thu hút sự chú ý của ứng viên khi họ lướt qua hộp thư đến. Điều này sẽ đảm bảo email của bạn không bị bỏ sót và nhận được phản hồi nhanh chóng.

Tên công ty và chức danh công việc

Đừng quên nhắc đến chức danh của vị trí trong dòng tiêu đề của bạn. Ứng viên có thể ứng tuyển cho nhiều vị trí công việc tại một công ty, vì vậy hãy nêu chính xác họ được mời phỏng vấn cho vị trí nào.

Ngoài ra, hãy nhớ nêu tên công ty của bạn. Thị trường việc làm rất rộng lớn và các ứng viên hàng đầu có nhiều sự lựa chọn các nhà tuyển dụng khác nhau, do đó hãy nhắc họ biết bạn là ai.  

Hình thức phỏng vấn

Bạn cần giải thích một chút về hình thức/quy trình của cuộc phỏng vấn mà bạn sẽ tiến hành, cho dù đó phỏng vấn trực tiếp, qua điện thoại, qua video hoặc là một cuộc phỏng vấn nhóm.

Địa điểm phỏng vấn

Hãy bao gồm địa chỉ văn phòng của bạn và ảnh chụp vị trí của nó trên bản đồ trong thư mời phỏng vấn.

Thời gian diễn ra cuộc phỏng vấn

Điều này đặc biệt quan trọng đối với ứng viên đang làm việc ở một nơi khác và cần sắp xếp thời gian phỏng vấn linh hoạt theo lịch làm việc của họ. Nếu ứng viên của bạn là một trong số đó, hãy cung cấp cho họ thời gian ước tính buổi phỏng vấn sẽ diễn ra trong bao lâu và xác nhận thời gian bắt đầu lẫn kết thúc khi đã lên lịch cụ thể.

Đưa ra các tùy chọn về thời gian

Như đã đề cập, một số ứng viên có thể đang có việc làm, điều đó có nghĩa là họ cần nhiều lựa chọn về khoảng thời gian và thông báo ít nhất vài ngày để sắp xếp một cuộc phỏng vấn. Nhằm tạo sự thuận lợi, hãy đề xuất một số ngày giờ giúp giảm thiểu thời gian trao đổi qua lại giữa hai bên và cho thấy được tính linh hoạt của công ty. Tuy nhiên, điều này sẽ ít khả thi hơn khi lên lịch phỏng vấn nhóm.

Thông tin về người phỏng vấn

Hãy thông báo với ứng viên ai sẽ là người phỏng vấn và chức danh công việc của họ là gì nhằm giúp ứng viên có sự chuẩn bị tốt hơn.

Chữ ký email

Kết thúc thư bằng chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm số điện thoại, địa chỉ email và các liên kết mạng xã hội để ứng viên có thể liên hệ với bạn nếu có các câu hỏi thắc mắc.

Bí quyết để có thư mời phỏng vấn nổi bật

Hãy thêm vào các thông tin sau trong thư mời phỏng vấn của bạn để thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của công ty bạn.

Lời đề nghị nên mặc trang phục gì

Trong buổi phỏng vấn trực tiếp, ứng viên cần phải ăn mặc phù hợp. Hãy cho họ biết về quy tắc trang phục công sở của bạn, điều này giúp họ bớt lo lắng vì không biết mặc gì. Không còn băn khoăn về cách ăn mặc giúp ứng viên tập trung vào cuộc trò chuyện và làm nổi bật khả năng của họ.

Chỉ dẫn cụ thể

Các ứng viên có thể đến từ một nơi khá xa công ty bạn để phỏng vấn trực tiếp. Điều này có nghĩa là họ không quen thuộc với đường đi xung quanh đó. Vậy nên, hãy gửi họ thông tin về các tuyến xe buýt, nơi gửi xe cũng như người cần gặp khi đến văn phòng. Tạo điều kiện để ứng viên có thể lên kế hoạch trước sẽ giúp bạn có được cảm tình tốt từ họ. 

Các tài liệu nên mang theo

Nếu có bất cứ vật dụng, tài liệu cần thiết nào cần mang theo hoặc ứng viên cần giấy tờ tùy thân để vào tòa nhà/nhà máy, hãy thông báo trước. Nếu bạn đề cập đến các vật mẫu, thì cần làm rõ thêm là bạn cần số lượng bao nhiêu và ở định dạng nào. Mục tiêu của bạn chỉ đơn giản là trấn an các ứng viên để họ cảm thấy tự tin bước vào cuộc phỏng vấn.

Những gì mong đợi trong cuộc phỏng vấn

Nếu bạn đang có kế hoạch thực hiện một bài kiểm tra năng khiếu hoặc yêu cầu ứng viên thực hiện các nhiệm vụ của công việc, bạn cần thông báo cho họ về điều đó. Chẳng hạn như, “Chúng tôi sẽ yêu cầu bạn viết một bài đăng trên blog về chủ đề liên quan đến sản phẩm của công ty có chèn các từ khóa nhất định trong thời gian khoảng 25 phút”.

Cung cấp thêm thông tin để làm quen trước khi phỏng vấn

Bạn càng có mối quan hệ đáng tin cậy với ứng viên, họ càng có nhiều khả năng ưu tiên công ty của bạn. Để bắt đầu xây dựng mối quan hệ này, hãy tạo điều kiện để họ tìm hiểu thêm về doanh nghiệp cũng như các thành viên trong nhóm trước cuộc phỏng vấn qua các đề xuất như “Hãy truy cập vào Facebook… để tìm hiểu thêm về chúng tôi”.

Mẫu thư mời phỏng vấn thân thiện và chuyên nghiệp

X thân mến,

Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí… tại công ty… Tôi rất ấn tượng với CV cũng như các mẫu tác phẩm của bạn và tôi muốn gặp bạn để phỏng vấn trực tiếp tại [địa chỉ công ty] để tìm hiểu thêm về chuyên môn và kỹ năng của bạn.  

Vui lòng mang theo 1 bản CV và mặc trang phục lịch sự khi đến phỏng vấn. Bạn sẽ nói chuyện với người phỏng vấn đảm nhận vị trí – chức vụ của công ty như sau:

1.     Họ tên + chức vụ

2.     Họ tên + chức vụ

Cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài khoảng 1 giờ. Nhằm tạo sự thuận tiện cho bạn khi tham gia cuộc phỏng vấn này, tôi đã liệt kê một số ngày và giờ bạn có thể chọn như bên dưới:

–       10 giờ 30 sáng thứ Tư, ngày 6 tháng 5 năm 2020

–       3 giờ 45 chiều thứ Tư, ngày 6 tháng 5 năm 2020

–       11 giờ sáng thứ Năm, ngày 7 tháng 5 năm 2020

–       13 giờ chiều thứ Sáu, ngày 8 tháng 5 năm 2020

Vui lòng xác nhận thời gian phỏng vấn trước thứ Bảy tuần này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng liên hệ với tôi theo số… hoặc email…

Chúng tôi rất mong được gặp bạn!

Trân trọng,

[Tên của nhà tuyển dụng]

[Thêm chữ ký email với chi tiết liên lạc]

Tìm ra một ứng viên lý tưởng có thể là điều khó khăn nhưng hoàn toàn có thể đạt được. Và một trong những bước quan trọng là đảm bảo thư mời phỏng vấn của bạn rõ ràng, mạch lạc cung cấp nhiều thông tin và thân thiện để khiến ứng viên muốn đến công ty. Chúc bạn thành công!

Huỳnh Trâm 5/2020

Sao chép thành công