Quản trị viên tập sự (Management Trainee) – những điều bạn nhất định phải biết

Bạn cần đi đúng hướng với vị trí quản trị viên tập sự nếu có kế hoạch cho sự nghiệp của mình.

Không ai sinh ra đã là một nhà quản lý bẩm sinh, và tất nhiên, cũng không ai sinh ra đã có sẵn các kỹ năng quản lý. Kỹ năng quản lý cần phải được học hỏi và phát triển nhờ vào kinh nghiệm. Với nền kinh tế hiện nay, công ty nào cũng cần phải có sự quản lý tốt đội ngũ của mình. Tuy nhiên, điều khó khăn gặp phải là làm thế nào tìm được những cá nhân có đủ khả năng cho vị trí này. Để giải quyết vấn đề này, nhiều công ty tìm việc làm đã có những chương trình về quản trị viên tập sự.

Quản trị viên tập sự là gì?

Quản trị viên tập sự (Management Trainee) là một cá nhân được trải qua quá trình đào tạo cho các vị trí quản lý hoặc giám sát. Một chương trình quản trị viên tập sự là cách tốt nhất để chuẩn bị cho nhân viên để trở thành nhà quản lý trong tương lai. Chương trình này sẽ trang bị cho họ những kỹ năng cần thiết, phán xét, và trang bị những bí quyết để trở thành một nhà quản lý hiệu quả và có trách nhiệm.

Lợi ích của việc trở thành quản trị viên tập sự

Lợi ích của việc có những quản trị viên tập sự trong công ty là điều rất hiển nhiên. Điều này sẽ giúp công ty bạn có một kế hoạch kế nhiệm tốt và cải thiện được tinh thần làm việc. Đối với mỗi người là một trải nghiệm khác nhau. Vậy bạn sẽ nhận được gì khi là một quản trị viên tập sự? Dưới đây là một số lợi thế:

Bạn sẽ được tiếp xúc với mọi khía cạnh của doanh nghiệp và nhiều vai trò trong công ty

Một quản trị viên tập sự luôn mong đợi sẽ được biết tất cả các khía cạnh của quá trình kinh doanh, từ bán hàng đến dịch vụ khách hàng, nguồn nhân lực và hoạt động doanh nghiệp. Ngay cả khi chỉ là một quản trị viên tập sự ở một vị trí, bạn cũng có thể được trải qua tất cả các khía cạnh của vị trí đó. Ví dụ, đối với một quản trị viên tập sự về marketing, bạn sẽ có một thời gian làm quảng cáo, sau đó tham gia các chiến dịch trực tuyến, đến với các bài thuyết trình và cuối cùng đi thực tế tại các cuộc gặp với khách hàng.

Như vậy, một quản trị viên tập sự sẽ trở nên rất linh hoạt khi nói đến các kỹ năng liên quan đến công việc của mình.

Bạn có thể lựa chọn vị trí công việc mà bạn yêu thích nhất

Các công ty thường đề nghị các quản trị viên tập sự của mình lựa chọn làm việc tại bộ phận mà họ cảm thấy phù hợp nhất. Nếu bạn đặc biệt xuất sắc trong kinh doanh, hay bạn quan tâm nhiều đến lĩnh vực nhân sự, bạn có thể lựa chọn làm việc ở những bộ phận đó.

Phát triển khả năng làm việc nhóm

Là nhân viên tập sự, bạn sẽ được làm việc với các nhóm hoặc ít nhất là một đối tác – người sẽ hướng dẫn cho bạn cách để có thể làm việc trong mỗi bộ phận như thế nào. Bạn sẽ học được cách làm việc với những nhóm có những thành viên khác nhau, với các trình độ khác nhau. Đôi khi, bạn sẽ được làm việc với một quản lý cấp cao hơn, nhưng cũng có khi bạn sẽ làm việc một cách cận kề với cấp dưới của bạn. Bên cạnh việc phát triển khả năng làm việc nhóm, bạn cũng sẽ xây dựng được những mối quan hệ với những người mà bạn đã làm việc cùng.

Có quá trình thăng tiến dễ dàng

Phát triển nghề nghiệp là mục tiêu cuối cùng của quá trình đào tạo quản lý. Khi là quản trị viên tập sự, bạn được đào tạo để sẵn sàng đứng đầu một bộ phận hoặc quản lý một bộ phận nào đó. Do đó, khi một vị trí tuyển dụng hiện ra, bạn sẽ có một cơ hội lớn để được thăng chức.  Đơn giản chỉ là sự sắp đặt, quá trình đào tạo quản lý sẽ giúp bạn ở trong tầm ngắm của giám đốc điều hành của công ty cho những vị trí quản lý tiếp theo.

Là con đường tốt nhất để học hỏi thực tế

Trở thành một quản trị viên tập sự cũng được học hỏi nhiều như khi bạn học ở trường, hay khi đăng ký vào một chương trình đào tạo MBA. Điểm khác biệt duy nhất là bạn có được những vị trí làm việc và những vấn đề có liên quan thực sự – những điều cần đến khả năng giải quyết nhanh chóng và thực tế. Hơn thế nữa, là một quản trị viên tập sự, bạn có một người hướng dẫn để có thể xem qua tất cả những quyết định của bạn để xem chúng có khả thi hay không. Kết quả là gì? Bạn sẽ học được nhiều điều về khả năng phân tích và hiểu rõ hơn về công ty của bạn. Trong thực tế, bạn có cơ hội để có được kinh nghiệm của một nhà quản lý mà không phải chịu trách nhiệm quá lớn.

Nhiệm vụ của quản trị viên tập sự

Mục tiêu cần hoàn thành của một quản trị viên tập sự bao gồm:

·      Hiểu cách thức hoạt động của một công ty

·      Học cách xác định và áp dụng các chiến lược và quy trình kinh doanh quan trọng

·      Hỗ trợ người quản lý với nhiều nhiệm vụ khác nhau (ví dụ: hoạch định chính sách, thiết lập mục tiêu, phân bổ ngân sách)

·      Học cách đánh giá hiệu suất

·      Để thành công trong vai trò này, kỹ năng phân tích mạnh mẽ và giao tiếp hiệu quả là đặc điểm mà các quản trị viên tập sự cần có.

Mô tả công việc của quản trị viên tập sự

Trách nhiệm:

·      Giúp người quản lý hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày (ví dụ: thực hiện các chính sách mới)

·      Hiểu từng quy trình và mục tiêu hàng ngày (ví dụ: Tiếp thị, Bán hàng)

·      Hỗ trợ các thủ tục hành chính (ví dụ: nhập dữ liệu)

·      Làm quen với nhiệm vụ nhân sự

·      Tham gia vào kế hoạch chiến lược của công ty

·      Giúp người quản lý đánh giá hiệu suất (ví dụ: viết báo cáo, phân tích dữ liệu)

·      Theo dõi doanh thu kinh doanh

·      Nghiên cứu các cách để tăng lợi nhuận và giảm rủi ro

·      Tạo và trình bày các bài thuyết trình

Yêu cầu

·      Có kinh nghiệm trong quản lý hoặc lĩnh vực tương tự / có liên quan (ví dụ: Bán hàng, Dịch vụ khách hàng…)

·      Thành thạo MS Office

·      Giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản tốt

·      Khả năng tính toán

·      Bằng cấp về Quản lý hoặc Kinh doanh

Những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn vị trí quản trị viên tập sự

Tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí này?

 Nhà tuyển dụng không muốn chọn người đang tìm kiếm bất kỳ công việc nào họ có thể nhận được. Họ muốn những nhân viên nhiệt tình và đam mê công việc đặc biệt này và muốn ở lại với công ty trong thời gian dài.

Trong câu trả lời của bạn, hãy nhấn mạnh các khía cạnh cụ thể của mô tả công việc, chẳng hạn như cách bạn thích quản lý một loại dự án cụ thể hoặc có kinh nghiệm với một sản phẩm hoặc ngành nghề nhất định được đề cập trong đó.

Những thách thức bạn muốn tìm kiếm trong vai trò này?

Các nhà quản lý tiềm năng muốn nghe rằng bạn sẽ không né tránh các quyết định khó khăn. Nhấn mạnh kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn. Nói về cách bạn đánh giá các lựa chọn khác nhau khi gặp trở ngại. Tập trung vào cách áp dụng các kỹ năng và kinh nghiệm có thể giúp bạn xử lý các sự cố không mong muốn và mang lại kết quả. Hãy trung thực và tập trung vào câu trả lời của bạn xung quanh những thách thức thực sự làm bạn phấn khích.

Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn?

Hãy sử dụng cơ hội này để thể hiện những gì khiến bạn trở nên đặc biệt. Các ứng viên lọt vào danh sách rút gọn sẽ có kiến thức về công ty, nhưng bạn cũng thực sự nhiệt tình với doanh nghiệp và công việc. Hoặc có thể kinh nghiệm trong quá khứ của bạn đã cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về ngành nghề đang ứng tuyển.

Bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi làm việc 45 – 50 giờ trong một tuần?

Đây là một câu hỏi về sự cam kết khi phỏng vấn cho vị trí quản trị viên tập sự. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đã nghĩ về nó trước khi tham gia phỏng vấn. Nếu bạn không thể cam kết làm việc nhiều giờ hơn trong tuần hoặc làm việc liên tục trong hơn 10 giờ, hãy cho nhà tuyển dụng biết.