Mời ứng viên tham gia phỏng vấn là một công việc đòi hỏi sự khéo léo và lịch thiệp. Với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn cần soạn email mời phỏng vấn truyền đạt thông điệp một cách chính xác. Bạn cũng phải đối mặt với thách thức làm cho ứng viên đủ tiêu chuẩn cảm thấy được chào đón ở công ty của bạn chỉ bằng cách đọc email, đồng thời chứng minh rằng bạn có nhiều ưu điểm hơn các doanh nghiệp khác.

Đừng quên 11 điều sau khi gửi email mời phỏng vấn để đảm bảo email của bạn sẽ được mở, đọc và phản hồi.

Dòng tiêu đề hấp dẫn

Dòng tiêu đề email là yếu tố quyết định xem email có được mở hay chuyển vào mục thư rác. Vì vậy, khi viết dòng tiêu đề, hãy chú ý đến những điều sau:

– Luôn luôn viết dòng tiêu đề đầu tiên;

– Tiêu đề rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu;

– Ngắn gọn và tập trung. Ứng viên của bạn có thể sẽ kiểm tra email trên điện thoại và khi đó, dòng tiêu đề hiển thị trên màn hình điện thoại có thể ngắn hơn khi chúng xuất hiện trên laptop hoặc máy tính bảng. Thế nên, cần đảm bảo rằng tiêu đề của bạn sẽ phù hợp với một thiết bị nhỏ hơn.

– Điều quan trọng nhất nên được viết trước. Vì bạn không biết có bao nhiêu từ trong dòng tiêu đề của mình sẽ được hiển thị, thế nên hãy đặt những từ quan trọng nhất ở vị trí đầu tiên.

– Sử dụng từ khóa. Hãy sử dụng các từ khóa như “phỏng vấn vị trí A ở công ty B” để ứng viên có thể dễ dàng quản lý email.

Lời chào trang trọng

Cho dù bạn muốn tạo ra không khí trang trọng hay thân thiện, đừng quên sử dụng tên của người nộp đơn. Đối với các email trang trọng, hãy nói những điều như “Thân chào X”. Nếu thích phong cách giản dị hơn, bạn có thể sử dụng những lời chào như “Xin chào Y” hoặc “Chào Y”.

Đề cập đến vị trí tuyển dụng

Hãy nhớ rằng người tìm việc luôn gửi hồ sơ của họ đến nhiều công ty khác nhau và họ có thể mất dấu vị trí tuyển dụng rất nhanh chóng. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xác nhận với ứng viên rằng đây là vị trí mà họ đã ứng tuyển. Ví dụ, “Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí Nhân viên viết nội dung tại công ty ABC.”

Nêu rõ mục đích thư mời

Nếu bạn không liên hệ trước với ứng viên tiềm năng thì điều cần làm là thông báo rằng bạn đang gửi lời mời phỏng vấn. Chẳng hạn, “Chúng tôi đã xem xét hồ sơ ứng tuyển của bạn và muốn mời bạn tham dự buổi phỏng vấn”. Nếu bạn đã nói chuyện với ứng viên qua điện thoại hoặc Skype, hãy giải thích những gì họ sẽ được mong đợi từ cuộc gặp gỡ trực tiếp này.

Email mời phỏng vấn tốt nhất cần có đủ các yếu tố quan trọng và cá nhân hóa khiến ứng viên cảm thấy được tôn trọng và hào hứng làm việc với doanh nghiệp của bạn.

Thời gian, địa điểm và hình thức phỏng vấn

Các buổi phỏng vấn nhóm thường được tổ chức vào những thời điểm cố định. Tuy nhiên, các cuộc phỏng vấn một ứng viên có thể linh hoạt. Hãy để ứng viên chọn một thời điểm mà họ có thể hoàn toàn tập trung vào cuộc phỏng vấn của mình.

Để tránh vô số email qua lại, hãy cho ứng viên nhiều thời gian để lựa chọn. Ví dụ, “Tôi đã liệt kê một số tùy chọn ngày và giờ bên dưới để tiến hành buổi phỏng vấn. Vui lòng cho tôi biết nếu có bất cứ thời gian nào trong số này phù hợp với lịch trình của bạn”.

Nếu bạn nghĩ rằng ứng viên có thể khó tìm thấy địa chỉ công ty, hãy cung cấp bản đồ hoặc đưa ra hướng dẫn cụ thể trong email mời phỏng vấn. Bên cạnh đó, sẽ rất hữu ích nếu email bao gồm loại hình phỏng vấn mà ứng viên sẽ phải đối mặt. Đó có thể là cuộc phỏng vấn qua điện thoại, Skype, phỏng vấn nhóm hoặc phỏng vấn hội đồng.

Các thành viên sẽ tham gia vào buổi phỏng vấn

Đừng quên thêm thông tin của những người sẽ thực hiện cuộc phỏng vấn. Ví dụ, “Bạn sẽ gặp Giám đốc điều hành công ty, ông Z và hai thành viên trong bộ phận Marketing của chúng tôi”.

Những điều được mong đợi trong buổi phỏng vấn

Hãy cho ứng viên biết nếu bạn muốn họ mang theo các tài liệu tham khảo hoặc sản phẩm mẫu của họ. Nếu bạn đang có kế hoạch thực hiện một bài kiểm tra năng khiếu hoặc yêu cầu ứng viên thực hiện các nhiệm vụ của công việc, bạn cần thông báo cho họ về điều đó.

Một dòng thông tin như “Chúng tôi sẽ yêu cầu bạn viết một bài đăng trên blog về chủ đề nhất định bằng cách sử dụng các từ khóa cho sẵn trong khoảng thời gian 25 phút” sẽ giúp làm giảm cảm giác lo lắng của ứng viên vì họ biết điều gì sẽ xảy ra và có sự chuẩn bị tốt hơn.

Cung cấp thêm thông tin để làm quen trước khi phỏng vấn

Bạn càng có mối quan hệ tin cậy với ứng viên thì có nhiều khả năng họ sẽ ưu tiên công ty của bạn hơn. Để bắt đầu xây dựng mối quan hệ này, hãy giúp họ tìm hiểu thêm về doanh nghiệp, các thành viên trong nhóm, sứ mệnh doanh nghiệp trước cuộc gặp gỡ, ví dụ như “Bạn có thể tham gia cộng đồng Facebook của chúng tôi để tìm hiểu thêm về công ty.”

Thời gian dự kiến

Điều này đặc biệt quan trọng nếu ứng viên hiện đang làm việc ở nơi khác. Bằng cách cho các ứng viên của bạn biết cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài bao lâu, bạn cho thấy rằng bạn tôn trọng thời gian của họ. Một câu kiểu như “Dự kiến cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài từ bốn mươi đến năm mươi phút” sẽ giúp họ sắp xếp thời gian tốt hơn.

Đề xuất trang phục phù hợp

Khi nói đến các cuộc phỏng vấn trực tiếp, các ứng viên nên có cách ăn mặc phù hợp với vai trò ứng tuyển cụ thể. Cho ứng viên biết những gì phù hợp với quy tắc trang phục công sở của công ty bạn sẽ giúp họ giảm bớt áp lực khi quyết định mặc gì. Khi không phải băn khoan về cách thể hiện bản thân, ứng viên sẽ tập trung vào cuộc trò chuyện và làm nổi bật trình độ của họ.

Kết thúc email

“Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn” hoặc “Chúng tôi rất mong được gặp bạn” sẽ là câu kết hoàn hảo cho email mời phỏng vấn. Ngoài ra, bạn cũng cần thêm vào chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm số điện thoại liên hệ và các liên kết mạng xã hội để ứng viên có thể liên lạc khi cần thiết.

Khi soạn thảo và gửi email mời phỏng vấn, bạn có thể gặp trường hợp ứng viên không trả lời. Hãy theo dõi qua email hoặc điện thoại nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng vài ngày và hỏi xem liệu họ có nhận được email của bạn hay không. Nếu họ đồng ý tham dự, bạn cũng có thể gửi tin nhắn nhắc nhở một ngày trước buổi phỏng vấn nhằm thể hiện sự quan tâm chu đáo – một yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng tích cực với ứng viên ngay từ khi chưa gặp gỡ.

Huỳnh Trâm